Organiser une journée sportive sans rien oublier
Une journée sportive se prépare bien avant l’arrivée des participants : il faut réserver le terrain, répartir les équipes et prévoir chaque activité. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières inscriptions jusqu’à l’installation le matin même. Vous y trouverez aussi les points souvent oubliés, comme les besoins alimentaires, les prévisions météo, l’eau à proximité des jeux et le test du micro. Le plan prévoit 51 tâches et 45 fournitures pour garder une organisation claire du début à la fin.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le lieu
2 personnes
Réserver le terrain de sport
Établir le programme et les règles du jeu
3 personnes
Créer les équipes et le programme des matchs
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Imprimer la liste des participants
Communiquer la répartition de l’équipe
Vérifier les prévisions météo
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
Compléter la trousse de premiers secours
Préparer les prix et les médailles
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les fruits et les snacks
2 personnes
Tracer l'aménagement du terrain
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les tentes de fête
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Tester la musique et le micro
2 personnes
Préparer le matériel de jeu par activité
3 personnes
Préparer le poste de premiers secours et d’eau
2 personnes
Événement
Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Présenter les équipes et le programme de la journée
2 personnes
Animer l'échauffement
2 personnes
Encadrer les épreuves sportives
8 personnes
Suivre les résultats intermédiaires
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les fruits et les en-cas
2 personnes
Fournir les premiers secours
2 personnes
Encadrer les finales
6 personnes
Servir le repas chaud
4 personnes
Rassembler la vaisselle et les couverts
2 personnes
Annonce des gagnants
2 personnes
Remettre les prix et les médailles
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
3 personnes
Suivi
Rassembler le matériel sportif
4 personnes
Démonter les tentes et le balisage du terrain
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Débrancher la sonorisation
2 personnes
Collecter et trier les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Ranger les restes en toute sécurité
2 personnes
Vérifier et sécher le matériel
2 personnes
Rapporter les affaires
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tables pliantesqté 6
- Chaises pliantesqté 50
- Table d'inscription
Matériel de sport
- Ballons de footballqté 4
- Ballons de basketqté 4
- Volley-ballqté 3
- Ballons de handballqté 4
- Balles de tennisqté 20
- Cônesqté 40
- Giletsqté 50
- Cerceauxqté 12
- Cordes à sauterqté 12
- Témoins de relaisqté 8
- Frisbeesqté 6
- Sifflets de départqté 6
- Panneaux de scoreqté 6
- Mètres rubansqté 3
- Chronomètresqté 6
- Ruban de balisageqté 6
- Filets de jeuqté 2
- Bidons d'eauqté 4
- Kit de premiers secours
Équipement
- Système de sonorisation
- Microphone
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 80
- Assiettes réutilisablesqté 60
- Couverts réutilisablesqté 80
Cuisine
- Glacièresqté 4
- Thermosqté 4
- Louchesqté 6
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de cuisineqté 4
- Plateaux de serviceqté 6
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 6
- Cartes de couleur des équipesqté 8
Éclairage
- Lampes LEDqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Balais à mainqté 3
- Balayette et pelleqté 2
- Serpillièresqté 2
- Seauxqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Bloquez la date et le terrain le plus tôt possible, puis envoyez les invitations avec une date limite d’inscription. Prévoyez au moins quelques jours pour traiter les réponses et recueillir les besoins alimentaires.
- Préparez les équipes et le programme des matchs avant le jour J. Imprimez la liste des participants et communiquez la composition des équipes suffisamment tôt pour éviter les changements de dernière minute.
- Contrôlez le matériel activité par activité : ballons, cônes, gilets, filets, chronomètres et panneaux de score. Faites ce contrôle avant les courses afin de repérer ce qui manque encore.
- Prévoyez un point d’eau et de premiers secours clairement identifié, avec des bidons d’eau et une trousse complète. Placez-le à un endroit accessible depuis les terrains, plutôt qu’à côté du comptoir d’inscription uniquement.
- Le matin même, installez d’abord le balisage et les terrains, puis les tables, les tentes et l’inscription. Branchez ensuite la sonorisation et testez le microphone avant l’arrivée des participants, pendant que les boissons refroidissent dans les glacières.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser une journée sportive ?
- Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de réserver le terrain, d’envoyer les invitations, de constituer les équipes et de vérifier le matériel.
- Combien de temps avant faut-il envoyer les invitations ?
- Envoyez-les au moins 4 semaines avant la journée sportive et fixez une date limite d’inscription environ 10 à 14 jours avant. Vous pourrez ainsi finaliser les équipes et le programme des matchs.
- Que prévoir pour une journée sportive en cas de pluie ?
- Vérifiez les prévisions météo 48 heures avant, puis une dernière fois le matin même. Décidez au plus tard la veille si les tentes suffisent ou s’il faut modifier le programme et prévenir les participants.
- Quand installer le terrain et le matériel sportif ?
- Prévoyez 2 à 3 heures d’installation avant le début. Tracez les terrains, placez le balisage et les filets, préparez le matériel de chaque activité, puis testez la sonorisation et le microphone.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !