Zo organiseer je een sponsorloop zonder verrassingen

Begin een sponsorloop niet met de inschrijving, maar met de datum, route en benodigde toestemming. Controleer daarna de veiligheid van het parcours en leg start- en finishlocatie vast. Zodra de basis staat, kun je deelnemers werven, sponsorformulieren verspreiden en vrijwilligers indelen. In de laatste weken draait alles om aantallen, routeposten, EHBO, startgroepen en duidelijke informatie. Zo voorkom je dat belangrijke zaken pas op de wedstrijddag worden ontdekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Vergunningen en meldingen controleren
3
Route op veiligheid controleren
2 personen
4
Start- en finishlocatie vastleggen
2 personen
5
Deelnemersdoelgroep bepalen
2 personen
6
Sponsorformulieren opstellen
2 personen
7
Inschrijfformulier publiceren
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Scholen en verenigingen benaderen
2 personen
10
Vrijwilligers werven
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Startgroepen indelen
2 personen
14
Vrijwilligersfuncties verdelen
2 personen
15
Routeposten bepalen
2 personen
16
Verkeersbegeleiders instrueren
2 personen
17
EHBO-bezetting vastleggen
18
Reservering dranghekken maken
19
Reservering geluidsapparatuur maken
20
Startnummers ontwerpen
21
Routekaarten afdrukken
22
Sponsorbedragen controleren
2 personen
23
Prijzen en medailles bestellen
24
Deelnemersinformatie versturen
25
Weersverwachting controleren
26
Boodschappen doen
3 personen
27
Startnummers sorteren
2 personen
28
Sponsorformulieren klaarleggen
2 personen
29
Routeposten voorbereiden
3 personen
30
Vrijwilligerspakket samenstellen
2 personen

Event

31
Locatie openen
2 personen
32
Partytenten opbouwen
4 personen
33
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
34
Start- en finishboog plaatsen
3 personen
35
Dranghekken bij start plaatsen
4 personen
36
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
37
Routepijlen ophangen
4 personen
38
Routeposten bemannen
8 personen
39
Inschrijftafel inrichten
2 personen
40
Startnummers klaarleggen
2 personen
41
Waterpunten inrichten
3 personen
42
EHBO-tafel inrichten
2 personen
43
Deelnemers registreren
4 personen
44
Startnummers uitdelen
3 personen
45
Sponsorformulieren uitdelen
2 personen
46
Deelnemers naar start begeleiden
3 personen
47
Welkomstwoord houden
48
Startschot geven
49
Deelnemers onderweg begeleiden
8 personen
50
Finishregistratie bijhouden
3 personen
51
Water uitdelen
3 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Fruit en snacks serveren
3 personen
54
Muziek en omroep verzorgen
2 personen
55
Prijzen uitreiken
2 personen
56
Sponsorformulieren innemen
2 personen
57
Deelnemers informeren over betaling
2 personen
58
Avondcatering klaarzetten
3 personen
59
Broodjes en soep serveren
4 personen
60
Koffie en thee serveren
2 personen
61
Dranken bijvullen
2 personen
62
Afvalbakken legen
2 personen
63
Eindmededeling verzorgen
64
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen

Nazorg

65
Routepijlen verwijderen
4 personen
66
Dranghekken afbreken
4 personen
67
Partytenten afbreken
4 personen
68
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
69
Servies afwassen
3 personen
70
Locatie schoonmaken
4 personen
71
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
72
Geleende materialen retourneren
2 personen
73
Sponsorbedragen verwerken
2 personen
74
Betalingsherinneringen versturen
75
Donatieopbrengst overboeken
2 personen
76
Bedankbericht versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 30
Statafelsaantal 4
Dranghekkenaantal 20
Startboog
Finishboog
Koelboxenaantal 6

Sportmateriaal

Verkeerskegelsaantal 30
Routepijlenaantal 40
Startnummersaantal 150
Veiligheidshesjesaantal 20
Stopwatchesaantal 4
Fluitjesaantal 10
Sportmedaillesaantal 120
Prijzenbekersaantal 6
Klembordenaantal 12
Pennenaantal 40
Markeerstiftenaantal 12
Routekaartenaantal 30
EHBO-koffersaantal 2
IJscompressenaantal 12
Reddingsdekensaantal 6

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 6

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Bordenaantal 200
Besteksetsaantal 200
Koffiekopjesaantal 100
Soeplepelsaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 100
Pijlbordenaantal 12
Informatiebordenaantal 8
Sponsorbordenaantal 20

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Afvalzakhoudersaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route minimaal 8 weken vooraf vast en controleer kruisingen, smalle passages en drukke punten lopend. Bepaal daarna waar routepijlen, verkeerskegels en routeposten nodig zijn.
Controleer direct na het kiezen van datum en route welke vergunningen of meldingen nodig zijn. Regel dranghekken en verkeersbegeleiders niet pas in de laatste week; beschikbaarheid kan dan beperkt zijn.
Open de inschrijving zodra startlocatie, finishlocatie en sponsorformulieren klaar zijn. Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen vooraf, inclusief starttijd, route, startnummer en wat zij op de dag zelf moeten doen.
Maak ongeveer 2 weken vooraf een vrijwilligersrooster met routeposten, verkeersbegeleiding, start, finish en EHBO. Geef verkeersbegeleiders en routeposten een korte instructie en een routekaart, zodat niemand op eigen inzicht hoeft te handelen.
Controleer 24 uur vooraf de weersverwachting en test geluidsinstallatie, draadloze microfoons en stopwatches. Leg startnummers, medailles, prijzen, EHBO-koffers, ijscompressen en reddingsdekens per functie klaar in plaats van alles op één centrale tafel te leggen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een sponsorloop organiseren?: Begin minimaal 8 tot 10 weken vooraf met datum, route, vergunningen en start- en finishlocatie. Plan de inschrijving en sponsorwerving daarna, zodat je in de laatste 2 weken alleen nog aantallen, vrijwilligers en uitvoering hoeft te controleren.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een sponsorloop?: Reken minimaal één begeleider per routepost en extra mensen voor start, finish, inschrijving en EHBO. Maak de definitieve indeling zodra het aantal deelnemers en de routeposten bekend zijn, bij voorkeur 2 weken voor de loop.
Wat moet je regelen voor de veiligheid van een sponsorloop?: Controleer de route vooraf en regel de vereiste vergunningen of meldingen. Zorg op de wedstrijddag voor routepijlen, verkeerskegels, veiligheidshesjes, geïnstrueerde verkeersbegeleiders en een vastgelegde EHBO-bezetting.
Wanneer deel je deelnemers in startgroepen in?: Deel startgroepen uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf in, nadat je de aanmeldingen hebt verwerkt. Stuur daarna de starttijd en het startnummer door, zodat deelnemers niet allemaal tegelijk bij de startboog staan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.