Checklist pour organiser une course de sprint

Une course de sprint demande une préparation précise, même si l’épreuve ne dure que quelques secondes. Il faut sécuriser le parcours, cadrer les inscriptions et prévoir une organisation claire au départ comme à l’arrivée. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des autorisations aux derniers contrôles sur place. Elle couvre aussi les oublis fréquents : chronométrage, sanitaires, dossards, secours et répartition des bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir le règlement du concours
2 personnes
Définir le parcours et le lieu de départ
3 personnes
Vérifier les exigences de permis
Gérer l’assurance et la responsabilité
Demander des mesures de circulation
Définir le jury et l’organisation du concours
2 personnes
Assurer la présence des secours
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Publier la carte du parcours
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
Établir le tableau des matchs
2 personnes
Réserver des barrières de sécurité
Effectuer une réservation pour le chronométrage
Réserver les sanitaires
Commander les prix et médailles
Imprimer les dossards et les formulaires
2 personnes
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Vérifier le parcours pour les risques liés à la circulation
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Faire les courses
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Composer les dossiers de concours
2 personnes
Fixer les dossards
2 personnes

Événement

Balisage du parcours
4 personnes
Installer des barrières de sécurité
5 personnes
Balisage des zones de départ et d’arrivée
4 personnes
Monter la tente d’inscription
3 personnes
Monter la tente du public
4 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer l'arche d'arrivée
4 personnes
Installer le système de chronométrage
3 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Vérifier l’alimentation électrique
2 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Aménager le point de restauration
3 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Faire un briefing sur la sécurité du parcours
2 personnes
Assurer la présence aux postes des bénévoles
12 personnes
Accueillir les participants
4 personnes
Vérifier les inscriptions
3 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Vérifier les vélos et l’équipement
2 personnes
Faire le briefing des coureurs
2 personnes
Animer la ronde d'ouverture
6 personnes
Animer les qualifications
8 personnes
Traiter les résultats intermédiaires
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Contrôler le parcours en cours de route
4 personnes
Annoncer les finalistes
2 personnes
Appeler les finalistes au départ
2 personnes
Encadrer les finales
8 personnes
Enregistrer les temps d’arrivée
3 personnes
Vérifier les résultats
3 personnes
Préparer la remise des prix
3 personnes
Organiser la remise des prix
4 personnes
Saluer les participants et le public
4 personnes
Allumer l’éclairage
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le point de restauration
3 personnes
Ranger le bureau d’accueil
2 personnes
Désactiver le chronométrage
2 personnes
Débrancher la sonorisation
2 personnes
Retirer les barrières de sécurité
5 personnes
Retirer les panneaux du parcours
4 personnes
Démonter les tentes et le mobilier
6 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Apporter le matériel au stockage
4 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Nettoyer les glacières et la vaisselle
2 personnes
Publier les résultats
Envoyer un message de remerciement aux participants
Enregistrer les objets trouvés
Archiver l’administration du concours
Signaler les matériaux endommagés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 40
Tables hautesqté 6
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Barrières de fouleqté 80
Cônes de signalisationqté 60
Panneaux de parcoursqté 20
Panneaux indicateursqté 12
Dossards de départqté 120
Porte-dossardsqté 120
Arche d'arrivée
Chronomètresqté 4
Drapeaux rougesqté 6
Siffletsqté 8
Talkies-walkiesqté 10
Trophéesqté 3
Médaillesqté 30

Équipement

Système de sonorisation mobile
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Lampes LEDqté 8
Batteries externesqté 6
Ordinateur portable
Imprimante
Routeur Wi-Fi mobile

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 200
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 4
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Couverts de serviceqté 8

Décoration

Ruban de départ et d’arrivéeqté 2
Guirlandes de fanionsqté 10
Affiches du matchqté 10

Nettoyage

Balayette et pelleqté 4
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Balais à mainqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le règlement, le parcours et les autorisations : prévoyez idéalement 8 à 12 semaines avant la course pour vérifier les mesures de circulation, l’assurance et les besoins du lieu.
Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant l’épreuve. Vous aurez ainsi le temps de recueillir les besoins alimentaires, attribuer les dossards et établir le tableau des matchs.
Pour le jour J, attribuez les rôles par créneau : accueil, départ, arrivée, parcours, secours et résultats. Prévoyez au minimum 1 responsable équipé d’un talkie-walkie par zone importante.
Ne repoussez pas le chronométrage à la dernière semaine : réservez le système prévu et testez-le avec les chronomètres avant l’ouverture. Imprimez aussi les dossards et formulaires avec quelques exemplaires de réserve.
Faites une vérification météo et un tour complet du parcours la veille. Contrôlez les barrières, cônes, panneaux, éclairage, alimentation électrique et batteries, car ces éléments sont souvent oubliés jusqu’au montage.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course de sprint ?: Prévoyez 8 à 12 semaines pour une course avec parcours public, inscriptions et mesures de circulation. Ce délai permet de régler les autorisations, l’assurance, les secours, le chronométrage et les bénévoles.
Quand fermer les inscriptions pour une course de sprint ?: Fermez-les environ 7 jours avant le départ si les participants reçoivent un dossard et sont répartis en matchs. Gardez ensuite quelques dossards vierges pour corriger une erreur ou gérer une modification exceptionnelle.
Combien de bénévoles faut-il pour une course de sprint ?: Comptez au moins 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour le départ, 1 pour l’arrivée, plusieurs personnes pour le parcours et 1 coordinateur. Pour une petite épreuve, prévoyez généralement 8 à 12 bénévoles afin de couvrir les pauses et les imprévus.
Que vérifier la veille d’une course de sprint ?: Faites un contrôle complet du parcours, de la circulation, des barrières, des cônes, des panneaux et du chronométrage. Vérifiez aussi les prévisions météo, les sanitaires, les secours, les dossards imprimés et les batteries au moins 24 heures avant.

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