Checklist para organizar un mercadillo del club deportivo
Un mercadillo del club deportivo necesita más que mesas y vendedores: hay que cerrar el lugar, comprobar permisos y seguro, organizar los puestos y coordinar a los voluntarios. Esta checklist reúne las tareas en el orden en que conviene hacerlas, desde la fecha y el formulario de inscripción hasta la revisión del recinto. También te ayuda a evitar olvidos habituales, como compartir tarde el plano de los puestos, enfriar las bebidas o preparar suficiente efectivo y medios de pago.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Establecer las normas del mercado
2 personas
Hacer reservas
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Distribuir los puestos de venta
2 personas
Crear el formulario de participantes
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar promoción en redes sociales
Distribuir carteles
3 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar participantes
2 personas
Asignar números de stand
2 personas
Compartir el plano
Asignar voluntarios
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Recordar a los participantes
Preparar efectivo
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar el suministro de café
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Inspeccionar el recinto
2 personas
Montar mesas y sillas
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Marcar los puestos de venta
2 personas
Colocar la señalización
2 personas
Conectar la electricidad y la iluminación
2 personas
Preparar la caja
2 personas
Preparar las listas de precios
2 personas
Montar el punto de comida y bebida
3 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Comprobar los baños
Recibir a los vendedores
3 personas
Asignar espacios de stand
3 personas
Ayudar a los vendedores a montar
4 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar los aperitivos
2 personas
Atender la entrada y la taquilla
2 personas
Coordinar los puestos de venta
2 personas
Servir las bebidas
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer aperitivos
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Comprobar los baños entre medias
Cerrar la caja
2 personas
Registrar la salida de los vendedores
3 personas
Recoger los artículos no vendidos
4 personas
Seguimiento
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Limpiar la vajilla y los materiales
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Llevar la basura
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar las compras sobrantes
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas plegablescant. 20
- Sillas plegablescant. 40
- Percheroscant. 6
- Puestos de venta plegablescant. 4
- Postes separadorescant. 12
- Carros de transportecant. 2
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Cucharonescant. 6
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de servircant. 8
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
- Cuchillos de cocinacant. 2
Equipo
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Terminal de pago móvil
- Caja registradora
- Walkie-talkiescant. 4
- Micrófono de mano
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 4
Decoración
- Paneles de señalizacióncant. 10
- Carteles con número de standcant. 40
- Portapapelescant. 6
- Rotuladores fosforescentescant. 12
- Rollos de cinta adhesivacant. 8
- Rollos de cuerdacant. 4
- Pinchoscant. 2
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Sets de escobacant. 3
- Aspiradora
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 3
- Guantes de limpiezacant. 6
Material deportivo
- Cinta de balizamientocant. 4
- Conos de tráficocant. 12
- Botiquín de primeros auxilios
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, la ubicación, las normas, los permisos y el seguro antes de abrir las inscripciones. Así no tendrás que cambiar las condiciones después de recibir respuestas de los participantes.
- Envía el formulario con una fecha límite clara y confirma a cada participante. Asigna los números de puesto y comparte el plano al menos 3 días antes para reducir preguntas y cambios de última hora.
- Calcula un voluntario por cada zona que necesite atención y entrega los walkie-talkies antes de abrir. Deja también por escrito quién inspecciona el recinto, quién recibe a los vendedores y quién resuelve incidencias.
- Comprueba el pronóstico 48 horas antes y vuelve a revisarlo la víspera. Las carpas, las lámparas LED, los alargadores y las regletas deben estar listos antes de abrir la ubicación, no durante el montaje.
- Prepara con antelación el café, las bebidas y el servicio: enfría las bebidas la víspera y revisa vasos reutilizables, tazas, platos, cubiertos, bandejas y termos antes de cargar el material.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercadillo del club deportivo?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva la ubicación y comprueba permisos y seguro al principio; deja la confirmación final de participantes, el plano y los recordatorios para la última semana.
- ¿Cuándo debo cerrar las inscripciones del mercadillo?
- Cierra el formulario entre 7 y 10 días antes del evento. Necesitas ese margen para confirmar participantes, asignar números de puesto, distribuir voluntarios y compartir el plano.
- ¿Cuándo hay que revisar el material y preparar las bebidas?
- Haz una revisión completa del material 2 o 3 días antes. Enfría las bebidas y prepara el suministro de café la víspera, para que el día del mercadillo solo tengas que cargarlo y colocarlo.
- ¿Qué se debe comprobar el mismo día del mercadillo?
- Abre la ubicación con al menos 2 horas de margen. Inspecciona el recinto, comprueba puestos, señalización, cables, iluminación, caja y terminal de pago antes de recibir a los participantes.
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