Sportdag organiseren: checklist en planning

Een sportdag organiseren lukt vooral als je eerst de randvoorwaarden vastlegt en pas daarna het programma uitwerkt. Begin met datum, locatie, vergunningen en verzekering; maak vervolgens het wedstrijdschema, de spelregels en de teamindeling. Plan vrijwilligers per onderdeel en controleer sportmaterialen ruim voor de dag zelf. Denk ook aan deelnemersregistratie, medische gegevens, dieetwensen, catering en een alternatief bij slecht weer. Met deze checklist houd je overzicht over 71 taken en 63 benodigde spullen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Sportprogramma samenstellen
2 personen
Sportonderdelen kiezen
2 personen
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
Spelregels uitschrijven
2 personen
Reservering locatie bevestigen
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Teams indelen
2 personen
Teamindeling versturen
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Reservering materialen maken
Catering bestellen
2 personen
Weersverwachting controleren
Slechtweerscenario voorbereiden
2 personen
Plattegrond maken
Deelnemerslijst afdrukken
Wedstrijdformulieren afdrukken
Medische gegevens controleren
Boodschappen doen
3 personen
Sportmaterialen controleren
2 personen
Prijzen en medailles klaarleggen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Terrein op veiligheid controleren
3 personen
Veldindeling uitzetten
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Sportstations inrichten
6 personen
Inschrijftafel klaarmaken
2 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
EHBO-materialen klaarleggen
Geluid testen
2 personen
Wegwijzers plaatsen
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Teams en regels uitleggen
3 personen
Warming-up begeleiden
2 personen
Voetbalwedstrijden begeleiden
4 personen
Volleybalwedstrijden begeleiden
4 personen
Estafettes begeleiden
3 personen
Touwtrekken begeleiden
3 personen
Pauzedranken serveren
3 personen
Fruit en snacks uitdelen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Uitslagen registreren
2 personen
Eerste hulp verlenen
2 personen
Sportmateriaal tussentijds controleren
2 personen
Dinerbuffet openen
3 personen
Dinerbuffet aanvullen
3 personen
Servies afruimen
3 personen
Finales begeleiden
4 personen
Eindstanden controleren
2 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Afscheid en mededelingen doen
2 personen
Afval tussentijds verzamelen
2 personen

Nazorg

Sportmateriaal opruimen
5 personen
Velden en stations afbreken
5 personen
Tenten en decoratie afbreken
4 personen
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Servies en materiaal afwassen
3 personen
Terrein schoon achterlaten
4 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 4
Klaptafelsaantal 2

Sportmateriaal

Voetballenaantal 8
Volleybalballenaantal 6
Basketballenaantal 6
Tennisballenaantal 30
Tennisracketsaantal 12
Pionnenaantal 40
Markeerschijvenaantal 30
Hesjesaantal 40
Touwtrektouwaantal 2
Springtouwenaantal 12
Estafettestokkenaantal 12
Frisbeesaantal 8
Handpompenaantal 3
Reserveballenaantal 6
Fluitjesaantal 8
Stopwatchesaantal 6
Scorebordenaantal 8
Wedstrijdformulierenaantal 100
Pennenaantal 30
Medaillesaantal 12
Bekersaantal 3
Startnummersaantal 90
Nooddekensaantal 8

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare lampenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbaar bestekaantal 100
Schenk kannenaantal 8
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Kurkentrekkersaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2

Decoratie

Teamvlaggenaantal 12
Welkomstbord
Routebordenaantal 10
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 10

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Zaklampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 4
Sponzenaantal 8
Afwasborstelsaantal 4
Bezemaantal 3
Blik en vegeraantal 3
Dweilenaantal 3
EHBO-koffersaantal 2
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de sportonderdelen pas nadat de locatie en beschikbare ruimte bevestigd zijn. Zet per onderdeel een begin- en eindtijd in het wedstrijdschema en houd ruimte vrij voor uitloop.
Verstuur de teamindeling enkele dagen vóór de sportdag en druk op de dag zelf een deelnemerslijst en wedstrijdformulieren af. Zo kunnen teams ook zonder telefoon direct starten.
Controleer sportmaterialen minimaal één week vooraf. Tel onder meer ballen, pionnen, hesjes, fluitjes, stopwatches en reserveballen; een handpomp en reservemateriaal worden vaak te laat geregeld.
Plan per sportonderdeel minimaal één vrijwilliger en wijs daarnaast iemand aan voor de centrale coördinatie. Leg vooraf vast wie scores bijhoudt, omroept en bij een incident handelt.
Controleer de weersverwachting uiterlijk 48 uur vooraf en werk het slechtweerscenario uit. Neem in de plattegrond ook partytenten, tafels, buffettafels en een plek voor medische hulp op.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een sportdag organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Open het aanmeldformulier zodra het programma en de belangrijkste praktische informatie bekend zijn, meestal 6 tot 8 weken voor de sportdag.
Hoe maak ik een wedstrijdschema voor een sportdag?: Plan per sportonderdeel wedstrijden in blokken en reserveer minimaal 10 tot 15 minuten tussen blokken voor wisselen en uitloop. Werk het schema pas definitief uit nadat je het aantal deelnemers en teams kent.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een sportdag?: Reken op minimaal één vrijwilliger per gelijktijdig sportonderdeel, plus één centrale coördinator en één persoon voor registratie of EHBO-zaken. Bij vier onderdelen die tegelijk lopen heb je dus minstens 6 mensen nodig.
Wanneer moet ik catering en dieetwensen regelen voor een sportdag?: Verzamel dieetwensen tijdens de aanmelding en geef het definitieve aantal uiterlijk 7 tot 10 dagen vooraf door aan de catering. Controleer de bestelling opnieuw zodra de aanmeldingen sluiten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.