Checklist pour organiser un concert au stade

Un concert au stade se prépare sur plusieurs mois et demande une coordination précise entre production, artistes, sécurité, technique et accueil du public. Commence par réserver le lieu et obtenir les autorisations, puis verrouille la programmation, la billetterie et les plans opérationnels. Les accès, les postes médicaux, le stationnement et les déplacements des artistes sont souvent réglés trop tard. Cette checklist te permet de suivre les 76 tâches du projet dans le bon ordre et de vérifier le matériel nécessaire avant le montage.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Demander les autorisations
2 personnes
Engager les artistes
2 personnes
Réserver le stade
2 personnes
Établir le plan de production
3 personnes
Élaborer le plan de sécurité
3 personnes
Ouvrir la billetterie
2 personnes
Envoyer les invitations
3 personnes
Mettre la sécurité en place
2 personnes
Définir les postes médicaux
2 personnes
Réserver le catering
2 personnes
Déterminer le contrôle des accès
3 personnes
Élaborer le plan de stationnement
2 personnes
Traiter les inscriptions
3 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Confirmer les déplacements des artistes
2 personnes
Réserver des chambres d’hôtel
2 personnes
Vérifier la fiche technique
3 personnes
Approuver la conception de la scène
3 personnes
Définir le plan d’éclairage
2 personnes
Établir le plan sonore
3 personnes
Diffuser le plan de communication
2 personnes
Créer les accréditations du personnel
2 personnes
Imprimer le déroulé
2 personnes
Publier les informations au public
2 personnes
Commander les courses
2 personnes
Vérifier les informations du billet
3 personnes
Préparer l’accueil des artistes
3 personnes
Inspecter le lieu
4 personnes
Confirmer les livraisons
2 personnes
Réceptionner les courses
4 personnes
Monter la scène
12 personnes
Installer le système de sonorisation
10 personnes
Installer l'éclairage
8 personnes
Brancher l'alimentation électrique
6 personnes
Installer des barrières de foule
8 personnes
Montage des tentes et des comptoirs
8 personnes
Installer la signalétique
4 personnes
Préparer le service traiteur
6 personnes
Aménager les coulisses
5 personnes
Effectuer la balance technique
8 personnes
Faire la balance son des artistes
10 personnes
Préparer la restauration backstage
4 personnes
Tenir le briefing de l’équipe
12 personnes

Événement

Ouvrir les entrées du public
12 personnes
Scanner les tickets
18 personnes
Contrôler les visiteurs
20 personnes
Tenir le vestiaire
6 personnes
Tenir les points d’information
6 personnes
Servir les boissons
12 personnes
Servir les repas
10 personnes
Réapprovisionner les boissons
6 personnes
Servir la restauration en coulisses
4 personnes
Guider les flux de public
12 personnes
Effectuer les changements de scène
10 personnes
Gérer le spectacle lumineux
4 personnes
Gérer le son pendant le concert
5 personnes
Désigner le personnel des premiers secours
8 personnes
Vérifier les installations sanitaires
4 personnes
Vider les poubelles
6 personnes
Encadrer la sortie
15 personnes
Fermer les entrées du public
8 personnes

Suivi

Fermer les stocks du bar
4 personnes
Démonter l'équipement de scène
12 personnes
Démonter l’éclairage
8 personnes
Démonter l’équipement sonore
10 personnes
Démonter les tentes et les comptoirs
8 personnes
Retirer les barrières
8 personnes
Rassembler les déchets
10 personnes
Nettoyer le site
10 personnes
Nettoyer les coulisses
5 personnes
Nettoyer la vaisselle et le verrerie
5 personnes
Rassembler le matériel emprunté
4 personnes
Vérifier l'équipement
4 personnes
Emballer le matériel
6 personnes
Retourner les matériels
4 personnes
Remettre le stade
3 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de bièreqté 30
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 24
Comptoirs de barqté 12
Tables backstageqté 12
Bancs backstageqté 20
Portants à vêtementsqté 8
Portantsqté 12
Tentes de réceptionqté 10
Poteaux de balisageqté 40

