Organiser une course caritative sans rien laisser au hasard

Une course caritative se prépare dans un ordre précis : le parcours et les autorisations d’abord, puis les inscriptions, les bénévoles et la logistique du jour J. Commencez par fixer la date, le départ, l’arrivée et l’itinéraire avant de contacter les participants ou les sponsors. La sécurité doit être validée assez tôt pour réserver les barrières, organiser les postes et prévoir les secours. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, la répartition des départs et les informations envoyées aux inscrits.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Vérifier les autorisations et les déclarations
3
Vérifier la sécurité du parcours
2 personnes
4
Définir le lieu de départ et d'arrivée
2 personnes
5
Définir le public cible des participants
2 personnes
6
Préparer les formulaires de sponsoring
2 personnes
7
Publier le formulaire d'inscription
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Contacter les écoles et les associations
2 personnes
10
Recruter des bénévoles
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Répartir les groupes de départ
2 personnes
14
Répartir les rôles des bénévoles
2 personnes
15
Définir les postes de parcours
2 personnes
16
Briefer les agents de circulation
2 personnes
17
Assurer la présence des secours
18
Réserver des barrières de sécurité
19
Faire une réservation de matériel sonore
20
Concevoir les dossards
21
Imprimer les cartes d'itinéraire
22
Vérifier les montants des sponsors
2 personnes
23
Commander les prix et médailles
24
Envoyer les informations aux participants
25
Vérifier les prévisions météo
26
Faire les courses
3 personnes
27
Trier les dossards
2 personnes
28
Préparer les formulaires de sponsoring
2 personnes
29
Préparer les postes de contrôle du parcours
3 personnes
30
Préparer le kit des bénévoles
2 personnes

Événement

31
Ouvrir le lieu
2 personnes
32
Monter les tentes de réception
4 personnes
33
Installer les tables et les chaises
4 personnes
34
Installer l’arche de départ et d’arrivée
3 personnes
35
Installer les barrières de sécurité au départ
4 personnes
36
Raccorder la sonorisation
2 personnes
37
Suspendre les flèches d’orientation
4 personnes
38
Doter les postes du parcours en personnel
8 personnes
39
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
40
Préparer les dossards
2 personnes
41
Installer des points d'eau
3 personnes
42
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
43
Enregistrer les participants
4 personnes
44
Distribuer les dossards
3 personnes
45
Distribuer les formulaires de sponsoring
2 personnes
46
Accompagner les participants au départ
3 personnes
47
Prononcer le mot de bienvenue
48
Donner le coup d’envoi
49
Accompagner les participants en route
8 personnes
50
Tenir le suivi des arrivées
3 personnes
51
Distribuer de l'eau
3 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Servir les fruits et les en-cas
3 personnes
54
Assurer la musique et les annonces
2 personnes
55
Remettre les prix
2 personnes
56
Récupérer les formulaires de sponsor
2 personnes
57
Informer les participants du paiement
2 personnes
58
Mettre en place le service du soir
3 personnes
59
Servir des sandwichs et de la soupe
4 personnes
60
Servir le café et le thé
2 personnes
61
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
62
Vider les poubelles
2 personnes
63
Assurer le message de clôture
64
Éteindre le matériel sonore
2 personnes

Suivi

65
Retirer les flèches d’itinéraire
4 personnes
66
Démonter les barrières de sécurité
4 personnes
67
Démonter les tentes de fête
4 personnes
68
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
69
Faire la vaisselle
3 personnes
70
Nettoyer le lieu
4 personnes
71
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
72
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
73
Traiter les montants des sponsors
2 personnes
74
Envoyer des rappels de paiement
75
Transférer le montant des dons
2 personnes
76
Envoyer un message de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaisesqté 30
Tables hautesqté 4
Barrières de fouleqté 20
Arche de départ
Arche d'arrivée
Glacièresqté 6

Matériel de sport

Cônes de signalisationqté 30
Flèches de directionqté 40
Numéros de départqté 150
Gilets de sécuritéqté 20
Chronomètresqté 4
Siffletsqté 10
Médailles sportivesqté 120
Coupes de prixqté 6
Presse-papiersqté 12
Stylosqté 40
Marqueursqté 12
Cartes d'itinéraireqté 30
Trousses de premiers secoursqté 2
Poches de glaceqté 12
Couvertures de survieqté 6

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 6

Cuisine

Thermosqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Assiettesqté 200
Couvertsqté 200
Tasses à caféqté 100
Louches à soupeqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 100
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux d'informationqté 8
Panneaux de sponsorqté 20

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 10
Supports de sacs poubelleqté 10

Catering

Courses

Conseils

Validez le parcours et les autorisations au moins 8 semaines avant la course. Vérifiez les traversées, les zones étroites et les points où des agents de circulation devront être présents.
Ouvrez les inscriptions dès que le parcours est confirmé et demandez immédiatement les besoins alimentaires. Répartissez ensuite les participants par groupes de départ plutôt que de tout gérer le matin même.
Prévoyez un bénévole par poste sensible, avec un gilet de sécurité, un sifflet et un plan d’itinéraire. Faites un briefing collectif 30 à 45 minutes avant l’arrivée du premier participant.
Réservez tôt les barrières, les tentes, la sonorisation et les arches de départ et d’arrivée. Testez les microphones, les haut-parleurs, les rallonges et les batteries avant l’ouverture du site.
Envoyez les informations pratiques 5 à 7 jours avant l’événement : horaire, lieu, accès, groupe de départ, itinéraire et consignes. Vérifiez aussi la météo 48 heures avant afin d’adapter l’accueil et le matériel de sécurité.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course caritative ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet d’obtenir les autorisations, confirmer le parcours, recruter les bénévoles, ouvrir les inscriptions et réserver le matériel.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour une course caritative ?: Ouvrez-les dès que la date, le parcours et les conditions de participation sont validés, généralement 6 à 8 semaines avant la course. Fixez une date limite environ 7 jours avant l’événement pour traiter les groupes et les besoins alimentaires.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une course ?: Prévoyez au minimum un bénévole pour chaque poste de parcours, plus une équipe pour les inscriptions, l’arrivée, le ravitaillement et l’accueil. Pour une petite course, comptez souvent 10 à 15 bénévoles, selon le nombre de points à surveiller.
Quand faut-il envoyer les informations aux participants ?: Envoyez un premier message dès l’inscription, puis un récapitulatif complet 5 à 7 jours avant le départ. Ajoutez l’horaire du groupe, l’adresse, l’itinéraire, les consignes de sécurité et les modalités d’arrivée.

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