Sportkamp organiseren: praktische checklist

Een sportkamp vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en sportmateriaal. Je regelt vooraf ook begeleiding, toestemmingen, dieetwensen, noodcontacten en de indeling van teams. Op de dag zelf draait alles om een vlotte ontvangst, duidelijke spelregels en materiaal dat per activiteit klaarligt. Deze checklist helpt je om de voorbereiding in de juiste volgorde te doen en voorkomt dat registratie, EHBO of eten pas op het laatste moment aandacht krijgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Sportprogramma opstellen
2 personen
Activiteiten en spelregels bepalen
3 personen
Begeleiders indelen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Toestemmingen verzamelen
2 personen
Noodcontacten registreren
2 personen
Reserveringen bevestigen
Weersverwachting controleren
Deelnemerslijst afdrukken
Teamindeling afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Sportmateriaal controleren
2 personen
Muziek en speakers testen
2 personen
EHBO-set controleren
Materialen per activiteit sorteren
3 personen
Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Ontvangst- en registratiepunt inrichten
2 personen
Sportvelden uitzetten
4 personen
Buffet en drankpunt inrichten
3 personen
Hapjes en fruit voorbereiden
3 personen
Diner voorbereiden
4 personen
Begeleiders instrueren
5 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Teams bekendmaken
2 personen
Welkomstuitleg geven
2 personen
Warming-up begeleiden
3 personen
Sportcircuit begeleiden
6 personen
Water en fruit uitdelen
3 personen
Sportmateriaal wisselen
3 personen
Teamwedstrijden begeleiden
6 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Dinerbuffet klaarzetten
4 personen
Diner serveren
5 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Tafels afruimen
3 personen
Avondspel uitleggen
2 personen
Avondspel begeleiden
6 personen
Dranken en snacks bijvullen
2 personen
Finale en prijsuitreiking houden
3 personen
Deelnemers uitchecken
3 personen
Ouders of begeleiders informeren
2 personen

Nazorg

Sportmateriaal verzamelen
4 personen
Sportmateriaal schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen sorteren
Deelnemersfoto's delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 50
Tafelkledenaantal 8
Afvalbakkenaantal 6

Sportmateriaal

Voetballenaantal 6
Basketballenaantal 4
Handballenaantal 4
Volleybalaantal 3
Tennisballenaantal 20
Estafettestokkenaantal 8
Pionnenaantal 40
Markeerschijvenaantal 30
Hesjesaantal 40
Springtouwenaantal 12
Hoepelsaantal 12
Sportnettenaantal 2
Handpompenaantal 2
Fluitjesaantal 8
Stopwatchesaantal 4
Scorebordenaantal 4
Prijzendozen

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Catering

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 3
Waterkannenaantal 6
Boodschappen

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 10

Keuken

Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Koekenpannenaantal 3
Kookpannenaantal 3
Draagbare kookplatenaantal 3
EHBO-setaantal 2
IJspacksaantal 6

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Vloertrekkersaantal 2
Bezemsetsaantal 3
Handvegersaantal 3

Verlichting

Batterijlampenaantal 6
Lichtslingersaantal 4

Decoratie

Teamvlaggenaantal 8
Welkomstbord
Pijlenbordenaantal 8
Naamstickersaantal 60

Tips

Plan het sportprogramma vóór je teams en begeleiders indeelt. Noteer per activiteit de speeltijd, wisselmomenten, spelregels en benodigde materialen, zodat pionnen, hesjes, ballen en scoreborden vooraf per onderdeel kunnen worden gesorteerd.
Verzamel toestemmingen, dieetwensen en noodcontacten uiterlijk één week voor de start. Neem de gegevens mee op de deelnemerslijst en bewaar een geprinte versie bij het ontvangst- en registratiepunt.
Maak voor de eerste activiteit een aparte materiaalset klaar. Leg bijvoorbeeld ballen, fluitjes, stopwatches, markeerschijven en een pomp samen, zodat begeleiders niet tijdens de start nog spullen hoeven te zoeken.
Controleer de praktische voorzieningen de dag ervoor: sportmateriaal, speakers, verlengkabels, stekkerdozen en EHBO-set. Test muziek en speakers minimaal 30 minuten vóór ontvangst en leg de EHBO-set op een vast, bekend punt.
Plan eten en drinken rond de sportblokken. Zet waterkannen en bekers direct klaar, houd koelboxen beschikbaar voor gekoelde producten en laat hapjes, fruit en diner niet tegelijk met een wisselmoment voorbereiden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een sportkamp organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen zodra programma, begeleiding en toestemmingen duidelijk zijn; verwerk aanmeldingen en noodcontacten uiterlijk één week voor de start.
Hoeveel begeleiders heb ik nodig voor een sportkamp?: Dat hangt af van leeftijd, groepsgrootte en activiteiten, maar deel begeleiders vooraf per activiteit en niet alleen per team in. Zorg dat bij elk sportonderdeel minstens één verantwoordelijke aanwezig is en houd daarnaast iemand vrij voor ontvangst, materiaal of een incident.
Wat moet ik een week voor een sportkamp controleren?: Controleer zeven dagen vooraf de aanmeldingen, dieetwensen, toestemmingen, noodcontacten, reserveringen en weersverwachting. Bevestig ook de begeleiders en maak de deelnemers- en teamindeling, zodat je alleen nog wijzigingen hoeft te verwerken.
Hoe richt ik de locatie in op de dag van het sportkamp?: Kom minimaal 90 minuten vóór de ontvangst om tafels en stoelen te plaatsen, het registratiepunt in te richten, velden uit te zetten en buffet en drankpunt klaar te zetten. Plan daarna minstens 30 minuten voor een laatste controle van materiaal, EHBO en geluid.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.