Équipement

Éléments de podiumqté 120
Escaliers de scèneqté 4
Bordures de scèneqté 80
Enceintes line-arrayqté 24
Subwoofersqté 12
Moniteurs de scèneqté 12
Tables de mixageqté 3
Microphones sans filqté 12
Microphones filairesqté 20
Pieds de microqté 20
Boîtiers DIqté 12
Câbles multipairesqté 8
Interphonesqté 20
Talkies-walkiesqté 30
Agrégatsqté 3
Extincteursqté 20
Unités d’éclairage de secoursqté 20
Lampes de pocheqté 30
Scanners de billetsqté 20
Terminaux de paiementqté 20
Camions frigorifiquesqté 2
Glacièresqté 12
Bacs de maintien au chaudqté 12
Machines à caféqté 6
Bouilloiresqté 4

Éclairage

Moving headsqté 24
Barres LEDqté 24
Projecteurs de découpeqté 12
Spots suiveursqté 4
Pieds d’éclairageqté 10
Rallongesqté 80
Multiprisesqté 30
Passe-câblesqté 120
Ruban gafferqté 30
Serre-câblesqté 500

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 7000
Assiettesqté 1200
Couvertsqté 1200
Tasses à caféqté 300
Verres à vinqté 300
Cuillères de serviceqté 30
Plateauxqté 30
Carafes d’eauqté 40

Décoration

Tentures de scèneqté 12
Bannière de fond
Bannières sponsorsqté 20
Panneaux indicateursqté 40
Bannières d’entréeqté 8
Braceletsqté 6000
Badges de l’équipeqté 250
Lanyardsqté 250
Brochures du programmeqté 5500
Stylosqté 100

Sécurité

Barrières de fouleqté 180
Barrières de fouleqté 100
Casques de chantierqté 30
Gilets de sécuritéqté 80
Trousses de premiers secoursqté 6
DEAqté 4
Gants en nitrileqté 1000
Bouchons d'oreillesqté 6000
Couvertures de survieqté 100

Nettoyage

Poubellesqté 80
Conteneurs à déchetsqté 12
Sets de balaiqté 12
Serpillièresqté 12
Seauxqté 12
Chariots de ménageqté 6
Porte-papier toiletteqté 20

Catering

Courses

Conseils

Travaille avec un rétroplanning d’au moins 6 mois : les autorisations, la réservation du stade et les contrats des artistes doivent être sécurisés avant d’ouvrir la billetterie.
Finalise les plans de sécurité, d’accès, de stationnement et de secours au moins 4 semaines avant le concert. Prévois aussi les postes médicaux et les moyens de communication des équipes.
Demande les fiches techniques des artistes avant de valider la scène, le son et la lumière. Vérifie notamment les enceintes line-array, les retours de scène, les microphones, les tables de mixage et les câbles multipaires.
Confirme les trajets et les chambres des artistes au moins 2 semaines avant leur arrivée. Centralise les horaires, les besoins alimentaires et les contacts dans un seul déroulé de production.
Prépare les accréditations, le déroulé imprimé et les informations destinées au public au plus tard 7 jours avant l’événement. Garde une marge pour les changements de dernière minute et les contrôles d’accès.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert au stade ?: Prévois au minimum 6 mois pour un concert de taille moyenne, et davantage si le stade accueille plusieurs milliers de personnes. Les autorisations, les artistes, la sécurité et la billetterie doivent être planifiés bien avant le montage.
Quand ouvrir la billetterie d’un concert au stade ?: Ouvre la billetterie seulement après avoir confirmé le stade, les artistes, la capacité autorisée et le dispositif de sécurité. En pratique, cela peut se faire 3 à 6 mois avant le concert, selon l’avancement des autorisations.
Quand finaliser le plan de sécurité d’un concert au stade ?: Finalise-le au moins 4 semaines avant l’événement, puis organise une validation avec les équipes concernées. Le plan doit couvrir les accès, le stationnement, les secours, les postes médicaux et la circulation du public.
Quand vérifier le matériel technique des artistes ?: Récupère et vérifie chaque fiche technique au moins 6 semaines avant le concert. Contrôle ensuite la conception de la scène, le plan sonore, l’éclairage, les alimentations électriques et les moyens de communication avant le montage.

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