Checklist pour organiser une course sponsorisée au profit du bien-être animal

Une course sponsorisée demande plus qu’un parcours et quelques participants. Il faut sécuriser l’itinéraire, obtenir les autorisations, organiser les inscriptions et expliquer clairement comment recueillir les dons. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la définition de l’objectif animalier jusqu’aux enveloppes de sponsoring et aux boissons fraîches le jour de la course. Elle couvre aussi les bénévoles, la signalétique, le départ et l’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Réserver le lieu de départ
Vérifier les exigences de permis
Vérifier la sécurité du parcours
3 personnes
Formuler l’objectif de bien-être animal
2 personnes
Concevoir les formulaires sponsors
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Contacter les écoles et les associations
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les dossards
2 personnes
Envoyer les instructions pour les dons de sponsoring
Concevoir les flèches d'itinéraire
2 personnes
Créer les panneaux d'information
2 personnes
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
Informer l’organisation de protection animale
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Préparer les enveloppes des sponsors
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Imprimer la liste des participants
Vérifier les prévisions météo

Événement

Installer les flèches d'orientation
4 personnes
Installer l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Vérifier le matériel de sécurité
2 personnes
Accueillir les bénévoles
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Doter les postes du parcours en personnel
8 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Collecter les formulaires de sponsoring
2 personnes
Accompagner les participants au départ
3 personnes
Faire le discours d’ouverture
Animer l'échauffement
2 personnes
Don de solidarité de départ
2 personnes
Enregistrer l'arrivée
4 personnes
Distribuer de l'eau
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Accompagner les enfants
3 personnes
Donner des informations sur le bien-être animal
2 personnes
Enregistrer les dons
2 personnes
Créer des visuels pour les réseaux sociaux
Assurer la musique et les annonces
Annoncer les gagnants
2 personnes
Annoncer provisoirement le montant des recettes
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

Retirer les flèches d’itinéraire
4 personnes
Apporter le matériel au stockage
4 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Vérifier l’argent des sponsors
2 personnes
Transférer le produit
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
Publier les photos et les résultats
Archiver les données des participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tables hautesqté 4
Arche de départ
Chariots de transportqté 2

Matériel de sport

Flèches de directionqté 35
Ruban de balisageqté 6
Cônesqté 30
Chronomètresqté 4
Numéros de départqté 180
Gilets de sécuritéqté 20
Siffletsqté 10
Caisses d’eauqté 12
Rubans de médailleqté 180

Équipement

Micro sans fil
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 4
Glacièresqté 6
Mégaphone à main

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettes réutilisablesqté 220
Couverts réutilisablesqté 220
Pichets à caféqté 4
Carafeqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 8
Mugs isothermesqté 20

Décoration

Panneaux d'informationqté 8
Bannières de sponsorqté 6
Arches de ballonsqté 2
Nappesqté 8
Supports de panneaux de directionqté 12
Trophéesqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes LEDqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Couteaux à painqté 2
Râteliers de refroidissementqté 4
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 12
Serviettesqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 3
Bacs à vaisselleqté 3
Trousses de premiers secoursqté 2
Gants jetablesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez d’abord la date, l’itinéraire et le lieu de départ, puis vérifiez les permis requis et la sécurité du parcours avant de publier l’inscription. Prévoyez cette vérification plusieurs semaines à l’avance.
Expliquez le sponsoring directement dans le formulaire et dans les instructions envoyées aux participants. Précisez à qui remettre les dons, quand les enveloppes doivent revenir et comment les montants seront comptabilisés.
Ne recrutez pas les bénévoles uniquement pour le jour J : attribuez les postes et les horaires à l’avance. Prévoyez notamment des personnes pour le départ, les intersections, l’accueil, les dons et le rangement.
Installez la signalétique avant l’arrivée des participants et faites le parcours à pied une fois. Les flèches, le ruban de balisage et les cônes doivent être visibles aux changements de direction, pas seulement au départ.
Préparez la veille les dossards triés, les enveloppes de sponsoring, les collations et les boissons. Placez les caisses d’eau dans plusieurs zones afin d’éviter qu’un seul point de ravitaillement devienne un bouchon.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course sponsorisée ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le départ, vérifier les autorisations, sécuriser le parcours, recruter les bénévoles et traiter les inscriptions.
Combien de bénévoles faut-il pour une course sponsorisée ?: Comptez au minimum 1 bénévole pour l’accueil et les inscriptions, 1 pour le départ, puis 1 à chaque intersection ou zone à risque. Ajoutez 2 personnes pour les dons et 2 à 4 pour le ravitaillement et le rangement.
Quand envoyer les instructions de sponsoring aux participants ?: Envoyez-les dès la confirmation de l’inscription, puis rappelez les consignes 7 à 10 jours avant la course. Indiquez une date limite claire pour rapporter les enveloppes et les dons.
Quelle quantité de boissons prévoir pour une course sponsorisée ?: Prévoyez au moins 50 cl d’eau par participant, davantage s’il fait chaud ou si le parcours est long. Gardez les boissons au frais dans les glacières et répartissez-les entre le départ, le parcours et l’arrivée.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.