LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Sponsorloop organiseren: checklist en planning

Een sponsorloop vraagt meer voorbereiding dan alleen een route en deelnemers. Je moet op tijd de route, vergunningen, start- en finishlocatie, sponsoring en veiligheid regelen. Daarna volgen de inschrijvingen, startgroepen en verdeling van vrijwilligers over routeposten, verkeersbegeleiding en EHBO. Deze checklist helpt je de 76 taken in een logische volgorde af te werken en voorkomt dat materialen, deelnemersinformatie of sponsorbedragen pas op de laatste dag worden gecontroleerd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en route vastleggen

    2 personen

  • Vergunningen en meldingen controleren

  • Route op veiligheid controleren

    2 personen

  • Start- en finishlocatie vastleggen

    2 personen

  • Deelnemersdoelgroep bepalen

    2 personen

  • Sponsorformulieren opstellen

    2 personen

  • Inschrijfformulier publiceren

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Scholen en verenigingen benaderen

    2 personen

  • Vrijwilligers werven

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Startgroepen indelen

    2 personen

  • Vrijwilligersfuncties verdelen

    2 personen

  • Routeposten bepalen

    2 personen

  • Verkeersbegeleiders instrueren

    2 personen

  • EHBO-bezetting vastleggen

  • Reservering dranghekken maken

  • Reservering geluidsapparatuur maken

  • Startnummers ontwerpen

  • Routekaarten afdrukken

  • Sponsorbedragen controleren

    2 personen

  • Prijzen en medailles bestellen

  • Deelnemersinformatie versturen

  • Weersverwachting controleren

  • Boodschappen doen

    3 personen

  • Startnummers sorteren

    2 personen

  • Sponsorformulieren klaarleggen

    2 personen

  • Routeposten voorbereiden

    3 personen

  • Vrijwilligerspakket samenstellen

    2 personen

Event

  • Locatie openen

    2 personen

  • Partytenten opbouwen

    4 personen

  • Tafels en stoelen plaatsen

    4 personen

  • Start- en finishboog plaatsen

    3 personen

  • Dranghekken bij start plaatsen

    4 personen

  • Geluidsinstallatie aansluiten

    2 personen

  • Routepijlen ophangen

    4 personen

  • Routeposten bemannen

    8 personen

  • Inschrijftafel inrichten

    2 personen

  • Startnummers klaarleggen

    2 personen

  • Waterpunten inrichten

    3 personen

  • EHBO-tafel inrichten

    2 personen

  • Deelnemers registreren

    4 personen

  • Startnummers uitdelen

    3 personen

  • Sponsorformulieren uitdelen

    2 personen

  • Deelnemers naar start begeleiden

    3 personen

  • Welkomstwoord houden

  • Startschot geven

  • Deelnemers onderweg begeleiden

    8 personen

  • Finishregistratie bijhouden

    3 personen

  • Water uitdelen

    3 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Fruit en snacks serveren

    3 personen

  • Muziek en omroep verzorgen

    2 personen

  • Prijzen uitreiken

    2 personen

  • Sponsorformulieren innemen

    2 personen

  • Deelnemers informeren over betaling

    2 personen

  • Avondcatering klaarzetten

    3 personen

  • Broodjes en soep serveren

    4 personen

  • Koffie en thee serveren

    2 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Afvalbakken legen

    2 personen

  • Eindmededeling verzorgen

  • Geluidsapparatuur uitschakelen

    2 personen

Nazorg

  • Routepijlen verwijderen

    4 personen

  • Dranghekken afbreken

    4 personen

  • Partytenten afbreken

    4 personen

  • Tafels en stoelen opruimen

    4 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Locatie schoonmaken

    4 personen

  • Gevonden voorwerpen verzamelen

    2 personen

  • Geleende materialen retourneren

    2 personen

  • Sponsorbedragen verwerken

    2 personen

  • Betalingsherinneringen versturen

  • Donatieopbrengst overboeken

    2 personen

  • Bedankbericht versturen

    2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Partytentenaantal 3
  • Tafelsaantal 10
  • Stoelenaantal 30
  • Statafelsaantal 4
  • Dranghekkenaantal 20
  • Startboog
  • Finishboog
  • Koelboxenaantal 6

Sportmateriaal

  • Verkeerskegelsaantal 30
  • Routepijlenaantal 40
  • Startnummersaantal 150
  • Veiligheidshesjesaantal 20
  • Stopwatchesaantal 4
  • Fluitjesaantal 10
  • Sportmedaillesaantal 120
  • Prijzenbekersaantal 6
  • Klembordenaantal 12
  • Pennenaantal 40
  • Markeerstiftenaantal 12
  • Routekaartenaantal 30
  • EHBO-koffersaantal 2
  • IJscompressenaantal 12
  • Reddingsdekensaantal 6

Apparatuur

  • Geluidsinstallatie
  • Draadloze microfoonsaantal 2
  • Luidsprekersaantal 2
  • Verlengkabelsaantal 4
  • Stekkerdozenaantal 4
  • Powerbanksaantal 6

Keuken

  • Thermoskannenaantal 6
  • Warmhoudbakkenaantal 4

Servies

  • Herbruikbare bekersaantal 300
  • Bordenaantal 200
  • Besteksetsaantal 200
  • Koffiekopjesaantal 100
  • Soeplepelsaantal 6

Decoratie

  • Vlaggenlijnenaantal 12
  • Ballonnenaantal 100
  • Pijlbordenaantal 12
  • Informatiebordenaantal 8
  • Sponsorbordenaantal 20

Verlichting

  • Ledlampenaantal 8
  • Lichtslingersaantal 6

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 10
  • Afvalzakhoudersaantal 10

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Leg de route en start- en finishlocatie minimaal 8 weken vooraf vast. Controleer daarna of een vergunning of melding nodig is en loop de route op verkeersrisico’s na.
  • Wacht niet met vrijwilligers werven tot de inschrijving sluit. Maak uiterlijk 4 weken vooraf een indeling voor routeposten, verkeersbegeleiding, ontvangst, tijdregistratie en EHBO.
  • Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen voor de sponsorloop. Vermeld daarin starttijd, startgroep, route, verzamelplaats, sponsorformulieren en wat deelnemers bij slecht weer moeten weten.
  • Bestel startnummers, routepijlen, routekaarten, medailles en prijzen uiterlijk 3 weken vooraf. Controleer de aantallen opnieuw zodra de inschrijving sluit, zodat je geen materiaaltekort hebt.
  • Test de geluidsinstallatie, draadloze microfoons, stopwatches en verlengkabels vóór de opbouw. Leg EHBO-koffers, ijscompressen en reddingsdekens op een duidelijk bereikbaar punt bij start en finish.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een sponsorloop organiseren?
Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In die periode kun je de route en vergunningen regelen, deelnemers werven, vrijwilligers indelen en materialen bestellen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een sponsorloop?
Plan naast de organisatie minimaal 1 vrijwilliger per routepost en extra mensen voor start, finish en registratie. Voeg verkeersbegeleiders en een vaste EHBO-bezetting toe op basis van de route en het aantal deelnemers.
Wanneer verstuur je de deelnemersinformatie voor een sponsorloop?
Stuur de informatie uiterlijk 7 dagen voor de start. Dan hebben deelnemers tijd om hun startgroep, verzamelplaats, route en sponsorformulieren te controleren.
Wanneer controleer je de sponsorbedragen?
Controleer de sponsorbedragen direct na afloop en plan een tweede controle binnen 3 werkdagen. Zo kun je ontbrekende formulieren of onduidelijke bedragen snel navragen.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!