Checklist voor een goed georganiseerde sprintroeiwedstrijd

Een sprintroeiwedstrijd vraagt om meer dan boten en een starttijd. Je moet de baan, veiligheid, wedstrijdorganisatie en deelnemersregistratie ruim vooraf op elkaar afstemmen. Begin met datum, locatie, vergunningen en het veiligheidsplan; regel daarna officials, materiaal en inschrijvingen. In de laatste week draait alles om bevestigingen, briefing en een controle van de baan en communicatie. Met deze checklist houd je overzicht over de voorbereiding en de wedstrijddag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijddatum vastleggen
2 personen
Wedstrijdlocatie reserveren
Start- en finishgebied bepalen
3 personen
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Veiligheidsplan uitwerken
3 personen
Vergunningen controleren
Veiligheidsboot reserveren
Juryleden uitnodigen
2 personen
Baancommissarissen inplannen
2 personen
EHBO-bezetting vastleggen
Deelnemersformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijvingen openen
Promotie op sociale media plaatsen
Sponsoren benaderen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startgelden registreren
2 personen
Wedstrijdindeling maken
2 personen
Startnummers toewijzen
2 personen
Deelnemersbevestiging versturen
Medewerkersbriefing plannen
Boten en riemen reserveren
Timingapparatuur reserveren
Catering bestellen
2 personen
Prijzen en medailles bestellen
Wedstrijdcommunicatie testen
2 personen
Baanmarkeringen controleren
3 personen
Weersverwachting volgen
Deelnemerslijst afdrukken
Startlijsten afdrukken
Prijzentafel voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Wedstrijdmaterialen verzamelen
3 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
3 personen
Boten inspecteren
3 personen
Start- en finishlijn uitzetten
4 personen
Boeien en baanlijnen plaatsen
4 personen
Jurytafel opstellen
2 personen
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
Publieksruimte inrichten
4 personen
Cateringpunt inrichten
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Timingapparatuur installeren
2 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Medewerkersbriefing geven
4 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Boten toewijzen
2 personen
Deelnemers naar het water begeleiden
3 personen
Openingsbriefing verzorgen
2 personen
Voorwedstrijden begeleiden
6 personen
Tussenstanden registreren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Finalisten bekendmaken
2 personen
Finaleboten controleren
3 personen
Finales begeleiden
6 personen
Officiële uitslagen controleren
3 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Maaltijd serveren
4 personen
Afsluiting aankondigen
Deelnemers veilig laten vertrekken
3 personen

Nazorg

Boten uit het water halen
4 personen
Boeien en baanlijnen verwijderen
4 personen
Catering opruimen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Geluidsinstallatie afbouwen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Wedstrijdmaterialen tellen
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Uitslagen online publiceren
Foto's met deelnemers delen
Facturen en bonnetjes verzamelen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Restanten correct opslaan
2 personen
Deelnemers bedankbericht sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Statafelsaantal 6
Afzethekkenaantal 20
Startblokkenaantal 6

Sportmateriaal

Wedstrijdbotenaantal 8
Reservebotenaantal 2
Roeiriemenaantal 24
Reserve-riemenaantal 6
Baanboeienaantal 18
Baanlijnenaantal 6
Startnummersaantal 40
Startnummerhoudersaantal 40
Wedstrijdhesjesaantal 30
Peddelsaantal 4
Reddingsboeienaantal 4
Reddingslijnenaantal 4
Reddingsvestenaantal 12
Waterdichte opbergbakkenaantal 6
Meetlintenaantal 3
Waterdichte scorekaartenaantal 50
Schrijfbordenaantal 6
Watervaste markeerstiftenaantal 12

Apparatuur

Veiligheidsboot
Marifoonsaantal 6
Portofoonsaantal 8
Stopwatchesaantal 6
Digitale timer
Laptop
Printer
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Mobiele geluidsinstallatie
Microfoonaantal 2
Megafonenaantal 2
Koelboxenaantal 6
Aggregaat
Oplaadstationsaantal 3
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6
Batterijenaantal 24
Brandblussersaantal 2
Waterdichte portofoonhoezenaantal 8
Powerbanksaantal 6
Reservegeheugenkaartenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Kannenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koks messenaantal 3
Tangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Thermoboxenaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Decoratie

Wedstrijdvlaggenaantal 12
Richtingsbordenaantal 10
Programmapostersaantal 8
Prijzentafelkleed
Podiumblokkenaantal 3
Podiumlintenaantal 6
Medaillesaantal 24
Bekersaantal 6
Certificatenaantal 40

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalgrijpersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Toiletborstelsaantal 3
Papieren handdoekenaantal 12

Tips

Leg de wedstrijddatum en locatie eerst vast en bepaal daarna het start- en finishgebied. Controleer direct welke vergunningen en veiligheidsafspraken nodig zijn, zodat je niet pas kort voor de wedstrijd vertraging ontdekt.
Reserveer veiligheidsboot, reddingsvesten, reddingsboeien en marifoons ruim vóór de wedstrijddag. Plan daarnaast EHBO-bezetting en baancommissarissen per tijdsblok, zodat elke fase van de wedstrijd bezet is.
Open de inschrijvingen pas nadat het deelnemersformulier, wedstrijdreglement en de informatie over startgelden klaarstaan. Verzamel dieetwensen uiterlijk bij de sluiting van de inschrijving en verwerk daarna de wedstrijdindeling en startnummers.
Controleer boten, riemen, reserveboten en reserve-riemen afzonderlijk. Leg baanboeien, baanlijnen, startblokken en startnummerhouders klaar in waterdichte bakken, zodat materiaal bij aankomst snel te verdelen is.
Plan de medewerkersbriefing uiterlijk één dag vóór de wedstrijd en test timingapparatuur, portofoons, printer en geluidsinstallatie vooraf. Neem verlengkabels en stekkerdozen mee en wijs één persoon aan voor de eindcontrole van de baan en communicatie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een sprintroeiwedstrijd organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur minimaal 12 weken vooraf vast. Regel vergunningen, veiligheidsboot, officials en materiaal daarna zo snel mogelijk; open de inschrijving idealiter 6 tot 8 weken voor de wedstrijd.
Wanneer moet de inschrijving voor een sprintroeiwedstrijd sluiten?: Sluit de inschrijving ongeveer 10 tot 14 dagen voor de wedstrijddag. Gebruik de resterende tijd voor deelnemersbevestigingen, dieetwensen, startgelden, wedstrijdindeling en startnummers.
Hoeveel veiligheidsboten zijn nodig bij een sprintroeiwedstrijd?: Dat hangt af van de baanlengte, het aantal banen en de lokale veiligheidsvoorschriften. Leg minimaal de geplande veiligheidsboot vast en bepaal vóór de vergunningcontrole hoeveel boten en reddingsmedewerkers tegelijk nodig zijn.
Wanneer plan ik de briefing voor medewerkers en juryleden?: Plan de briefing uiterlijk de dag vóór de wedstrijd, bij voorkeur 24 tot 48 uur eerder. Bespreek dan de baan, startprocedure, communicatie via marifoons en portofoons, EHBO, veiligheidsboot en de taakverdeling per tijdsblok.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.