Spendenlauf organisieren: So planst du den Ablauf

Ein Spendenlauf steht und fällt mit einer sicheren Strecke, klaren Sponsorenformularen und genügend Helfern an den richtigen Stellen. Lege zuerst Datum, Route, Start und Ziel fest und prüfe anschließend Genehmigungen sowie Verkehrsauflagen. Danach folgen Anmeldung, Werbung und die Einteilung der Startgruppen. In den letzten zwei Wochen geht es vor allem um Routenposten, Erste Hilfe, Material und verständliche Teilnehmerinformationen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Route festlegen
2 Personen
2
Genehmigungen und Meldungen prüfen
3
Route auf Sicherheit prüfen
2 Personen
4
Start- und Zielort festlegen
2 Personen
5
Teilnehmerzielgruppe festlegen
2 Personen
6
Sponsorenformulare erstellen
2 Personen
7
Anmeldeformular veröffentlichen
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Schulen und Vereine ansprechen
2 Personen
10
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Startgruppen einteilen
2 Personen
14
Aufgaben der Freiwilligen verteilen
2 Personen
15
Routenposten festlegen
2 Personen
16
Verkehrshelfer einweisen
2 Personen
17
Ersthelfer-Besetzung festlegen
18
Reservierung von Absperrgittern machen
19
Lichtanlage reservieren
20
Startnummern entwerfen
21
Routenpläne drucken
22
Sponsorbeträge prüfen
2 Personen
23
Preise und Medaillen bestellen
24
Teilnehmerinformationen versenden
25
Wettervorhersage prüfen
26
Einkaufen gehen
3 Personen
27
Startnummern sortieren
2 Personen
28
Sponsorenformulare bereitlegen
2 Personen
29
Stationen entlang der Route vorbereiten
3 Personen
30
Freiwilligenpaket zusammenstellen
2 Personen

Event

31
Location öffnen
2 Personen
32
Partyzelte aufbauen
4 Personen
33
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
34
Start- und Zielbogen aufstellen
3 Personen
35
Absperrgitter am Start aufstellen
4 Personen
36
Musikanlage anschließen
2 Personen
37
Wegweiser aufhängen
4 Personen
38
Streckenposten besetzen
8 Personen
39
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
40
Startnummern bereitlegen
2 Personen
41
Wasserstellen einrichten
3 Personen
42
Erste-Hilfe-Tisch einrichten
2 Personen
43
Teilnehmer registrieren
4 Personen
44
Startnummern ausgeben
3 Personen
45
Sponsorformulare verteilen
2 Personen
46
Teilnehmer zum Start begleiten
3 Personen
47
Begrüßungswort halten
48
Startschuss geben
49
Teilnehmer unterwegs begleiten
8 Personen
50
Zielerfassung führen
3 Personen
51
Wasser verteilen
3 Personen
52
Getränke nachfüllen
2 Personen
53
Obst und Snacks servieren
3 Personen
54
Musik und Durchsagen betreuen
2 Personen
55
Preise überreichen
2 Personen
56
Sponsorenformulare einsammeln
2 Personen
57
Teilnehmer über die Zahlung informieren
2 Personen
58
Abendcatering vorbereiten
3 Personen
59
Brötchen und Suppe servieren
4 Personen
60
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
61
Getränke nachfüllen
2 Personen
62
Mülleimer leeren
2 Personen
63
Abschlussansage halten
64
Tonanlage ausschalten
2 Personen

Nachbereitung

65
Wegweiser entfernen
4 Personen
66
Absperrgitter abbauen
4 Personen
67
Partyzelte abbauen
4 Personen
68
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
69
Geschirr abwaschen
3 Personen
70
Location reinigen
4 Personen
71
Fundsachen sammeln
2 Personen
72
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
73
Sponsorbeträge verarbeiten
2 Personen
74
Zahlungserinnerungen verschicken
75
Spendenerlös überweisen
2 Personen
76
Dankesnachricht versenden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
TischeAnz. 10
StühleAnz. 30
StehtischeAnz. 4
AbsperrgitterAnz. 20
Startbogen
Zielbogen
KühlboxenAnz. 6

