Organiza tu día deportivo paso a paso

Un día deportivo necesita más que reservar un campo y reunir balones. Hay que cerrar las pruebas, distribuir los equipos, preparar horarios y dejar claras las reglas antes de abrir las inscripciones. También conviene controlar permisos, seguro, datos médicos, voluntarios, catering y material de reserva. Esta checklist reúne 71 tareas y 63 elementos para que puedas avanzar en orden y evitar los olvidos que suelen aparecer la última semana.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Preparar el programa deportivo
2 personas
Elegir pruebas deportivas
2 personas
Elaborar el calendario de competición
2 personas
Redactar las reglas del juego
2 personas
Confirmar la reserva del recinto
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar equipos
2 personas
Enviar la distribución del equipo
Programar voluntarios
2 personas
Hacer la reserva de materiales
Pedir el catering
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Preparar el plan para mal tiempo
2 personas
Hacer el plano
Imprimir la lista de participantes
Imprimir los formularios de competición
Comprobar los datos médicos
Hacer la compra
3 personas
Comprobar el material deportivo
2 personas
Preparar los premios y medallas
Llevar materiales al lugar
3 personas
Comprobar la seguridad del recinto
3 personas
Trazar la distribución del campo
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar carpas
4 personas
Montar las estaciones deportivas
6 personas
Preparar la mesa de inscripción
2 personas
Preparar el buffet de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar los materiales de primeros auxilios
Probar el sonido
2 personas
Colocar señalizadores
2 personas

Evento

Recepción de participantes
4 personas
Explicar los equipos y las reglas
3 personas
Guiar el calentamiento
2 personas
Supervisar los partidos de fútbol
4 personas
Coordinar los partidos de voleibol
4 personas
Coordinar los relevos
3 personas
Dirigir el tira y afloja
3 personas
Servir bebidas del descanso
3 personas
Repartir fruta y snacks
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Registrar los resultados
2 personas
Prestar primeros auxilios
2 personas
Comprobar el material deportivo entre rondas
2 personas
Abrir el bufé de la cena
3 personas
Reponer el buffet de cena
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Acompañar las finales
4 personas
Comprobar las clasificaciones finales
2 personas
Entregar premios
3 personas
Despedida y avisos
2 personas
Recoger la basura durante el evento
2 personas

Seguimiento

Recoger el material deportivo
5 personas
Desmontar los campos y estaciones
5 personas
Desmontar las carpas y la decoración
4 personas
Volver a colocar las mesas y sillas
4 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Limpiar la cocina
3 personas
Lavar la vajilla y el material
3 personas
Dejar el recinto limpio
4 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar las compras sobrantes
2 personas
Recoger objetos perdidos
Entregar la ubicación
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesascant. 10
Sillascant. 90
Mesas de buffetcant. 4
Mesas plegablescant. 2

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 8
Balones de voleibolcant. 6
Balones de baloncestocant. 6
Pelotas de teniscant. 30
Raquetas de teniscant. 12
Conoscant. 40
Discos de marcajecant. 30
Chalecoscant. 40
Cuerda para tira y aflojacant. 2
Cuerdas para saltarcant. 12
Testigos de relevocant. 12
Frisbeescant. 8
Bombeadores manualescant. 3
Pelotas de repuestocant. 6
Silbatoscant. 8
Cronómetroscant. 6
Marcadorescant. 8
Formularios de competicióncant. 100
Bolígrafoscant. 30
Medallascant. 12
Vasoscant. 3
Dorsalescant. 90
Mantas de emergenciacant. 8

Equipo

Altavoces portátilescant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Lámparas recargablescant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 120
Platos reutilizablescant. 100
Cubiertos reutilizablescant. 100
Jarras para servircant. 8
Termoscant. 4

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Sacacorchoscant. 2
Teterascant. 2
Máquinas de cafécant. 2

Decoración

Banderas del equipocant. 12
Cartel de bienvenida
Señales de rutacant. 10
Globoscant. 100
Mantelescant. 10

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Linternascant. 6

Limpieza

Papeleracant. 8
Cuboscant. 4
Esponjascant. 8
Cepillos para fregarcant. 4
Escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 3
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el recinto y los permisos antes de enviar invitaciones: deja al menos 6 semanas para resolver cambios y confirmar el seguro.
Define las pruebas, las reglas y el calendario antes de asignar equipos. Envía la distribución de los equipos entre 7 y 10 días antes para que los participantes puedan prepararse.
Reserva con antelación el material que limita la actividad, como balones, conos, chalecos, cronómetros y marcadores. Ten al menos una pelota de repuesto por disciplina y varios silbatos para los responsables.
Recoge las preferencias dietéticas junto con la inscripción y confirma el catering 7 días antes. Calcula las raciones con la lista cerrada de participantes, no con una estimación inicial.
Comprueba la previsión meteorológica 72 horas antes y activa el plan para mal tiempo. Lleva preparado el plano, la lista de participantes, los formularios de competición y los datos médicos para que la jornada no dependa de un solo coordinador.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un día deportivo?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Así puedes confirmar el recinto, permisos y seguro, abrir las inscripciones, reservar material y programar a los voluntarios sin trabajar con plazos demasiado ajustados.
¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones para un día deportivo?: Cierra el formulario entre 10 y 14 días antes. Necesitas ese margen para asignar equipos, recoger preferencias dietéticas, imprimir dorsales y formularios, y enviar la distribución definitiva.
¿Qué material deportivo hace falta para un día deportivo?: Prepara el material de cada prueba y añade repuestos: balones, conos, discos de marcaje, chalecos, silbatos, cronómetros y marcadores. Reserva también formularios, bolígrafos, medallas y al menos una pelota de repuesto por disciplina.
¿Cuándo hay que preparar el plan por lluvia?: Define una alternativa al menos una semana antes y revisa la previsión 72 horas antes. Comunica el plan final a participantes, voluntarios y responsables del recinto en cuanto tomes la decisión.

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