Organiza un día deportivo sin dejar nada al azar

Un día deportivo necesita más que reservar un campo y llevar balones. Esta checklist te ayuda a ordenar el trabajo: primero defines fecha, programa y participantes; después cierras reservas, equipos y horarios; al final preparas el material, la comida y la información para voluntarios. También incluye los puntos que suelen llegar tarde, como el contacto de primeros auxilios, los formularios de competición y un plan alternativo si llueve.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Fijar el programa deportivo
3 personas
Definir el límite de participantes
2 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Formar equipos
3 personas
Publicar la distribución de equipos
Hacer el horario del concurso
2 personas
Redactar las reglas del juego
2 personas
Hacer la reserva de los campos deportivos
Hacer la reserva de los vestuarios
Hacer una reserva para la recogida de residuos
Asignar árbitros
2 personas
Registrar contacto de primeros auxilios
Comprobar el pronóstico del tiempo
Preparar un programa alternativo en caso de lluvia
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Comprobar el material deportivo
2 personas
Recoger los premios y medallas
Imprimir la lista de participantes
Imprimir los formularios de competición
Preparar la sesión informativa para voluntarios
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar sándwiches
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Inspeccionar el recinto
2 personas
Delimitar los campos deportivos
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar carpas
4 personas
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
Montar la mesa de catering
3 personas
Probar la música y los altavoces
2 personas
Probar el micrófono de megafonía
Preparar el material deportivo por campo
4 personas
Preparar las mesas de puntuación
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas

Evento

Recepción de participantes
4 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Explicar el programa de inicio
2 personas
Guiar el calentamiento
2 personas
Guiar la actividad de fútbol
3 personas
Coordinar la actividad deportiva de voleibol
3 personas
Coordinar la prueba deportiva de relevos
3 personas
Acompañar la prueba deportiva de balón prisionero
3 personas
Llevar los formularios de puntuación
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer fruta y snacks
2 personas
Comprobar los puntos de agua
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir bocadillos y aperitivos
3 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Anunciar los descansos
Acompañar las finales
4 personas
Comprobar las clasificaciones finales
2 personas
Anunciar a los ganadores
2 personas
Entregar premios y medallas
3 personas
Anunciar la despedida y la hora de salida

Seguimiento

Reunir material deportivo
4 personas
Recoger los campos deportivos
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
Lavar la vajilla y los vasos
3 personas
Separar y desechar los residuos
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Comprobar los vestuarios
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Limpiar neveras portátiles
2 personas
Archivar formularios de competición
Recoger objetos perdidos
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 60
Mesa de inscripción
Mesas de puntuacióncant. 4
Bancos del vestuariocant. 8

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 6
Balones de voleibolcant. 6
Balones de balón prisionerocant. 8
Testigos de relevocant. 8
Conoscant. 40
Conos de marcajecant. 50
Marcadores de líneacant. 4
Chalecos de entrenamientocant. 40
Redes de voleibolcant. 2
Porterías de fútbolcant. 4
Zonas de balón prisionerocant. 2
Cuerdas para saltarcant. 10
Aroscant. 12
Colchonetas deportivascant. 8
Silbatos de salidacant. 6
Cronómetroscant. 6
Marcadorescant. 4
Cinta de señalizacióncant. 4
Bomba de balón de repuestocant. 2
Agujas para globoscant. 10
Silbatos de competicióncant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 100
Platoscant. 80
Cubiertoscant. 80
Tazas de cafécant. 50
Bandejas de servircant. 12
Jarras de servircant. 6
Termoscant. 4

Equipo

Neveras portátilescant. 6
Acumuladores de fríocant. 24
Altavoces portátilescant. 2
Micrófono inalámbrico
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Baterías externascant. 4

Cocina

Cafeteracant. 2
Teterascant. 2
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Cestas de pancant. 4
Pinzas y cucharonescant. 8
Papel de aluminiocant. 2
Recipientes herméticoscant. 12

Decoración

Banderas del equipocant. 8
Bannerscant. 6
Guirnaldascant. 8
Señales direccionalescant. 12
Pósteres del programacant. 8
Mantelescant. 8

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 4
Bateríascant. 24

Limpieza

Papeleracant. 10
Soportes para bolsas de basuracant. 6
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 8

Catering

Compras

Consejos

Fija el límite de participantes antes de enviar las invitaciones. Necesitas esa cifra para formar equipos, calcular comida y decidir cuántas mesas de inscripción y puntuación hacen falta.
Cierra las reservas con antelación y por escrito: campos deportivos, vestuarios y recogida de residuos. Comprueba de nuevo los horarios una semana antes, porque un cambio de última hora puede dejar sin espacio a todo el programa.
Publica los equipos y el horario cuando las inscripciones estén cerradas, idealmente entre 3 y 5 días antes. Así los participantes saben dónde acudir y puedes corregir solapamientos antes del día deportivo.
Prepara el material por disciplina y revisa cada elemento al menos 48 horas antes. Además de balones, redes, porterías y conos, lleva una bomba de repuesto, agujas, cronómetros y silbatos.
No esperes al mismo día para organizar a los voluntarios. Haz una sesión informativa de 20 a 30 minutos, entrega las reglas y asigna árbitros, puntuación, inscripción y primeros auxilios.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un día deportivo?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes si necesitas reservar campos, vestuarios y material. Cierra las inscripciones aproximadamente 7 días antes y deja las últimas 48 horas para revisar compras, equipos y documentos.
¿Cuántos participantes caben en un día deportivo?: No hay una cifra universal: depende del programa, los campos y el número de árbitros y voluntarios. Define el límite antes de enviar las invitaciones y no lo superes hasta confirmar que tienes espacio y material para todos.
¿Qué se hace si llueve el día deportivo?: Prepara un programa alternativo antes de abrir las inscripciones y revisa la previsión entre 24 y 48 horas antes. Comunica la decisión a los participantes en cuanto esté tomada para evitar desplazamientos innecesarios.
¿Cuándo se deben preparar los equipos y el horario?: Forma los equipos y prepara el horario cuando cierres las inscripciones, normalmente entre 5 y 7 días antes. Publícalos con al menos 3 días de margen y lleva una copia impresa de participantes y formularios de competición.

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