Zo organiseer je een sportclinic zonder verrassingen

Begin met een programma waarin de sportonderdelen, duur en groepsgrootte vaststaan. Reserveer daarna de locatie en leg trainers en begeleiders vast, zodat je weet hoeveel stations en materialen nodig zijn. Regel aanmeldingen, dieetwensen en groepsindeling ruim vóór de clinic. In de laatste week draait het om bevestigen, het weer controleren en de sportstations praktisch klaarzetten. Op de dag zelf moet vooral de overgang tussen ontvangst, warming-up, onderdelen en pauzes soepel verlopen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Programma en sportonderdelen vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Trainers en begeleiders vastleggen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Deelnemers bevestigen
8
Sportgroepen indelen
2 personen
9
Programma naar deelnemers sturen
10
Weersverwachting controleren
11
Alternatieve binnenruimte bevestigen
12
Sportmateriaal controleren
2 personen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Materialen naar locatie brengen
3 personen
15
Deelnemerslijst en badges maken
2 personen
16
Sportstations voorbereiden
3 personen
17
Snacks en lunch voorbereiden
3 personen
18
Koelboxen vullen
2 personen

Event

19
Locatie openen
2 personen
20
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
21
Sportvelden uitzetten
4 personen
22
Sportmateriaal per station klaarleggen
3 personen
23
Inschrijftafel inrichten
2 personen
24
Dranken en snacks klaarzetten
3 personen
25
Trainers en vrijwilligers instrueren
2 personen
26
Deelnemers ontvangen
3 personen
27
Opening en veiligheidsuitleg geven
2 personen
28
Warming-up begeleiden
3 personen
29
Eerste sportblok begeleiden
6 personen
30
Dranken bijvullen
2 personen
31
Pauzesnacks uitdelen
2 personen
32
Tweede sportblok begeleiden
6 personen
33
Sportmateriaal veilig controleren
2 personen
34
Broodmaaltijd serveren
4 personen
35
Derde sportblok begeleiden
6 personen
36
Afsluitende cooling-down begeleiden
3 personen
37
Afsluiting en bedankje verzorgen
2 personen
38
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

39
Sportmateriaal verzamelen
4 personen
40
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
41
Servies afwassen
3 personen
42
Afval verzamelen
2 personen
43
Locatie schoonmaken
4 personen
44
Materialen terugbrengen
3 personen
45
Geleende materialen retourneren
2 personen
46
Gevonden voorwerpen afhandelen
47
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 50
Bankenaantal 4
Kledingrekkenaantal 2

Sportmateriaal

Sportkegelsaantal 40
Veldmarkeringenaantal 30
Trainingsballenaantal 20
Pionnenstokkenaantal 12
Agilityladdersaantal 4
Springtouwenaantal 20
Weerstandsbandenaantal 20
Fitnessmattenaantal 25
Sporthesjesaantal 40
Opbergbakkenaantal 6
Handpompaantal 2
EHBO-kit
Fluitjesaantal 6
Stopwatchesaantal 4

Apparatuur

Draagbare speaker
Megafoon
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbaar bestekaantal 60
Serveerbladenaantal 6

Catering

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Uitdeelkommenaantal 8
Boodschappen

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezemsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Decoratie

Naamstickersaantal 60
Permanente markersaantal 10
Programmabordenaantal 6

Tips

Plan per sportstation een vaste tijd en houd rekening met wisselen. Met meerdere groepen voorkom je opstoppingen als je 5 tot 10 minuten per ronde reserveert voor uitleg en verplaatsing.
Stuur het programma uiterlijk 3 dagen vooraf naar deelnemers. Vermeld daarin de starttijd, kleding, aankomstplek, groepsindeling en wat er gebeurt bij regen.
Controleer het sportmateriaal minimaal 1 dag vooraf per station. Leg kegels, veldmarkeringen, ballen, pionnenstokken en andere materialen alvast per onderdeel in een aparte opbergbak.
Maak de ontvangsttafel vóór de eerste deelnemer open gaat compleet. Leg deelnemerslijst, badges, pennen en groepsinformatie klaar en wijs minstens 1 persoon aan voor inschrijving en vragen.
Regel de catering op basis van het tijdschema, niet pas tijdens de clinic. Zet water klaar bij de stations, vul koelboxen vooraf en houd snacks en lunch apart van het sportmateriaal zodat uitdelen snel kan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een sportclinic meestal?: Reken voor een sportclinic met meerdere onderdelen op 2 tot 4 uur, inclusief ontvangst en pauze. Plan per sportstation ongeveer 20 tot 30 minuten en reserveer 5 tot 10 minuten voor wisselen.
Hoeveel trainers heb je nodig voor een sportclinic?: Houd ongeveer 1 trainer of begeleider aan per 8 tot 12 deelnemers bij actieve stations. Bij groepen groter dan 24 personen zijn meestal minimaal 3 begeleiders nodig om uitleg, veiligheid en doorstroming tegelijk te bewaken.
Wanneer moet je deelnemers voor een sportclinic bevestigen?: Verzamel aanmeldingen tot ongeveer 2 weken vooraf en bevestig deelnemers uiterlijk 5 tot 7 dagen voor de clinic. Dan kun je sportgroepen, badges, catering en materiaalhoeveelheden nog aanpassen.
Wanneer controleer je het weer voor een sportclinic buiten?: Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Bevestig uiterlijk 1 dag vooraf de alternatieve binnenruimte, zodat deelnemers en trainers direct weten waar ze terechtkunnen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.