Checklist para organizar un picnic deportivo sin olvidos
Un picnic deportivo combina competición, comida y logística al aire libre, así que conviene trabajar por fases. Primero reserva el lugar, envía las invitaciones y recopila las inscripciones y preferencias dietéticas. Después prepara el programa, distribuye los equipos y revisa el material deportivo y las entregas. El día anterior, comprueba la previsión, enfría las bebidas y deja listas las compras. El día del evento, inspecciona el recinto antes de montar campos, carpas, mesas, buffet y estaciones deportivas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Preparar el programa deportivo
2 personas
Asignar equipos
2 personas
Imprimir el calendario de la competición
Comprobar el pronóstico del tiempo
Comprobar las entregas
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Reunir material deportivo
2 personas
Llevar materiales al lugar
3 personas
Inspeccionar el recinto
2 personas
Delimitar los campos deportivos
3 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Extender las mantas de picnic
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Preparar estaciones deportivas
4 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Montar el buffet
3 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Evento
Recepción de participantes
3 personas
Dar la sesión de bienvenida
2 personas
Anunciar los equipos
2 personas
Coordinar actividades deportivas
6 personas
Entregar el material deportivo
2 personas
Llevar los resultados parciales
2 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
3 personas
Servir el bufé
4 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Coordinar las finales deportivas
4 personas
Anunciar a los ganadores
2 personas
Coordinar la despedida y la salida
3 personas
Seguimiento
Reunir material deportivo
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Ordenar el bufé y la cocina
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar la comida sobrante
2 personas
Registrar objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas plegablescant. 6
- Sillas plegablescant. 60
- Mantas de picniccant. 12
- Mesas de buffetcant. 2
Vajilla
- Platos reutilizablescant. 70
- Cuencos reutilizablescant. 60
- Vasos reutilizablescant. 120
- Cubiertoscant. 70
- Bandejas de servircant. 12
- Jarras de servircant. 6
- Termoscant. 4
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de cocinacant. 6
- Cubiertos de serviciocant. 12
- Neveras portátilescant. 6
- Acumuladores de fríocant. 24
Material deportivo
- Balones de fútbolcant. 4
- Voleibolcant. 3
- Frisbeescant. 6
- Sets de bádmintoncant. 4
- Volantes de bádmintoncant. 12
- Red de voleibol
- Conos deportivoscant. 30
- Petos de equipocant. 30
- Silbatoscant. 6
- Bombascant. 2
- Marcadorescant. 4
Equipo
- Altavoz portátil
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 2
- Cronómetroscant. 4
Decoración
- Guirnaldascant. 6
- Señales direccionalescant. 8
- Mantelescant. 8
- Tarjetas de nombrecant. 70
Iluminación
- Faroles LEDcant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Dispensadores de gel hidroalcohólicocant. 4
- Cubos de limpiezacant. 2
- Fregaderoscant. 3
- Escobascant. 2
- Botiquín de primeros auxilios
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones al menos 7 días antes para poder asignar equipos, imprimir el calendario de la competición y calcular la comida sin improvisar.
- Comprueba la previsión meteorológica 48 horas antes y otra vez la mañana del evento. Las carpas, mantas y mesas deben estar listas antes de que lleguen los participantes.
- Prepara una estación deportiva por actividad y añade conos, petos, marcadores y silbatos. Reserva al menos 10 minutos para explicar las reglas y el sistema de rotación.
- Enfría las bebidas la víspera y calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora. Separa las opciones según las preferencias dietéticas recogidas en las inscripciones.
- Prueba el altavoz y el micrófono antes de abrir la recepción. Reúne a los voluntarios 30 minutos antes para repartir funciones y confirmar quién controla cada campo y cada entrega.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un picnic deportivo?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para reservar el lugar, enviar invitaciones y preparar el programa. Cierra las inscripciones unos 7 días antes y confirma las entregas y la previsión 48 horas antes.
- ¿Cuándo se deben formar los equipos del picnic deportivo?
- Forma los equipos cuando se cierren las inscripciones, idealmente 7 días antes. Así puedes tener en cuenta el nivel de los participantes, imprimir el calendario y preparar petos y marcadores.
- ¿Cuánta bebida calcular para un picnic deportivo?
- Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y ajusta la cantidad según la duración y la temperatura. Enfría las bebidas el día anterior y coloca jarras y termos en el buffet antes de empezar.
- ¿A qué hora hay que llegar para montar el picnic deportivo?
- Llega al menos 2 horas antes del inicio. Ese margen permite inspeccionar el recinto, delimitar los campos, montar carpas y mesas, preparar el buffet, probar el sonido y reunir a los voluntarios.
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