Stadionkonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Stadionkonzert braucht deutlich mehr Vorlauf als ein normales Open-Air-Event. Neben Künstlern, Stadion und Ticketverkauf müssen Sicherheitskonzept, Sanitätsstationen, Zugangskontrollen, Parkflächen und die komplette Produktion zusammenpassen. Plane Technik, Crew, Catering und Künstlerreisen nicht erst in den letzten Wochen. Diese Checkliste bündelt 76 Aufgaben und 80 benötigte Dinge in einer sinnvollen Reihenfolge.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Genehmigungen beantragen
2 Personen
Künstler buchen
2 Personen
Stadion reservieren
2 Personen
Produktionsplan erstellen
3 Personen
Sicherheitsplan ausarbeiten
3 Personen
Ticketverkauf öffnen
2 Personen
Einladungen verschicken
3 Personen
Sicherheitsdienst festlegen
2 Personen
Sanitätsstationen festlegen
2 Personen
Catering reservieren
2 Personen
Zugangskontrolle festlegen
3 Personen
Parkplan ausarbeiten
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
3 Personen
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
Künstlerreisen bestätigen
2 Personen
Hotelzimmer reservieren
2 Personen
Technischen Rider prüfen
3 Personen
Bühnendesign freigeben
3 Personen
Lichtkonzept festlegen
2 Personen
Tonkonzept festlegen
3 Personen
Kommunikationsplan verteilen
2 Personen
Crew-Akkreditierungen erstellen
2 Personen
Ablaufplan ausdrucken
2 Personen
Publikumsinformationen veröffentlichen
2 Personen
Einkäufe bestellen
2 Personen
Ticketdaten prüfen
3 Personen
Künstlerempfang vorbereiten
3 Personen
Location inspizieren
4 Personen
Lieferungen bestätigen
2 Personen
Lebensmittel annehmen
4 Personen
Bühne aufbauen
12 Personen
Beschallungsanlage aufstellen
10 Personen
Lichtanlage aufbauen
8 Personen
Stromversorgung anschließen
6 Personen
Publikumsabsperrungen aufstellen
8 Personen
Zelte und Counters aufbauen
8 Personen
Wegweiser anbringen
4 Personen
Catering vorbereiten
6 Personen
Backstage einrichten
5 Personen
Technischen Soundcheck durchführen
8 Personen
Artiesten-Soundcheck durchführen
10 Personen
Backstage-Catering bereitstellen
4 Personen
Crew-Briefing abhalten
12 Personen

Event

Publikumseingänge öffnen
12 Personen
Tickets scannen
18 Personen
Besucher durchsuchen
20 Personen
Garderobe besetzen
6 Personen
Informationspunkte besetzen
6 Personen
Getränke servieren
12 Personen
Essen servieren
10 Personen
Getränke nachfüllen
6 Personen
Backstage-Catering servieren
4 Personen
Publikumsströme lenken
12 Personen
Bühnenwechsel durchführen
10 Personen
Lichtshow steuern
4 Personen
Ton während des Konzerts steuern
5 Personen
Erste-Hilfe-Stationen besetzen
8 Personen
Sanitäre Anlagen kontrollieren
4 Personen
Mülleimer leeren
6 Personen
Auslauf begleiten
15 Personen
Publikumseingänge schließen
8 Personen

Nachbereitung

Barvorräte abschließen
4 Personen
Bühnentechnik abbauen
12 Personen
Lichttechnik abbauen
8 Personen
Tonanlage abbauen
10 Personen
Zelte und Theken abbauen
8 Personen
Absperrungen entfernen
8 Personen
Abfall sammeln
10 Personen
Gelände reinigen
10 Personen
Backstage reinigen
5 Personen
Geschirr und Gläser reinigen
5 Personen
Geliehene Materialien einsammeln
4 Personen
Ausrüstung prüfen
4 Personen
Materialien verpacken
6 Personen
Materialien zurückgeben
4 Personen
Stadion übergeben
3 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BiertischeAnz. 30
KlappstühleAnz. 80
BarhockerAnz. 24
BarthekenAnz. 12
BackstagetischeAnz. 12
BackstagebänkeAnz. 20
KleiderständerAnz. 8
GarderobenständerAnz. 12
PartyzelteAnz. 10
AbsperrpfostenAnz. 40

