Checklist voor een sportclubrommelmarkt organiseren

Een sportclubrommelmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen tafels neerzetten. Je regelt vooraf de marktregels, verkoopplekken, deelnemers en vrijwilligers, en zorgt dat bezoekers de weg vinden. Vooral standnummers, een actuele plattegrond, betaalmogelijkheden en stroom voor koffieapparaten worden snel te laat geregeld. Gebruik deze checklist om van bevestiging van datum en locatie naar een gecontroleerde opening te werken. Controleer vlak voor de markt ook het weer, de materialen en de aanwezigheid van alle deelnemers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Marktregels vastleggen
2 personen
Reserveringen maken
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Verkoopplekken indelen
2 personen
Deelnemersformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie op sociale media plaatsen
Posters verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemers bevestigen
2 personen
Standnummers toewijzen
2 personen
Plattegrond delen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Weersverwachting controleren
Deelnemers herinneren
Contant geld voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Koffievoorraad klaarzetten

Event

Locatie openen
2 personen
Terrein controleren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Verkoopvakken markeren
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Stroom en verlichting aansluiten
2 personen
Kassa inrichten
2 personen
Prijslijsten klaarleggen
2 personen
Eet- en drinkpunt inrichten
3 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
Verkopers ontvangen
3 personen
Standplaatsen aanwijzen
3 personen
Verkopers helpen opbouwen
4 personen
Koffie en thee zetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Entree en kassa bemannen
2 personen
Verkoopkramen begeleiden
2 personen
Dranken serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Toiletten tussendoor controleren
Kassa afsluiten
2 personen
Verkopers uitchecken
3 personen
Niet-verkochte spullen verzamelen
4 personen

Nazorg

Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Servies en materialen reinigen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 20
Klapstoelenaantal 40
Kledingrekkenaantal 6
Klapbare verkoopkramenaantal 4
Afzetpalenaantal 12
Transportkarrenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Keukenmessenaantal 2

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Mobiele pinautomaat
Kassa
Portofoonsaantal 4
Handmicrofoon

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Decoratie

Bewegwijzerbordenaantal 10
Standnummerbordenaantal 40
Klembordenaantal 6
Markeerstiftenaantal 12
Plakbandrollenaantal 8
Touwrollenaantal 4
Prikkersaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Sportmateriaal

Afzetlintaantal 4
Verkeerskegelsaantal 12
EHBO-koffer

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de verkoopplekken ruim vóór de markt vast en geef iedere deelnemer een standnummer. Deel de plattegrond tegelijk met de bevestiging, zodat deelnemers weten waar ze moeten lossen en opbouwen.
Regel vergunningen, verzekering en marktregels voordat je uitnodigingen verstuurt. Zet ook meteen vast wat wel en niet verkocht mag worden en hoe deelnemers zich aanmelden.
Plan vrijwilligers per taak en tijdstip: openen, terrein controleren, deelnemers ontvangen, koffie verzorgen en afsluiten. Houd daarnaast portofoons of een andere directe communicatiemogelijkheid beschikbaar voor de coördinatie.
Controleer de stroomvoorziening vóór de opbouw. Tel verlengkabels en stekkerdozen, test koffiezetapparaten en waterkokers en leg ledlampen klaar als delen van het terrein minder goed verlicht zijn.
Bereid contant geld en betaalmogelijkheden uiterlijk de dag ervoor voor. Zet herbruikbare bekers, koffiekopjes, thermoskannen en koelboxen klaar en herinner deelnemers kort voor de markt aan hun standnummer en starttijd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een sportclubrommelmarkt organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, marktregels en vergunningen. Verstuur uitnodigingen en open de aanmeldingen daarna, zodat je ongeveer 2 weken voor de markt de deelnemers en standnummers kunt bevestigen.
Hoeveel verkoopplekken kan ik op een sportclubrommelmarkt indelen?: Dat hangt af van de beschikbare ruimte en de looproutes, maar plan per plek genoeg ruimte voor een tafel of kraam plus toegang voor bezoekers. Maak uiterlijk 2 weken vooraf een plattegrond en controleer die bij de terreininspectie opnieuw.
Wanneer moet ik vrijwilligers voor de rommelmarkt indelen?: Maak de eerste indeling ongeveer 3 weken vooraf en bevestig ieders taak en tijdstip uiterlijk 1 week vooraf. Reserveer minstens één persoon voor openen en terreincontrole en één aanspreekpunt voor deelnemers tijdens de markt.
Wat moet ik de dag voor een sportclubrommelmarkt klaarzetten?: Controleer materialen, betaalmiddelen, standnummerborden, bewegwijzering en verlengkabels en zet koffie- en koelmaterialen gegroepeerd klaar. Doe dit uiterlijk de avond ervoor, zodat je op de marktdag alleen nog hoeft te openen, uit te zetten en het terrein te controleren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.