Zo organiseer je een sportwedstrijdbezoek

Begin met de wedstrijd, locatie en groepsgrootte; die bepalen de rest van je planning. Leg daarna de groepsreservering, tickets en het vervoer vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Verzamel meteen dieetwensen, noodcontacten en aanmeldingen, zodat je restaurant, boodschappen en route op tijd kunt regelen. Op de dag zelf draait het om één duidelijk verzamelpunt, gecontroleerde tickets en een vertrekpakket met routegegevens, deelnemerslijst en opgeladen telefoons.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijd en locatie vastleggen
2
Groepsreservering maken
3
Vervoer reserveren
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Aanmeldingen bevestigen
8
Tickets bestellen
9
Restaurant reserveren
10
Vertrektijden doorgeven
11
Noodcontacten verzamelen
12
Dieetwensen doorgeven
13
Tickets controleren
2 personen
14
Deelnemerslijst afdrukken
15
Route en parkeerinformatie printen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Dranken koelen
2 personen
18
Snackpakketten samenstellen
3 personen
19
Materialen klaarzetten
2 personen
20
Telefoons en powerbanks opladen
21
Weersverwachting controleren
22
Laatste ticketcontrole uitvoeren
2 personen
23
Afwezigen nabellen
24
Vertrekpakket klaarzetten
2 personen
25
Verzamelpunt klaarmaken
2 personen

Event

26
Aanwezigheid registreren
2 personen
27
Tickets uitdelen
2 personen
28
Route en veiligheidsafspraken toelichten
29
Snackpakketten uitdelen
2 personen
30
Naar de wedstrijdlocatie reizen
4 personen
31
Groep bij de ingang verzamelen
3 personen
32
Tickets bij de ingang controleren
2 personen
33
Plaatsen in het stadion zoeken
4 personen
34
Groep tijdens de wedstrijd begeleiden
3 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Groep na afloop verzamelen
3 personen
37
Naar het restaurant reizen
4 personen
38
Groepsdiner begeleiden
3 personen
39
Dieetmaaltijden controleren
2 personen
40
Groep terug naar vertrekpunt begeleiden
4 personen
41
Aanwezigheid bij terugkomst controleren
2 personen

Nazorg

42
Overgebleven materialen verzamelen
2 personen
43
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
44
Koelboxen leegmaken
45
Materialen schoonmaken
2 personen
46
Verbruikte voorraad aanvullen
47
Geleende materialen retourneren
2 personen
48
Openstaande rekeningen betalen
49
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Powerbanksaantal 4
Oplaadkabelsaantal 6
Zaklampenaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 40
Herbruikbare snackbakjesaantal 35
Herbruikbare besteksetsaantal 35

Keuken

Serveerschalenaantal 6
Serveertangenaantal 4
Koelelementenaantal 12
Flessenopenersaantal 3

Meubilair

Klaptafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 8

Sportmateriaal

Supportersvlaggenaantal 6
Supporterssjaalsaantal 30

Catering

Geprinte ticketsaantal 35
Deelnemerslijstenaantal 4
Routekaartenaantal 10
Naamstickersaantal 40
Balpennenaantal 10
Klembordenaantal 3
Telefoonhoesjesaantal 35
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 8

Tips

Plan de aanmelding met een vaste sluitingsdatum, bijvoorbeeld 14 dagen voor de wedstrijd. Bevestig daarna per persoon de deelname en controleer of het aantal tickets overeenkomt met de deelnemerslijst.
Regel vervoer zodra de wedstrijd en groepsgrootte vaststaan. Geef vertrektijd, verzamelpunt, parkeerinformatie en een alternatief bij vertraging uiterlijk 2 dagen vooraf door.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmelding en geef ze door aan het restaurant voordat je reserveert. Zo voorkom je dat je op de wedstrijddag nog aparte maaltijden moet regelen.
Maak snackpakketten en koel de dranken de avond ervoor. Gebruik koelboxen met koelelementen en neem per deelnemer een herbruikbare drinkbeker en snackbakje mee.
Doe de laatste ticketcontrole 2 tot 3 uur voor vertrek en bel afwezigen na. Leg geprinte tickets, routekaarten, deelnemerslijsten, powerbanks en oplaadkabels samen klaar op het verzamelpunt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een sportwedstrijdbezoek organiseren?: Begin minimaal 4 tot 6 weken vooraf met wedstrijd, locatie, groepsreservering en vervoer. Verstuur de uitnodigingen zodra de belangrijkste reserveringen vaststaan en sluit de aanmeldingen ongeveer 14 dagen voor vertrek.
Hoeveel drankjes en snacks neem je mee per persoon naar een sportwedstrijd?: Reken voor de reis en wachttijd op ongeveer 2 drankjes per persoon en 1 tot 2 snackporties. Bij warm weer of een lange reis neem je per persoon minstens 0,5 liter drinken mee, verdeeld over gekoelde flessen en extra voorraad.
Wanneer moet je de tickets voor een groepsbezoek bestellen?: Bestel de tickets direct nadat de aanmeldingen zijn bevestigd, bij voorkeur uiterlijk 3 weken voor de wedstrijd. Controleer de ticketnamen en aantallen nogmaals 2 tot 3 uur voor vertrek en houd geprinte kopieën achter de hand.
Wat moet je op de dag van een sportwedstrijdbezoek controleren?: Controleer voor vertrek de tickets, deelnemerslijst, route, parkeerinformatie, weersverwachting en vertrektijd. Leg daarnaast opgeladen telefoons, powerbanks, noodcontacten, snacks en gekoelde dranken klaar; voer de laatste controle uiterlijk 2 uur vooraf uit.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.