Checklist pour organiser une course d’aviron sprint

Une course d’aviron sprint demande une organisation précise sur l’eau comme à terre. La date, le parcours, les autorisations et le dispositif de sécurité doivent être verrouillés avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite viennent les équipages, les arbitres, les bénévoles, le chronométrage et l’accueil du public. Cette checklist rassemble les 80 tâches et les 82 équipements nécessaires, dans l’ordre où ils sont généralement à régler.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir la date du concours
2 personnes
Réserver le lieu du concours
Définir la zone de départ et d’arrivée
3 personnes
Établir le règlement du concours
2 personnes
Élaborer le plan de sécurité
3 personnes
Vérifier les autorisations
Réserver un bateau de sécurité
Inviter les membres du jury
2 personnes
Planifier les commissaires de piste
2 personnes
Assurer la présence des secours
Créer le formulaire des participants
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Contacter les sponsors
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Enregistrer les droits d’inscription
2 personnes
Établir le tableau des matchs
2 personnes
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
Envoyer la confirmation aux participants
Planifier le briefing des collaborateurs
Réserver les bateaux et les rames
Réserver le matériel de chronométrage
Commander le catering
2 personnes
Commander les prix et médailles
Tester la communication de la compétition
2 personnes
Vérifier les marquages de piste
3 personnes
Suivre les prévisions météo
Imprimer la liste des participants
Imprimer les listes de départ
Préparer la table des prix
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Rassembler le matériel de compétition
3 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
3 personnes
Inspecter les bateaux
3 personnes
Délimiter les lignes de départ et d'arrivée
4 personnes
Installer les bouées et les lignes de couloir
4 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Aménager l’espace public
4 personnes
Aménager le point de restauration
3 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Installer le matériel de chronométrage
2 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Faire le briefing des collaborateurs
4 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Attribuer les bateaux
2 personnes
Accompagner les participants vers l’eau
3 personnes
Assurer le briefing d’ouverture
2 personnes
Encadrer les éliminatoires
6 personnes
Enregistrer les classements intermédiaires
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Annoncer les finalistes
2 personnes
Vérifier les bateaux de finale
3 personnes
Encadrer les finales
6 personnes
Vérifier les résultats officiels
3 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Servir le repas
4 personnes
Annoncer la clôture
Faire partir les participants en toute sécurité
3 personnes

Suivi

Sortir les bateaux de l'eau
4 personnes
Retirer les bouées et les lignes de couloir
4 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter la sono
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Compter le matériel de compétition
2 personnes
Rassembler les objets perdus
Publier les résultats en ligne
Partager les photos avec les participants
Rassembler les factures et les reçus
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker correctement les restes
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaisesqté 80
Tables hautesqté 6
Barrières de sécuritéqté 20
Blocs de départqté 6

Matériel de sport

Bateaux de compétitionqté 8
Bateaux de réserveqté 2
Ramesqté 24
Sangles de rechangeqté 6
Bouées de couloirqté 18
Lignes de pisteqté 6
Numéros de départqté 40
Porte-dossardsqté 40
Maillots de compétitionqté 30
Pagaiesqté 4
Bouées de sauvetageqté 4
Cordes de sauvetageqté 4
Gilets de sauvetageqté 12
Bacs de rangement étanchesqté 6
Mètres rubansqté 3
Cartes de score imperméablesqté 50
Tableaux de présentationqté 6
Marqueurs permanentsqté 12

Équipement

Bateau de sécurité
Radiosqté 6
Talkies-walkiesqté 8
Chronomètresqté 6
Minuterie numérique
Ordinateur portable
Imprimante
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Système de sonorisation mobile
Microphoneqté 2
Mégaphonesqté 2
Glacièresqté 6
Groupe électrogène
Stations de rechargeqté 3
Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 6
Pilesqté 24
Extincteursqté 2
Housses étanches pour talkies-walkiesqté 8
Batteries externesqté 6
Cartes mémoire de rechangeqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de chefqté 3
Pincesqté 6
Louchesqté 6
Thermosqté 6
Pains de glaceqté 24
Thermoboxesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Décoration

Drapeaux de matchqté 12
Panneaux directionnelsqté 10
Affiches du programmeqté 8
Nappe pour table des prix
Blocs de podiumqté 3
Rubans de podiumqté 6
Médaillesqté 24
Gobeletsqté 6
Certificatsqté 40

Catering

Courses

Nettoyage

Poubellesqté 12
Pinces à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Brosses de toilettesqté 3
Essuie-toutqté 12

Conseils

Commence par le parcours et la sécurité : définis la zone de départ et d’arrivée, les couloirs, le bateau de sécurité et la présence des secours avant toute communication publique.
Fixe une date limite d’inscription au moins 7 jours avant la course. Ce délai permet de traiter les paiements, les besoins alimentaires, les numéros de départ et le tableau des matchs.
Prévois un bateau de réserve, des rames supplémentaires et des sangles de rechange. Une panne ou une avarie le jour même ne doit pas retarder les départs.
Organise un briefing des collaborateurs avant l’ouverture du site, avec les rôles, les radios ou talkies-walkies et la procédure d’arrêt d’une course clairement rappelés.
Teste le chronométrage, l’ordinateur, l’imprimante, les rallonges et les multiprises avant l’arrivée des équipages. Prépare aussi une solution manuelle si le système numérique tombe en panne.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour une course d’aviron sprint ?: Ouvre-les dès que le règlement, le parcours et les autorisations sont confirmés. Prévois idéalement une période d’inscription de 3 à 6 semaines, puis ferme les inscriptions au moins 7 jours avant la course.
Combien de temps prévoir pour installer une course d’aviron sprint ?: Prévois au minimum 4 heures pour installer les tentes, tables, barrières, blocs de départ, bouées et lignes de piste. Le chronométrage et les radios doivent être testés avant le briefing des équipes.
Combien de bateaux de sécurité faut-il pour une course d’aviron sprint ?: Il faut au moins un bateau de sécurité affecté au parcours, avec l’équipage et les équipements de sauvetage prévus par le plan de sécurité. Ajoute un bateau de réserve si le parcours est long ou si plusieurs courses se déroulent sans interruption.
Quand envoyer les informations finales aux participants ?: Envoie la confirmation, le numéro de départ, l’horaire et les consignes pratiques 3 à 5 jours avant la course. Toute modification du tableau des matchs ou de l’horaire doit être communiquée immédiatement.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.