Sportdag organiseren: complete checklist

Een sportdag organiseren vraagt meer dan velden reserveren en teams indelen. Je hebt een vaste volgorde nodig voor programma, aanmeldingen, wedstrijdschema, materiaal, vrijwilligers en catering. Begin met datum, locatie en deelnemerslimiet en werk daarna toe naar een draaiklaar programma. Controleer in de laatste week zowel de weersverwachting als alle ballen, netten, pionnen, hesjes en scorematerialen. Zo weet je op de dag zelf wie waar moet zijn en wat er per onderdeel nodig is.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Sportprogramma vaststellen
3 personen
Deelnemerslimiet bepalen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Teams samenstellen
3 personen
Teamindeling publiceren
Wedstrijdschema maken
2 personen
Spelregels uitschrijven
2 personen
Reservering sportvelden maken
Reservering kleedkamers maken
Reservering afvalinzameling maken
Scheidsrechters indelen
2 personen
EHBO-contact vastleggen
Weersverwachting controleren
Alternatief regenprogramma klaarzetten
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Sportmateriaal controleren
2 personen
Prijzen en medailles ophalen
Deelnemerslijst afdrukken
Wedstrijdformulieren afdrukken
Vrijwilligersbriefing voorbereiden
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Broodjes voorbereiden
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Terrein inspecteren
2 personen
Sportvelden uitzetten
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Muziek en speakers testen
2 personen
Omroepmicrofoon testen
Sportmateriaal per veld klaarleggen
4 personen
Scoretafels klaarzetten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Startprogramma toelichten
2 personen
Warming-up begeleiden
2 personen
Sportonderdeel voetbal begeleiden
3 personen
Sportonderdeel volleybal begeleiden
3 personen
Sportonderdeel estafette begeleiden
3 personen
Sportonderdeel trefbal begeleiden
3 personen
Scoreformulieren bijhouden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Fruit en snacks aanvullen
2 personen
Waterpunten controleren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Broodjes en hapjes serveren
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Pauzes omroepen
Finales begeleiden
4 personen
Eindstanden controleren
2 personen
Winnaars bekendmaken
2 personen
Prijzen en medailles uitreiken
3 personen
Afscheid en vertrektijd omroepen

Nazorg

Sportmateriaal verzamelen
4 personen
Sportvelden opruimen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Overgebleven eten verpakken
2 personen
Servies en bekers afwassen
3 personen
Afval scheiden en afvoeren
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Kleedkamers controleren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Koelboxen reinigen
2 personen
Wedstrijdformulieren archiveren
Vermiste spullen verzamelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Inschrijftafel
Scoretafelsaantal 4
Kleedkamerbankenaantal 8

Sportmateriaal

Voetballenaantal 6
Volleybalballenaantal 6
Trefballenaantal 8
Estafettestokkenaantal 8
Pionnenaantal 40
Markeringshoedjesaantal 50
Lijnmarkersaantal 4
Trainingshesjesaantal 40
Volleybalnettenaantal 2
Voetbaldoelenaantal 4
Trefbalvakkenaantal 2
Springtouwenaantal 10
Hoepelsaantal 12
Sportmattenaantal 8
Startfluitjesaantal 6
Stopwatchesaantal 6
Scorebordenaantal 4
Markeerlintaantal 4
Reserveballenpompaantal 2
Balnaaldenaantal 10
Wedstrijdfluitjesaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Koffiekopjesaantal 50
Serveerschalenaantal 12
Schenkkannenaantal 6
Thermoskannenaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Draagbare speakersaantal 2
Draadloze microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 4

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Broodmandenaantal 4
Tangen en opscheplepelsaantal 8
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 12

Decoratie

Teamvlaggenaantal 8
Bannersaantal 6
Vlaggenlijnenaantal 8
Richtingsbordenaantal 12
Programmapostersaantal 8
Tafelkledenaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Afvalzakhoudersaantal 6
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het sportprogramma uiterlijk 4 weken vooraf vast. Reserveer daarna meteen de sportvelden, kleedkamers en eventuele afvalinzameling, zodat je schema niet afhankelijk wordt van een nog onbevestigde locatie.
Sluit de inschrijvingen 10 tot 14 dagen voor de sportdag. Verwerk daarna dieetwensen, maak de teams en publiceer de teamindeling; zo kunnen deelnemers vooraf zien waar ze moeten verzamelen.
Maak per sportonderdeel een kort wedstrijdschema met veld, starttijd, duur en verantwoordelijke scheidsrechter. Plan tussen wedstrijden minimaal 5 minuten wisseltijd voor verplaatsen, materiaal en scoreverwerking.
Controleer sportmateriaal 7 dagen vooraf en test vooral volleybalnetten, voetbaldoelen, scoreborden, stopwatches en fluitjes. Leg reserveballen, een reserveballenpomp en balnaalden apart bij de materiaalpost.
Maak naast het buitenprogramma uiterlijk 3 dagen vooraf een regenvariant. Bepaal welke onderdelen binnen doorgaan, welke materialen nodig zijn en wanneer je deelnemers en vrijwilligers over de wijziging informeert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een sportdag organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, deelnemerslimiet en sportprogramma. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 weken voor de sportdag en sluit de aanmeldingen 10 tot 14 dagen vooraf.
Hoeveel sportmateriaal heb je nodig voor een sportdag?: Dat hangt af van het aantal velden en teams, maar maak per onderdeel een aparte materiaalset. Tel minimaal 1 scorebord, stopwatch en wedstrijdfluitje per actief onderdeel en houd voor ballen ongeveer 1 reservebal per veld achter de hand.
Wanneer maak je de teams en het wedstrijdschema?: Verwerk eerst alle aanmeldingen en dieetwensen en maak de teams ongeveer 10 dagen vooraf. Zet het wedstrijdschema uiterlijk 7 dagen vooraf vast, zodat scheidsrechters en vrijwilligers hun taak en tijden kunnen controleren.
Wat doe je bij regen tijdens een sportdag?: Controleer de weersverwachting 3 dagen vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Leg uiterlijk 3 dagen vooraf een alternatief binnenprogramma klaar en bepaal wie de deelnemers en vrijwilligers informeert als het buitenprogramma niet doorgaat.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.