Checklist voor een sponsorloop voor dierenwelzijn

Een sponsorloop voor dierenwelzijn vraagt meer voorbereiding dan alleen een route en deelnemers. Je regelt tegelijk de veiligheid van het parcours, de inschrijvingen, sponsorgeldinstructies, vrijwilligers en de praktische inrichting van de startlocatie. Begin met datum, route en vergunningseisen en werk daarna toe naar deelnemerscommunicatie en materiaalcontrole. In de laatste dagen draait alles om sorteren, klaarzetten, koelen en een duidelijke taakverdeling op de dag zelf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route vastleggen
2 personen
Startlocatie reserveren
Vergunningseisen controleren
Route op veiligheid controleren
3 personen
Dierenwelzijnsdoel formuleren
2 personen
Sponsorformulieren ontwerpen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Scholen en verenigingen benaderen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startnummers indelen
2 personen
Sponsorgeldinstructies versturen
Routepijlen ontwerpen
2 personen
Informatieborden maken
2 personen
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
Dierenwelzijnsorganisatie informeren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Startnummers sorteren
2 personen
Sponsorenveloppen klaarleggen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Weersverwachting controleren

Event

Routepijlen plaatsen
4 personen
Start- en finishboog opzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Veiligheidsmateriaal controleren
2 personen
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Routeposten bemannen
8 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Sponsorgeldformulieren innemen
2 personen
Deelnemers naar start begeleiden
3 personen
Openingswoord verzorgen
Warming-up begeleiden
2 personen
Sponsorloop starten
2 personen
Finish registreren
4 personen
Water uitdelen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Kinderen begeleiden
3 personen
Dierenwelzijnsinformatie geven
2 personen
Donaties registreren
2 personen
Sociale-mediabeelden maken
Muziek en omroep verzorgen
Prijswinnaars bekendmaken
2 personen
Opbrengst voorlopig bekendmaken
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Routepijlen verwijderen
4 personen
Materialen naar opslag brengen
4 personen
Afval verzamelen
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Sponsorgeld controleren
2 personen
Opbrengst overmaken
Bedankbericht versturen
2 personen
Foto's en uitslagen publiceren
Deelnemersgegevens archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Statafelsaantal 4
Startboog
Transportkarrenaantal 2

Sportmateriaal

Routepijlenaantal 35
Afzetlintaantal 6
Pionnenaantal 30
Stopwatchesaantal 4
Startnummersaantal 180
Veiligheidshesjesaantal 20
Fluitjesaantal 10
Waterkrattenaantal 12
Medaillelintenaantal 180

Apparatuur

Draadloze microfoon
Speakersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 4
Koelboxenaantal 6
Handmegafoon

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Herbruikbare bordenaantal 220
Herbruikbaar bestekaantal 220
Koffiekannenaantal 4
Schenkkanaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 8
Thermosbekersaantal 20

Decoratie

Informatiebordenaantal 8
Sponsorbanierenaantal 6
Ballonnenbogenaantal 2
Tafelkledenaantal 8
Pijlbordhoudersaantal 12
Prijstrofeeënaantal 6

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Broodmessenaantal 2
Koelrekkenaantal 4
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 12
Handdoekenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 3
Afwasteilenaantal 3
EHBO-koffersaantal 2
Wegwerphandschoenenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, startlocatie en route vroeg vast en controleer het parcours daarna nogmaals op kruisingen, smalle stukken en plekken waar afzetlint of pionnen nodig zijn. Controleer vergunningseisen voordat je uitnodigingen verstuurt.
Verstuur inschrijfinformatie en sponsorgeldinstructies uiterlijk twee weken voor de sponsorloop. Vraag dieetwensen tegelijk met de aanmelding uit; achteraf ontbreekt die informatie vaak.
Maak een vrijwilligersrooster met minimaal drie rollen: routebegeleiding, start en finish, en catering of uitgifte. Geef routebegeleiders veiligheidshesjes, fluitjes en een manier om elkaar onderweg te bereiken.
Sorteer startnummers en sponsorenveloppen per deelnemer of groep voordat de deelnemers arriveren. Leg informatieborden en routepijlen op volgorde van de route klaar, zodat vrijwilligers niet op het laatste moment hoeven te zoeken.
Test geluid, microfoon, speakers, verlengkabels en stekkerdozen minimaal één dag vooraf. Koel dranken pas nadat de waterkratten en koelboxen op de juiste plek staan en controleer of herbruikbare bekers, borden en bestek compleet zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een sponsorloop voor dierenwelzijn organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, route, startlocatie en vergunningseisen. Gebruik de laatste 2 weken voor inschrijvingen, vrijwilligersplanning en praktische voorbereidingen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een sponsorloop?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per belangrijk routepunt en daarnaast 2 tot 3 mensen voor start, finish en catering. Bij een route met meerdere kruisingen loopt het totaal al snel op tot 8 à 12 vrijwilligers.
Wanneer moet ik sponsorgeldinstructies naar deelnemers sturen?: Stuur de instructies direct na de inschrijving en herhaal ze ongeveer 7 dagen voor de sponsorloop. Vermeld duidelijk wanneer en waar sponsorenveloppen of betalingen moeten worden ingeleverd.
Wat moet ik de dag voor een sponsorloop klaarzetten?: Sorteer startnummers, controleer routepijlen en informatieborden en test de geluidsapparatuur minimaal 1 dag vooraf. Zet materialen per onderdeel bij elkaar en koel dranken pas wanneer de uitgifteplek is ingericht.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.