Sportdag organiseren: complete checklist
Een sportdag vraagt meer voorbereiding dan alleen teams en ballen verzamelen. Je legt eerst locatie, programma en wedstrijdschema vast en werkt daarna toe naar inschrijvingen, materiaal en veldopbouw. Vooral de teamindeling, dieetwensen, geluidsinstallatie en EHBO worden snel te laat geregeld. Met deze checklist houd je 51 taken en 45 benodigdheden overzichtelijk bij, van de eerste reservering tot het klaarzetten van water, fruit en medailles.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Sportveld reserveren
Programma en spelregels opstellen
3 personen
Teams en wedstrijdschema maken
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst afdrukken
Teamindeling communiceren
Weersverwachting controleren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Sportmateriaal controleren
2 personen
Eerstehulpset aanvullen
Prijzen en medailles klaarleggen
Dranken koelen
2 personen
Fruit en snacks klaarzetten
2 personen
Veldindeling uitzetten
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen
Spelmateriaal per onderdeel klaarleggen
3 personen
EHBO- en waterpunt klaarzetten
2 personen
Event
Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Teams en dagprogramma uitleggen
2 personen
Warming-up begeleiden
2 personen
Sportonderdelen begeleiden
8 personen
Tussenstanden bijhouden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Fruit en snacks aanvullen
2 personen
Eerste hulp verlenen
2 personen
Eindwedstrijden begeleiden
6 personen
Warme maaltijd serveren
4 personen
Servies en bestek verzamelen
2 personen
Winnaars bekendmaken
2 personen
Prijzen en medailles uitreiken
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Sportmateriaal verzamelen
4 personen
Tenten en veldmarkeringen afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Geluidsinstallatie afkoppelen
2 personen
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Overgebleven eten veilig opbergen
2 personen
Materialen controleren en drogen
2 personen
Spullen terugbrengen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 6
- Klapstoelenaantal 50
- Inschrijftafel
Sportmateriaal
- Voetballenaantal 4
- Basketballenaantal 4
- Volleybalaantal 3
- Handballenaantal 4
- Tennisballenaantal 20
- Pionnenaantal 40
- Hesjesaantal 50
- Hoepelsaantal 12
- Springtouwenaantal 12
- Estafettestokjesaantal 8
- Frisbeesaantal 6
- Startfluitjesaantal 6
- Scorebordenaantal 6
- Meetlintenaantal 3
- Stopwatchesaantal 6
- Veldmarkeringstapeaantal 6
- Speelnettenaantal 2
- Waterjerrycansaantal 4
- Eerstehulpset
Apparatuur
- Geluidsinstallatie
- Microfoon
- Verlengkabelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 80
- Herbruikbare bordenaantal 60
- Herbruikbaar bestekaantal 80
Keuken
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
- Opscheplepelsaantal 6
- Snijplankenaantal 3
- Keukenmessenaantal 4
- Serveerbladenaantal 6
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 6
- Teamkleurkaartenaantal 8
Verlichting
- Ledlampenaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Handvegersaantal 3
- Stoffer en blikaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Emmersaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Reserveer het sportveld zodra de datum vaststaat en werk daarna het programma uit. Plan per onderdeel extra wisseltijd, zodat een uitloop van 10 minuten niet meteen het hele schema verschuift.
- Verstuur uitnodigingen op tijd en sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de sportdag. Gebruik de definitieve deelnemerslijst vervolgens voor de teamindeling, dieetwensen en het wedstrijdschema.
- Controleer sportmateriaal minstens één week vooraf en opnieuw op de dag zelf. Tel onder meer ballen, pionnen, hesjes, scoreborden, stopwatches en meetlinten; één ontbrekend onderdeel kan een heel spel stilleggen.
- Zet water- en EHBO-punten zichtbaar bij het veld en vul waterjerrycans en bekers vóór de eerste wedstrijd. Koel dranken vooraf en leg fruit en snacks klaar voordat deelnemers arriveren.
- Bouw het terrein minimaal 60 minuten voor aanvang op. Zet veldmarkeringen, netten, tafels, partytenten en de inschrijftafel klaar en test geluidsinstallatie, microfoon en verlengkabels voordat je omroept.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een sportdag organiseren?
- Leg datum en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen uiterlijk 3 weken voor de sportdag en sluit de aanmeldingen enkele dagen vóór het evenement.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een sportdag op te bouwen?
- Reken op minimaal 60 minuten voor veldindeling, tafels, partytenten, inschrijving, spelmateriaal en het EHBO- en waterpunt. Plan 30 minuten extra als je meerdere sportonderdelen en geluidsapparatuur gebruikt.
- Wat moet ik meenemen naar een sportdag?
- Neem per sportonderdeel het benodigde materiaal mee, plus pionnen, hesjes, scoreborden, stopwatches, fluitjes en veldmarkeringstape. Reserveer daarnaast waterjerrycans, herbruikbare bekers, een EHBO-set, koelboxen en verlengkabels.
- Hoeveel drinken en snacks heb ik nodig voor een sportdag?
- Plan minimaal 0,5 liter drinken per deelnemer voor een sportdag van enkele uren en vul het waterpunt gedurende de dag bij. Reken op één portie fruit of snack per deelnemer, met extra voorraad voor begeleiders en late aanmeldingen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!