Ausstattung

BühnenelementeAnz. 120
BühnentreppenAnz. 4
BühneneinfassungenAnz. 80
Line-Array-LautsprecherAnz. 24
SubwooferAnz. 12
MonitorlautsprecherAnz. 12
MischpulteAnz. 3
FunkmikrofoneAnz. 12
KabelmikrofoneAnz. 20
MikrofonständerAnz. 20
DI-BoxenAnz. 12
MultikabelAnz. 8
Intercom-SetsAnz. 20
FunkgeräteAnz. 30
GeneratorenAnz. 3
FeuerlöscherAnz. 20
NotbeleuchtungseinheitenAnz. 20
TaschenlampenAnz. 30
TicketscannerAnz. 20
KartenterminalsAnz. 20
KühlwagenAnz. 2
KühlboxenAnz. 12
WarmhaltebehälterAnz. 12
KaffeemaschinenAnz. 6
WasserkocherAnz. 4

Beleuchtung

MovingheadsAnz. 24
LED-BarsAnz. 24
ProfilspotsAnz. 12
FollowspotsAnz. 4
LichtstativeAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 80
VerlängerungskabelAnz. 30
KabelmattenAnz. 120
Gaffer TapeAnz. 30
KabelbinderAnz. 500

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 7000
TellerAnz. 1200
BestecksetsAnz. 1200
KaffeetassenAnz. 300
WeingläserAnz. 300
ServierlöffelAnz. 30
TablettsAnz. 30
WasserkannenAnz. 40

Dekoration

BühnentücherAnz. 12
Hintergrundbanner
SponsorenbannerAnz. 20
WegweiserAnz. 40
EingangsbannerAnz. 8
ArmbänderAnz. 6000
Crew-BadgesAnz. 250
LanyardsAnz. 250
ProgrammhefteAnz. 5500
StifteAnz. 100

Sicherheit

PublikumsgitterAnz. 180
AbsperrgitterAnz. 100
BauhelmeAnz. 30
SicherheitswestenAnz. 80
Erste-Hilfe-KofferAnz. 6
AEDsAnz. 4
NitrilhandschuheAnz. 1000
OhrstöpselAnz. 6000
RettungsdeckenAnz. 100

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 80
AbfallcontainerAnz. 12
BesensetsAnz. 12
WischmopsAnz. 12
EimerAnz. 12
ReinigungswagenAnz. 6
ToilettenpapierhalterAnz. 20

Catering

Einkäufe

Tipps

Starte mit Stadionreservierung, Genehmigungen und Künstlerbuchung, sobald der Termin feststeht. Für Sicherheitskonzept, Parkplan und Sanitätsstationen solltest du mehrere Wochen Prüf- und Abstimmungszeit einplanen.
Öffne den Ticketverkauf erst, wenn Kapazitäten, Einlassbereiche und Zugangskontrollen festgelegt sind. Veröffentliche gleichzeitig klare Publikumsinformationen zu Anreise, Parken und erlaubten Gegenständen.
Prüfe den technischen Rider vor der Freigabe von Bühnen-, Licht- und Tonkonzept. Für ein Stadionkonzert müssen Line-Array-Lautsprecher, Subwoofer, Mischpulte, Mikrofone, Multikabel und Intercom-Sets zusammenpassen.
Plane Backstage nicht nur für Künstler, sondern auch für Crew und Betreuung. Backstage-Tische und -Bänke, Kleiderständer, Hotelzimmer, Künstlerreisen sowie Ernährungswünsche werden sonst oft erst kurz vor dem Konzert geklärt.
Drucke den Ablaufplan und verteile den Kommunikationsplan vor dem Veranstaltungstag. Crew-Akkreditierungen, Funkgeräte und Zugangskontrollen sollten vor dem Einlass getestet werden, nicht erst während der ersten Besucherwelle.

Häufige Fragen

Wie lange vorher muss man ein Stadionkonzert planen?: Beginne idealerweise 6 bis 12 Monate vorher mit Stadion, Künstlern und Genehmigungen. Sicherheits-, Produktions- und Ticketplanung brauchen danach mehrere Abstimmungsrunden.
Was muss bei einem Stadionkonzert genehmigt werden?: Das hängt vom Stadion und den örtlichen Vorgaben ab. Kläre Genehmigungen, Sicherheitsplan, Sanitätsstationen, Lärmschutz, Einlass und Parkkonzept mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin.
Welche Tontechnik braucht ein Stadionkonzert?: Typische Bestandteile sind Line-Array-Lautsprecher, Subwoofer, Monitorlautsprecher, Mischpulte, Funk- und Kabelmikrofone, DI-Boxen sowie Multikabel. Die genaue Anzahl ergibt sich aus dem technischen Rider und der Stadiongröße.
Wann sollte der Ticketverkauf für ein Stadionkonzert starten?: Starte den Verkauf erst, wenn Termin, Kapazität, Einlassbereiche und Publikumsinformationen verbindlich sind. Plane dafür mindestens 6 bis 8 Wochen Vorlauf ein, bei größeren Konzerten deutlich mehr.

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