Sprintwedstrijd organiseren: checklist en planning

Een sprintwedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen een start- en finishlijn. Je regelt tegelijk het parcours, verkeersveiligheid, inschrijvingen, jury, EHBO, tijdwaarneming en de vrijwilligers op elke post. Begin met reglement, locatie en vergunningseisen en werk daarna toe naar materiaal, deelnemersinformatie en de wedstrijddag. Met deze checklist houd je 81 taken en 47 benodigde spullen in de juiste volgorde bij.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdreglement vaststellen
2 personen
Parcours en startlocatie bepalen
3 personen
Vergunningseisen controleren
Verzekering en aansprakelijkheid regelen
Verkeersmaatregelen aanvragen
Jury en wedstrijdleiding vastleggen
2 personen
EHBO-bezetting vastleggen
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Routekaart publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startnummers toewijzen
2 personen
Wedstrijdindeling maken
2 personen
Reservering dranghekken maken
Reservering tijdwaarneming maken
Reservering sanitaire voorzieningen maken
Prijzen en medailles bestellen
Startnummers en formulieren drukken
2 personen
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
Weersverwachting controleren
Parcours op verkeersrisico’s controleren
3 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Boodschappen doen
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Wedstrijdmappen samenstellen
2 personen
Startnummers bevestigen
2 personen

Event

Parcours bewegwijzeren
4 personen
Dranghekken plaatsen
5 personen
Start- en finishzone afzetten
4 personen
Registratietent opbouwen
3 personen
Publiekstent opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Finishboog plaatsen
4 personen
Tijdwaarneming installeren
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Stroomvoorziening controleren
2 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Cateringpunt inrichten
3 personen
Startnummers klaarleggen
2 personen
Parcoursveiligheid briefing geven
2 personen
Vrijwilligersposten bemannen
12 personen
Deelnemers ontvangen
4 personen
Aanmeldingen controleren
3 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Fietsen en uitrusting controleren
2 personen
Rennersbriefing geven
2 personen
Openingsronde begeleiden
6 personen
Kwalificaties begeleiden
8 personen
Tussenuitslagen verwerken
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Parcours tussentijds controleren
4 personen
Finalisten bekendmaken
2 personen
Finalisten naar start roepen
2 personen
Finales begeleiden
8 personen
Eindtijden registreren
3 personen
Uitslagen controleren
3 personen
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
Prijsuitreiking uitvoeren
4 personen
Deelnemers en publiek uitzwaaien
4 personen
Verlichting inschakelen
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
4 personen
Cateringpunt schoonmaken
3 personen
Registratiebalie opruimen
2 personen
Tijdwaarneming uitschakelen
2 personen
Geluidsinstallatie afkoppelen
2 personen
Dranghekken verwijderen
5 personen
Parcoursborden verwijderen
4 personen
Tenten en meubilair afbreken
6 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Materialen naar opslag brengen
4 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Koelboxen en servies reinigen
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemers bedankbericht sturen
Verloren voorwerpen registreren
Wedstrijdadministratie archiveren
Beschadigde materialen melden

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Inklaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Statafelsaantal 6
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Dranghekkenaantal 80
Verkeerskegelsaantal 60
Parcoursbordenaantal 20
Pijlbordenaantal 12
Startnummervestenaantal 120
Startnummerhoudersaantal 120
Finishboog
Stopwatchesaantal 4
Rode vlaggenaantal 6
Fluitjesaantal 8
Walkietalkiesaantal 10
Prijstrofeeënaantal 3
Medaillesaantal 30

Apparatuur

Mobiele geluidsset
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Ledlampenaantal 8
Powerbanksaantal 6
Laptop
Printer
Mobiele wifi-router

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 200
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveerbestekaantal 8

Decoratie

Startfinishlintaantal 2
Vlaggenlijnenaantal 10
Wedstrijdpostersaantal 10

Schoonmaak

Stoffer en blikaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handvegersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg parcours, startlocatie en verkeersmaatregelen vroeg vast. Reserveer dranghekken, verkeerskegels en routeborden pas nadat je het parcours op verkeersrisico’s hebt gecontroleerd.
Plan de bezetting per post, niet alleen het totale aantal vrijwilligers. Start, finish, bochten, verkeerspunten, EHBO en registratie hebben ieder een verantwoordelijke en een reserve nodig.
Verstuur deelnemersinformatie zodra inschrijven mogelijk is. Vermeld wedstrijdindeling, routekaart, starttijd, startnummer en een duidelijke uiterste termijn voor het doorgeven van dieetwensen.
Regel tijdwaarneming, sanitaire voorzieningen en geluidsapparatuur ruim vóór de wedstrijddag. Controleer daarnaast of stopwatches, walkietalkies, microfoons, verlengkabels en powerbanks daadwerkelijk beschikbaar zijn.
Maak de laatste controle 24 tot 48 uur vooraf: weersverwachting, parcours, materialen, vrijwilligersindeling en drukwerk. Leg startnummers, formulieren, medailles en prijzen apart klaar zodat registratie niet op de wedstrijddag begint.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een sprintwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Dan is er tijd voor reglement, parcours, vergunningen, verkeersmaatregelen, inschrijvingen, reserveringen en het werven van vrijwilligers.
Welke vergunningen heb ik nodig voor een sprintwedstrijd?: Controleer minimaal 8 weken vooraf welke vergunningen en meldingen gelden voor de locatie en het parcours. Bij gebruik van de openbare weg kunnen verkeersmaatregelen, afzettingen en toestemming van de bevoegde instantie nodig zijn.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een sprintwedstrijd?: Tel de functies per post op: wedstrijdleiding, jury, registratie, EHBO, start, finish, parcoursbewaking en verkeerspunten. Plan per bezette post minimaal één reserve, zodat uitval op de wedstrijddag niet direct een probleem wordt.
Wanneer moet ik startnummers en medailles bestellen?: Bestel ze zodra het deelnemersaantal redelijk voorspelbaar is, meestal 3 tot 4 weken vooraf. Houd een kleine reserve aan voor late wijzigingen, beschadigde nummers en extra deelnemers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.