Sportpicknick organiseren: complete checklist

Een sportpicknick vraagt om meer voorbereiding dan alleen ballen en een picknickkleed. Je regelt tegelijk een veilige locatie, een haalbaar sportprogramma, eten en drinken voor verschillende dieetwensen en een duidelijke ontvangst. Begin enkele weken vooraf met reserveren en uitnodigen; de laatste dagen draaien vooral om weerscontrole, boodschappen en het controleren van leveringen. Op de dag zelf werkt een vaste opbouwvolgorde het snelst: eerst terrein en tenten, daarna sportstations, buffet en ontvangsttafel.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Sportprogramma samenstellen
2 personen
Teams indelen
2 personen
Wedstrijdschema afdrukken
Weersverwachting controleren
Leveringen controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Sportmateriaal verzamelen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Terrein controleren
2 personen
Sportvelden uitzetten
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Picknickkleedjes uitleggen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Sportstations klaarzetten
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Buffet opbouwen
3 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Welkomstbriefing geven
2 personen
Teams bekendmaken
2 personen
Sportactiviteiten begeleiden
6 personen
Sportmateriaal uitgeven
2 personen
Tussenstanden bijhouden
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
3 personen
Buffet serveren
4 personen
Servies verzamelen
2 personen
Sportfinales begeleiden
4 personen
Winnaars bekendmaken
2 personen
Afscheid en vertrek begeleiden
3 personen

Nazorg

Sportmateriaal verzamelen
3 personen
Afval inzamelen
4 personen
Buffet en keuken opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voedsel opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 60
Picknickkleedjesaantal 12
Buffettafelsaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 70
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare bekersaantal 120
Besteksetsaantal 70
Serveerschalenaantal 12
Schenkkannenaantal 6
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 6
Serveerbestekaantal 12
Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 24

Sportmateriaal

Voetballenaantal 4
Volleybalaantal 3
Frisbeesaantal 6
Badmintonsetsaantal 4
Badmintonshuttlesaantal 12
Volleybalnet
Sportkegelsaantal 30
Teamhesjesaantal 30
Fluitjesaantal 6
Pompenaantal 2
Scorebordenaantal 4

Apparatuur

Draagbare speaker
Microfoon
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 2
Stopwatchesaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Richtingbordenaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 70

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Handgel dispensersaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 2
Afwasbakkenaantal 3
Bezemsaantal 2
Eerste hulpkit

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het sportprogramma vóór je de teams indeelt. Houd per onderdeel rekening met wisseltijd en reserveer minimaal 15 minuten voor uitleg, zodat het wedstrijdschema niet meteen uitloopt.
Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw op de ochtend zelf. Bij regen moeten partytenten, droge opslag voor eten en een alternatief voor buitenactiviteiten al geregeld zijn.
Zet sportmateriaal per station klaar en test alles vóór de deelnemers komen. Leg bijvoorbeeld ballen, kegels, hesjes, fluitjes en scoreborden bij het bijbehorende onderdeel, zodat vrijwilligers niet hoeven te zoeken.
Koel dranken minstens 3 uur vooraf en gebruik meerdere koelboxen met koelelementen. Zet herbruikbare bekers, schenkkannen en serveerbestek bij het buffet; anders ontstaan wachtrijen bij het inschenken en opscheppen.
Geef vrijwilligers tijdens een korte briefing de teamindeling, het tijdschema en hun locatie. Laat één persoon de ontvangsttafel beheren en één persoon het sportprogramma bewaken, in plaats van iedereen tegelijk te laten helpen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een sportpicknick organiseren?: Reserveer de locatie bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Verstuur uitnodigingen ongeveer 3 weken van tevoren en verzamel dieetwensen en aanmeldingen uiterlijk 7 dagen voor de sportpicknick.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een sportpicknick op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur opbouw met meerdere helpers. Reken eerst op ongeveer 45 minuten voor terrein, partytenten, tafels en stoelen, daarna op 45 minuten voor sportstations, buffet en ontvangst.
Hoeveel drinken moet ik voorzien voor een sportpicknick?: Reken bij actief weer op ongeveer 1,5 liter drinken per persoon voor een middag van 4 uur, naast extra water voor sportmomenten. Zet de eerste dranken minstens 3 uur vooraf koud en houd een aparte voorraad achter de hand.
Wanneer moet ik het sportprogramma en de teams indelen?: Maak het sportprogramma uiterlijk 1 week vooraf en deel de teams pas definitief in zodra de aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt. Print het wedstrijdschema de dag ervoor, zodat wijzigingen op locatie beperkt blijven.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.