Sportmaterial

VerkehrskegelAnz. 30
WegweiserAnz. 40
StartnummernAnz. 150
SicherheitswestenAnz. 20
StoppuhrenAnz. 4
PfeifenAnz. 10
SportmedaillenAnz. 120
PokalpreiseAnz. 6
KlemmbretterAnz. 12
StifteAnz. 40
MarkerAnz. 12
RoutenpläneAnz. 30
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
KühlkompressenAnz. 12
RettungsdeckenAnz. 6

Ausstattung

Beschallungsanlage
FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
PowerbanksAnz. 6

Küche

ThermoskannenAnz. 6
WarmhaltebehälterAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 300
TellerAnz. 200
BestecksetsAnz. 200
KaffeetassenAnz. 100
SuppenkellenAnz. 6

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
BallonsAnz. 100
WegweiserAnz. 12
InfotafelnAnz. 8
SponsorenschilderAnz. 20

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
MüllbeutelhalterAnz. 10

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Route und Genehmigungen. Prüfe die Strecke nicht nur auf die Länge, sondern auch auf Kreuzungen, enge Stellen und Bereiche, an denen Absperrgitter oder Verkehrskegel nötig sind.
Plane für jeden Routenposten eine namentlich eingeteilte Person und weise Verkehrshelfer spätestens 7 Tage vor dem Lauf ein. Sicherheitswesten, Pfeifen und gedruckte Routenpläne sollten gesammelt ausgegeben werden, statt am Veranstaltungstag verteilt zu werden.
Verschicke Teilnehmerinformationen spätestens 5 Tage vor dem Start. Nenne darin Startzeit, Startgruppe, Strecke, Treffpunkt, Sponsorenformulare und Hinweise zu Ernährungswünschen; genau diese Angaben fehlen sonst häufig bei der Anmeldung.
Rechne die Infrastruktur nach der Teilnehmerzahl und nicht nach dem Bauchgefühl. Für Start und Ziel brauchst du unter anderem Start- und Zielbogen, Startnummern, Lautsprecher, Funkmikrofone sowie Stromversorgung mit Verlängerungskabeln und Powerbanks als Reserve.
Stelle Erste Hilfe und Wetterplan spätestens am Vortag fertig. Erste-Hilfe-Koffer, Kühlkompressen, Rettungsdecken, Kühlboxen und Thermoskannen gehören an einen festgelegten Ort, der Helfern und Rettungskräften bekannt ist.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Spendenlauf organisieren?: Starte 8 bis 12 Wochen vor dem Termin mit Strecke, Genehmigungen und Sponsorenformularen. Für größere Läufe oder Strecken mit Verkehrssicherung sind 12 Wochen realistischer.
Wie viele Helfer braucht ein Spendenlauf?: Plane mindestens einen Helfer pro Routenposten, zusätzlich ein Team für Start und Ziel, Anmeldung, Erste Hilfe und Auf- und Abbau ein. Bei unübersichtlichen Kreuzungen sollte eine zweite Person zur Absicherung eingeplant werden.
Was muss man bei der Route eines Spendenlaufs beachten?: Prüfe die Route mindestens 4 Wochen vorher auf Sicherheit, Kreuzungen und mögliche Sperrstellen. Routenpläne, Wegweiser, Verkehrskegel und Absperrgitter müssen spätestens am Vortag der Strecke zugeordnet werden.
Wann verschickt man die Informationen an die Teilnehmer?: Sende die vollständigen Teilnehmerinformationen spätestens 5 Tage vor dem Lauf. Die Startgruppen und kurzfristige Änderungen an Strecke oder Wetterhinweisen kannst du zusätzlich am Vortag bestätigen.

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