Sportpicknick organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Sportpicknick braucht mehr Vorbereitung als ein normales Picknick: Spielflächen, Teams, Geräte, Verpflegung und Helfer müssen gleichzeitig bereitstehen. Beginne mit dem Veranstaltungsort und dem Sportprogramm, bevor du Einladungen verschickst und Anmeldungen sammelst. Kurz vor dem Termin prüfst du Wetter, Lieferungen und das Gelände. Am Veranstaltungstag helfen feste Aufbauzeiten und eine klare Einweisung, damit Spiele, Buffet und Empfang pünktlich starten.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Location reservieren
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Sportprogramm zusammenstellen
2 Personen
Teams einteilen
2 Personen
Spielplan ausdrucken
Wettervorhersage prüfen
Lieferungen überprüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Sportgeräte sammeln
2 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
Gelände kontrollieren
2 Personen
Sportplätze abstecken
3 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Picknickdecken auslegen
2 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Sportstationen aufbauen
4 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Buffet aufbauen
3 Personen
Empfangstisch einrichten
2 Personen
Beschallungsanlage testen
2 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen
Event
Teilnehmende empfangen
3 Personen
Begrüffungsbriefing geben
2 Personen
Teams bekannt geben
2 Personen
Sportaktivitäten betreuen
6 Personen
Sportmaterial ausgeben
2 Personen
Zwischenstände festhalten
2 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks auffüllen
3 Personen
Buffet servieren
4 Personen
Geschirr sammeln
2 Personen
Sportfinals begleiten
4 Personen
Gewinner bekanntgeben
2 Personen
Verabschiedung und Abreise begleiten
3 Personen
Nachbereitung
Sportgeräte sammeln
3 Personen
Müll einsammeln
4 Personen
Buffet und Küche aufräumen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Location reinigen
4 Personen
Materialien zurückbringen
3 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen lagern
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 2
- KlappischeAnz. 6
- KlappstühleAnz. 60
- PicknickdeckenAnz. 12
- BuffetischeAnz. 2
Geschirr
- Mehrweg-TellerAnz. 70
- Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 60
- Wiederverwendbare BecherAnz. 120
- BestecksetsAnz. 70
- ServierschalenAnz. 12
- AusgießkannenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 4
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 6
- ServierbesteckAnz. 12
- KühlboxenAnz. 6
- KühlelementeAnz. 24
Sportmaterial
- FußbälleAnz. 4
- VolleyballAnz. 3
- FrisbeesAnz. 6
- BadmintonsätzeAnz. 4
- BadmintonbälleAnz. 12
- Volleyballnetz
- SportkegelAnz. 30
- TeamwestenAnz. 30
- PfeifenAnz. 6
- PumpenAnz. 2
- AnzeigetafelnAnz. 4
Ausstattung
- Tragbarer Lautsprecher
- Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 2
- StoppuhrenAnz. 4
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 6
- RichtungsschilderAnz. 8
- TischdeckenAnz. 8
- NamensschilderAnz. 70
Beleuchtung
- LED-LaternenAnz. 8
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- Handgel-DispenserAnz. 4
- PutzeimerAnz. 2
- SpülbeckenAnz. 3
- BesenAnz. 2
- Erste-Hilfe-Kit
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere den Veranstaltungsort früh und kläre, wie viele Sportplätze dort möglich sind. Für Aufbau, Empfang und Abbau solltest du jeweils eigene Zeitfenster einplanen.
- Verschicke die Einladungen erst, wenn Sportprogramm und Anmeldefrist feststehen. Erfasse neben Zu- und Absagen auch Ernährungswünsche und teile die Teams erst nach Ablauf der Frist ein.
- Drucke den Spielplan mindestens einmal vollständig aus und lege zusätzliche Exemplare an den Sportstationen bereit. So bleibt der Ablauf auch dann klar, wenn der tragbare Lautsprecher oder das Mikrofon ausfällt.
- Prüfe die Wettervorhersage am Vortag und am Veranstaltungsmorgen. Partyzelte, Picknickdecken und Kühlboxen müssen dann bereits einem festen Aufbauplatz zugeordnet sein, statt erst vor Ort verteilt zu werden.
- Weise Freiwillige vor dem Start in ihre Aufgaben ein und teile mindestens eine Person für Empfang, Buffet und Sportstationen ein. Kontrolliere vor Beginn außerdem Netz, Pumpen, Bälle, Teamwesten und Anzeigetafeln.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Sportpicknick-Location reservieren?
- Reserviere die Location idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher, besonders wenn du mehrere Sportflächen und Partyzelte brauchst. Kläre dabei auch Zufahrt, Strom, Toiletten und die erlaubte Aufbauzeit.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Sportpicknick?
- Plane für einen Aufbau mit mehreren Helfern mindestens 2 bis 3 Stunden ein. Zelte, Tische und Stühle sollten zuerst stehen, danach folgen Sportplätze, Stationen, Buffet und Empfangstisch.
- Wann sollte man die Teams für das Sportpicknick einteilen?
- Teile die Teams nach Ende der Anmeldefrist ein, meist 3 bis 5 Tage vor dem Termin. Berücksichtige dabei Gruppengröße, Altersstufen und gegebenenfalls besondere sportliche Anforderungen.
- Wie viel Verpflegung braucht man für ein Sportpicknick?
- Rechne pro Person für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken und plane danach ungefähr 0,5 Liter pro weitere Stunde ein. Snacks und Buffet solltest du spätestens am Veranstaltungstag mehrere Stunden vor Beginn vorbereiten.
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