Zo organiseer je een sportnetwerkevenement

Begin met het doel en de deelnemerslijst, en werk daarna in vaste volgorde naar locatie, programma en uitvoering. Verzamel bij de aanmelding niet alleen contactgegevens, maar ook dieetwensen en sportvoorkeuren. Reserveer sportbegeleiders, catering en locatie zodra het aantal deelnemers duidelijk is. Plan vervolgens de sportgroepen, badges, route-informatie en materialen. Op de dag zelf draait alles om een snelle aanmeldbalie, duidelijke groepsindeling en een draaiboek dat ook bij slecht weer werkt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Deelnemerslijst opstellen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Sportvoorkeuren verzamelen
6
Aanmeldbevestigingen versturen
7
Locatie reserveren
8
Sportbegeleiders reserveren
9
Catering reserveren
10
Programma opstellen
2 personen
11
Sportactiviteiten kiezen
2 personen
12
Indeling sportgroepen maken
13
Contactgegevens controleren
14
Badges voorbereiden
2 personen
15
Programma afdrukken
16
Routebeschrijving versturen
17
Weersverwachting controleren
18
Boodschappenlijst controleren
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Sportmateriaal controleren
2 personen
22
Techniek opladen
23
Draaiboek afdrukken
24
Aanmeldbalie klaarzetten
2 personen
25
Tafels opstellen
3 personen
26
Stoelen opstellen
3 personen
27
Sportvelden uitzetten
3 personen
28
Sportmateriaal klaarleggen
2 personen
29
Registratiebadges sorteren
2 personen
30
Welkomstborden plaatsen
2 personen
31
Versiering ophangen
2 personen
32
Buffet opbouwen
3 personen
33
Koffiepunt inrichten
2 personen
34
Hapjes voorbereiden
3 personen
35
Geluidsinstallatie testen
2 personen
36
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

37
Inloop begeleiden
3 personen
38
Deelnemers registreren
3 personen
39
Badges uitdelen
2 personen
40
Welkomstdrank serveren
3 personen
41
Opening presenteren
42
Sportinstructie geven
4 personen
43
Sportgroepen begeleiden
6 personen
44
Sportmateriaal wisselen
2 personen
45
Dranken bijvullen
2 personen
46
Hapjes serveren
3 personen
47
Deelnemers fotograferen
48
Sportuitslagen noteren
2 personen
49
Netwerkborrel openen
2 personen
50
Buffet aanvullen
3 personen
51
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
52
Koffie en thee bijvullen
2 personen
53
Afvalbakken legen
2 personen
54
Netwerkgesprekken faciliteren
2 personen
55
Prijsuitreiking begeleiden
2 personen
56
Afsluiting presenteren
57
Vertrek begeleiden
3 personen
58
Gastenboek verzamelen

Nazorg

59
Sportmateriaal verzamelen
3 personen
60
Buffet afruimen
3 personen
61
Servies afwassen
3 personen
62
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
63
Decoratie verwijderen
2 personen
64
Afval verzamelen
3 personen
65
Locatie schoonmaken
3 personen
66
Techniek inpakken
2 personen
67
Gevonden voorwerpen verzamelen
68
Huurmaterialen retourneren
2 personen
69
Foto's veilig opslaan
70
Bedankbericht versturen
71
Deelnemerscontacten delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 90
Statafelsaantal 8
Kapstokkenaantal 3
Tafellinnenaantal 12

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 120
Herbruikbare wijnglazenaantal 100
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Serveerschalenaantal 16
Serveertangenaantal 10

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Draadloze speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Laptop
Oplaadbare powerbanksaantal 4
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Sportmateriaal

Voetballenaantal 6
Volleybalaantal 4
Basketballenaantal 4
Tennisballenaantal 30
Pannaballenaantal 4
Sporthesjesaantal 40
Markeerschijvenaantal 40
Pionnenaantal 30
Start- en finishlintenaantal 4
Fluitjesaantal 6
Scorebordenaantal 4
Sportmattenaantal 12
Handdoekenaantal 30

Registratie

Naamkaartjesaantal 100
Badgehoudersaantal 100
Registratietafelkledenaantal 2
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 6
Gastenboekenaantal 2

Decoratie

Welkomstbordenaantal 4
Programmapostersaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Tafeldecoratieaantal 12

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveermessenaantal 4
Maatbekersaantal 3
Flessenopenersaantal 4
Thermoskannenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stoffer en blikaantal 3
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 10

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Koelelementenaantal 12
Antislipmattenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de aanmelddeadline minimaal 10 dagen vóór het evenement. Vraag tegelijk naar dieetwensen, sportvoorkeuren en contactgegevens; zo hoef je geen losse correctierondes te organiseren.
Maak de sportindeling uiterlijk 3 dagen vooraf. Houd per activiteit een deelnemerslijst en reserveer extra sporthesjes, pionnen en markeerschijven voor wissels of ontbrekend materiaal.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en neem een alternatief programma op in het draaiboek. Controleer ook of sportmateriaal, route en locatie bij regen bruikbaar blijven.
Zet de aanmeldbalie minimaal 45 minuten vóór de start klaar met badges, programma’s en deelnemerslijst. Leg tafels, stoelen en statafels zo neer dat binnenkomers niet voor de ingang blijven staan.
Laad laptop, draadloze microfoons, speakers en powerbanks de avond ervoor volledig op. Test de techniek 30 minuten voor ontvangst en leg verlengkabels en stekkerdozen klaar op een veilige plek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een sportnetwerkevenement organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met de locatie, sportbegeleiders en catering. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken voor de datum en sluit de aanmeldingen 10 dagen vooraf.
Hoe maak je een goede indeling van sportgroepen?: Verzamel sportvoorkeuren bij de aanmelding en maak de groepen uiterlijk 3 dagen vooraf. Houd groepen bij voorkeur op 8 tot 12 deelnemers, afhankelijk van de activiteit en beschikbare begeleiding.
Hoeveel tijd moet ik rekenen voor de aanmeldbalie?: Zet de balie 45 minuten vóór de start klaar en plan minstens 30 minuten voor ontvangst. Bij meer dan 50 deelnemers zijn twee mensen bij de badges en aanmeldingen praktischer dan één.
Wanneer regel je catering en dieetwensen voor een sportnetwerkevenement?: Reserveer de catering zodra het verwachte aantal deelnemers bekend is, bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Controleer dieetwensen 10 dagen voor het evenement en geef het definitieve aantal uiterlijk 3 werkdagen vooraf door.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.