Eine Sportclinic Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Sportclinic entscheidet nicht nur das Sportprogramm über den Ablauf. Du musst Teilnehmende anmelden, Gruppen sinnvoll einteilen, Material je Station vorbereiten und Verpflegung sowie Wetterausweichplan rechtzeitig festlegen. Beginne mit Termin, Ort und Sportteilen und arbeite dich dann über Trainer, Anmeldungen und Logistik bis zum Veranstaltungstag vor. Plane am Ende mindestens 60 Minuten für Aufbau und Einweisung ein.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Programm und Sportteile festlegen
2 Personen
- 2
Location reservieren
- 3
Trainer und Betreuer festlegen
2 Personen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Anmeldungen bearbeiten
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Teilnehmer bestätigen
- 8
Sportgruppen einteilen
2 Personen
- 9
Programm an Teilnehmer senden
- 10
Wettervorhersage prüfen
- 11
Alternative Innenräume bestätigen
- 12
Sportmaterial prüfen
2 Personen
- 13
Einkaufen gehen
2 Personen
- 14
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
- 15
Teilnehmerliste und Ausweise erstellen
2 Personen
- 16
Sportstationen vorbereiten
3 Personen
- 17
Snacks und Mittagessen vorbereiten
3 Personen
- 18
Kühlboxen füllen
2 Personen
Event
- 19
Location öffnen
2 Personen
- 20
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 21
Sportplätze abstecken
4 Personen
- 22
Sportmaterial pro Station bereitlegen
3 Personen
- 23
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
- 24
Getränke und Snacks bereitstellen
3 Personen
- 25
Trainer und Freiwillige instruieren
2 Personen
- 26
Teilnehmende empfangen
3 Personen
- 27
Eröffnung und Sicherheitseinweisung geben
2 Personen
- 28
Aufwärmen betreuen
3 Personen
- 29
Ersten Sportblock betreuen
6 Personen
- 30
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 31
Pausensnacks verteilen
2 Personen
- 32
Zweiten Sportblock betreuen
6 Personen
- 33
Sportmaterial sicher überprüfen
2 Personen
- 34
Brotmahlzeit servieren
4 Personen
- 35
Dritten Sportblock betreuen
6 Personen
- 36
Abschließende Cool-down-Session anleiten
3 Personen
- 37
Abschluss und Dankeswort gestalten
2 Personen
- 38
Teilnehmer auschecken
2 Personen
Nachbereitung
- 39
Sportgeräte sammeln
4 Personen
- 40
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 41
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 42
Abfall sammeln
2 Personen
- 43
Location reinigen
4 Personen
- 44
Materialien zurückbringen
3 Personen
- 45
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 46
Fundsachen bearbeiten
- 47
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 6
- StühleAnz. 50
- BänkeAnz. 4
- KleiderständerAnz. 2
Sportmaterial
- SportkegelAnz. 40
- FeldmarkierungenAnz. 30
- TrainingsbälleAnz. 20
- PionenstangenAnz. 12
- AgilityleiternAnz. 4
- SpringseileAnz. 20
- WiderstandsbänderAnz. 20
- FitnessmattenAnz. 25
- SportwestenAnz. 40
- AufbewahrungsboxenAnz. 6
- HandpumpeAnz. 2
- Erste-Hilfe-Set
- PfeifenAnz. 6
- StoppuhrenAnz. 4
Ausstattung
- Tragbarer Lautsprecher
- Megafon
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 60
- Mehrweg-TellerAnz. 60
- Wiederverwendbares BesteckAnz. 60
- ServiertablettsAnz. 6
Catering
- KühlboxenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 4
- WasserkannenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
- AusgabeschalenAnz. 8
- Einkäufe
Reinigung
- EimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
Dekoration
- NamensaufkleberAnz. 60
- PermanentmarkerAnz. 10
- ProgrammschilderAnz. 6
Tipps
- Lege zuerst das Programm und die Sportteile fest. Plane pro Sportstation etwa 15 bis 20 Minuten und teile die Teilnehmenden danach in gleich große Gruppen ein, statt die Gruppen schon bei der Einladung endgültig festzulegen.
- Bestätige den Ort und die Innenalternative spätestens 14 Tage vorher. Bei einer Outdoor-Sportclinic prüfst du die Wettervorhersage erneut 48 Stunden vor Beginn und informierst die Teilnehmenden sofort über Änderungen.
- Bereite das Sportmaterial stationenweise vor: Bälle, Kegel, Markierungen, Leitern, Matten und Bänder kommen in beschriftete Aufbewahrungsboxen. So verliert das Betreuungsteam beim Wechsel keine Zeit mit Suchen.
- Erfasse Ernährungswünsche bereits bei der Anmeldung und schließe die Einkaufsliste 3 bis 4 Tage vorher ab. Rechne für jede teilnehmende Person mindestens 1 Liter Wasser für die Clinic ein und stelle zusätzlich Trinkgefäße an den Stationen bereit.
- Öffne den Veranstaltungsort mindestens 60 Minuten vor dem Start. Richte zuerst Anmeldetisch, Teilnehmerliste und Ausweise ein, danach Tische, Stühle, Sportflächen und Material; instruiere Trainer und Freiwillige spätestens 20 Minuten vor Beginn.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man eine Sportclinic organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Ort und Programm. Trainer, Betreuung und Einladungen sollten spätestens 4 Wochen vor der Clinic feststehen.
- Wie viele Sportstationen braucht eine Sportclinic?
- Plane ungefähr eine Station pro 8 bis 12 Teilnehmende, wenn mehrere Übungen parallel stattfinden. Für jede Station solltest du 15 bis 20 Minuten inklusive Wechsel einrechnen.
- Wie viel Wasser braucht man für eine Sportclinic?
- Rechne mindestens 1 Liter Wasser pro Person für die gesamte Clinic ein, bei Hitze mehr. Stelle Wasser bereits zum Start bereit und fülle Kühlboxen oder Wasserkannen vor dem Aufbau.
- Wann soll man die Sportgruppen einteilen?
- Teile die Gruppen nach Ende der Anmeldefrist ein, etwa 7 Tage vor der Veranstaltung. Schicke das Programm und die Gruppeneinteilung spätestens 2 bis 3 Tage vorher an alle Teilnehmenden.
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