Journée sportive : la checklist pour tout préparer

Une journée sportive demande plus qu’un programme de matchs. Il faut verrouiller les terrains, les vestiaires, les inscriptions et la répartition des équipes avant le jour J, puis prévoir un fonctionnement clair pour les arbitres et les bénévoles. Cette checklist suit l’ordre des préparatifs, de la confirmation du lieu jusqu’au briefing final. Elle aide aussi à ne pas oublier les détails souvent réglés trop tard : les besoins alimentaires, les médailles, les formulaires et le plan prévu en cas de pluie.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Établir le programme sportif
3 personnes
Définir la limite de participants
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Former les équipes
3 personnes
Publier la composition des équipes
Établir le planning des matchs
2 personnes
Rédiger le règlement
2 personnes
Faire une réservation des terrains de sport
Réserver les vestiaires
Réserver la collecte des déchets
Répartir les arbitres
2 personnes
Consigner le contact de premiers secours
Vérifier les prévisions météo
Préparer le plan de repli en cas de pluie
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
Récupérer les prix et les médailles
Imprimer la liste des participants
Imprimer les formulaires de compétition
Préparer le briefing des bénévoles
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les sandwichs
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Inspecter le site
2 personnes
Délimiter les terrains de sport
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les tentes de fête
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Tester la musique et les enceintes
2 personnes
Tester le micro d'annonce
Préparer le matériel sportif par terrain
4 personnes
Installer les tables de score
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Présenter le programme de départ
2 personnes
Animer l'échauffement
2 personnes
Encadrer l'épreuve de football
3 personnes
Encadrer l'épreuve de volley-ball
3 personnes
Encadrer l’épreuve de relais
3 personnes
Encadrer l'épreuve de balle au prisonnier
3 personnes
Tenir les feuilles de score
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les fruits et les en-cas
2 personnes
Vérifier les points d’eau
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir les sandwichs et les en-cas
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Annoncer les pauses
Encadrer les finales
4 personnes
Vérifier les scores finaux
2 personnes
Annonce des gagnants
2 personnes
Remettre les prix et les médailles
3 personnes
Annoncer les adieux et l'heure de départ

Suivi

Rassembler le matériel sportif
4 personnes
Nettoyer les terrains de sport
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Emballer les restes
2 personnes
Laver la vaisselle et les gobelets
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Vérifier les vestiaires
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Nettoyer les glacières
2 personnes
Archiver les formulaires de compétition
Rassembler les objets perdus
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 60
Table d'inscription
Tables de scoreqté 4
Bancs de vestiaireqté 8

Matériel de sport

Ballons de footballqté 6
Ballons de volley-ballqté 6
Balles de balle au prisonnierqté 8
Témoins de relaisqté 8
Cônesqté 40
Cônes de balisageqté 50
Marqueurs de lignesqté 4
Chasubles d’entraînementqté 40
Filets de volley-ballqté 2
Buts de footballqté 4
Zones de balle au prisonnierqté 2
Cordes à sauterqté 10
Cerceauxqté 12
Tapis de sportqté 8
Sifflets de départqté 6
Chronomètresqté 6
Panneaux de scoreqté 4
Ruban de balisageqté 4
Pompe à ballons de réserveqté 2
Aiguilles de ballonqté 10
Sifflets de compétitionqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Tasses à caféqté 50
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 6
Thermosqté 4

Équipement

Glacièresqté 6
Pains de glaceqté 24
Enceintes portablesqté 2
Micro sans fil
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 4

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Corbeilles à painqté 4
Pinces et cuillères de serviceqté 8
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 12

Décoration

Drapeaux d’équipeqté 8
Bannièresqté 6
Guirlandes de fanionsqté 8
Panneaux directionnelsqté 12
Affiches du programmeqté 8
Nappesqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Pilesqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 10
Supports de sacs poubelleqté 6
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Fixe une date et un lieu au moins 6 à 8 semaines à l’avance. Réserve en même temps les terrains, les vestiaires et la collecte des déchets afin d’éviter les contraintes de dernière minute.
Demande les inscriptions et les besoins alimentaires avec une date limite précise, idéalement 2 à 3 semaines avant la journée sportive. Garde une liste actualisée pour former les équipes sans dépasser la capacité prévue.
Prépare le planning des matchs et le règlement avant de publier la composition des équipes. Distribue les horaires, les règles et les points de rendez-vous au moins 5 jours avant l’événement.
Attribue chaque rôle aux arbitres et aux bénévoles pendant un briefing organisé 1 à 2 jours avant. Vérifie notamment qui tient la table d’inscription, les chronomètres et les tableaux de score.
Consulte la météo 72 heures puis 24 heures avant le début. Un plan de repli doit préciser les activités maintenues, le matériel à déplacer et le message envoyé aux participants en cas de pluie.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée sportive ?: Prévois 6 à 8 semaines pour réserver les terrains, ouvrir les inscriptions et organiser les équipes. Termine le planning, le règlement et les achats au plus tard 5 à 7 jours avant la date prévue.
Quand envoyer les invitations pour une journée sportive ?: Envoie-les environ 4 à 6 semaines avant l’événement, avec une date limite d’inscription fixée 2 à 3 semaines avant. Cela laisse le temps de recueillir les besoins alimentaires et de former les équipes.
Que prévoir en cas de pluie pour une journée sportive ?: Vérifie les prévisions 72 heures et 24 heures avant le début, puis applique un plan de repli déjà défini. Informe les participants au moins 12 à 24 heures à l’avance si les terrains ou les activités changent.
Quand préparer le matériel et les récompenses ?: Contrôle le matériel sportif, les tables, les chaises et les accessoires 3 à 5 jours avant. Récupère les prix et les médailles au plus tard la veille, puis prépare les formulaires et la liste des participants.

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