Journée sportive : la checklist pour tout organiser

Une journée sportive demande plus qu’un programme et quelques ballons. Il faut coordonner les disciplines, les inscriptions, les équipes, les bénévoles, le repas et le matériel, tout en prévoyant la météo et les urgences. Cette checklist de 71 tâches vous guide dans l’ordre, de la réservation du lieu aux documents du jour J. Elle vous aide aussi à repérer les oublis fréquents : autorisations, assurance, données médicales, fiches de match et solution de repli.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Établir le programme sportif
2 personnes
Choisir les disciplines sportives
2 personnes
Établir le programme de la compétition
2 personnes
Rédiger le règlement
2 personnes
Confirmer la réservation du lieu
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les équipes
2 personnes
Envoyer la répartition des équipes
Planifier les bénévoles
2 personnes
Créer une réservation de matériel
Commander le catering
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Préparer le scénario en cas de mauvais temps
2 personnes
Créer le plan
Imprimer la liste des participants
Imprimer les formulaires de compétition
Vérifier les données médicales
Faire les courses
3 personnes
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
Préparer les prix et les médailles
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Vérifier la sécurité du site
3 personnes
Tracer l'aménagement du terrain
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les tentes de fête
4 personnes
Aménager les stations sportives
6 personnes
Préparation de la table d'inscription
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
Tester le son
2 personnes
Installer des panneaux directionnels
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Expliquer les équipes et les règles
3 personnes
Animer l'échauffement
2 personnes
Encadrer les matchs de football
4 personnes
Encadrer les matchs de volley-ball
4 personnes
Encadrer les relais
3 personnes
Encadrer le tir à la corde
3 personnes
Servir les boissons de pause
3 personnes
Distribuer des fruits et des snacks
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Enregistrer les résultats
2 personnes
Fournir les premiers secours
2 personnes
Contrôler le matériel sportif entre-temps
2 personnes
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
Réapprovisionner le buffet du dîner
3 personnes
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
Encadrer les finales
4 personnes
Vérifier les scores finaux
2 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Faire les adieux et les annonces
2 personnes
Ramasser les déchets entre-temps
2 personnes

Suivi

Ranger le matériel sportif
5 personnes
Démanteler les terrains et les stations
5 personnes
Démonter les tentes et la décoration
4 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
Laisser le site propre
4 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes
Rassembler les objets perdus
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaisesqté 90
Tables de buffetqté 4
Tables pliantesqté 2

Matériel de sport

Ballons de footballqté 8
Ballons de volley-ballqté 6
Ballons de basketqté 6
Balles de tennisqté 30
Raquettes de tennisqté 12
Cônesqté 40
Disques de marquageqté 30
Giletsqté 40
Corde de tir à la cordeqté 2
Cordes à sauterqté 12
Témoins de relaisqté 12
Frisbeesqté 8
Pompes à mainqté 3
Ballons de rechangeqté 6
Siffletsqté 8
Chronomètresqté 6
Panneaux de scoreqté 8
Fiches de matchqté 100
Stylosqté 30
Médaillesqté 12
Gobeletsqté 3
Numéros de départqté 90
Couvertures de survieqté 8

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Lampes rechargeablesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Assiettes réutilisablesqté 100
Couverts réutilisablesqté 100
Pichets de serviceqté 8
Thermosqté 4

Cuisine

Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Tire-bouchonsqté 2
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2

Décoration

Drapeaux d’équipeqté 12
Panneau d’accueil
Panneaux de directionqté 10
Ballonsqté 100
Nappesqté 10

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes de pocheqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 4
Épongesqté 8
Brosses à vaisselleqté 4
Balaiqté 3
Pelle et balayetteqté 3
Serpillièresqté 3
Trousses de premiers secoursqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant d’ouvrir les inscriptions. Vérifiez ensuite les autorisations, l’assurance et les conditions d’accès afin de ne pas devoir modifier le programme après les premières réponses.
Fermez les inscriptions assez tôt pour répartir les équipes et recueillir les besoins alimentaires. Prévoyez un délai d’au moins 7 jours entre la clôture et l’envoi de la composition des équipes.
Ne comptez pas uniquement le matériel principal : ajoutez des ballons de rechange, des sifflets, des chronomètres, des stylos et des fiches de match. Contrôlez chaque discipline pendant la préparation, puis faites une dernière vérification la veille.
Préparez le fonctionnement des bénévoles par créneaux et attribuez clairement l’accueil, l’arbitrage, le chronométrage et le rangement. Une liste imprimée évite de chercher des remplaçants au dernier moment.
Consultez les prévisions météo plusieurs fois, notamment 72 heures puis 24 heures avant la journée. Définissez à l’avance quand activer le scénario de mauvais temps et où déplacer les activités, les tables et le catering.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour une journée sportive ?: Ouvrez-les environ 4 à 6 semaines avant l’événement, une fois la date, le lieu et les disciplines confirmés. Fixez la clôture au moins 7 jours avant afin de former les équipes et d’organiser le repas.
Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une journée sportive ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, vérifier les autorisations et l’assurance, commander le catering, recruter les bénévoles et préparer le matériel.
Quand vérifier la météo pour une journée sportive ?: Faites une première vérification 72 heures avant, puis une autre 24 heures avant le début. La décision concernant le scénario de mauvais temps doit être communiquée au plus tard la veille.
Que préparer la veille d’une journée sportive ?: Imprimez la liste des participants, les formulaires de compétition et les fiches de match, puis vérifiez les données médicales. Contrôlez aussi le matériel sportif, les numéros de départ, les médailles, les gobelets et le fonctionnement du microphone et des enceintes.

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