Spendenlauf organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Spendenlauf braucht mehr als eine markierte Strecke und motivierte Läufer. Du musst Genehmigungen, Sponsorenformulare, Helfer, Startgruppen und die medizinische Absicherung frühzeitig koordinieren. Plane außerdem Start- und Zielbereich, Streckenposten, Beschilderung und die Ausgabe von Startnummern. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung und zeigt, was am Veranstaltungstag oft zu spät kommt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Route festlegen
2 Personen
Genehmigungen und Meldungen prüfen
Route auf Sicherheit prüfen
2 Personen
Start- und Zielort festlegen
2 Personen
Teilnehmerzielgruppe festlegen
2 Personen
Sponsorenformulare erstellen
2 Personen
Anmeldeformular veröffentlichen
Einladungen verschicken
2 Personen
Schulen und Vereine ansprechen
2 Personen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Startgruppen einteilen
2 Personen
Aufgaben der Freiwilligen verteilen
2 Personen
Routenposten festlegen
2 Personen
Verkehrshelfer einweisen
2 Personen
Ersthelfer-Besetzung festlegen
Reservierung von Absperrgittern machen
Lichtanlage reservieren
Startnummern entwerfen
Routenpläne drucken
Sponsorbeträge prüfen
2 Personen
Preise und Medaillen bestellen
Teilnehmerinformationen versenden
Wettervorhersage prüfen
Einkaufen gehen
3 Personen
Startnummern sortieren
2 Personen
Sponsorenformulare bereitlegen
2 Personen
Stationen entlang der Route vorbereiten
3 Personen
Freiwilligenpaket zusammenstellen
2 Personen

Event

Location öffnen
2 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Start- und Zielbogen aufstellen
3 Personen
Absperrgitter am Start aufstellen
4 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Wegweiser aufhängen
4 Personen
Streckenposten besetzen
8 Personen
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
Startnummern bereitlegen
2 Personen
Wasserstellen einrichten
3 Personen
Erste-Hilfe-Tisch einrichten
2 Personen
Teilnehmer registrieren
4 Personen
Startnummern ausgeben
3 Personen
Sponsorformulare verteilen
2 Personen
Teilnehmer zum Start begleiten
3 Personen
Begrüßungswort halten
Startschuss geben
Teilnehmer unterwegs begleiten
8 Personen
Zielerfassung führen
3 Personen
Wasser verteilen
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Obst und Snacks servieren
3 Personen
Musik und Durchsagen betreuen
2 Personen
Preise überreichen
2 Personen
Sponsorenformulare einsammeln
2 Personen
Teilnehmer über die Zahlung informieren
2 Personen
Abendcatering vorbereiten
3 Personen
Brötchen und Suppe servieren
4 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Abschlussansage halten
Tonanlage ausschalten
2 Personen

Nachbereitung

Wegweiser entfernen
4 Personen
Absperrgitter abbauen
4 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Fundsachen sammeln
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Sponsorbeträge verarbeiten
2 Personen
Zahlungserinnerungen verschicken
Spendenerlös überweisen
2 Personen
Dankesnachricht versenden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
TischeAnz. 10
StühleAnz. 30
StehtischeAnz. 4
AbsperrgitterAnz. 20
Startbogen
Zielbogen
KühlboxenAnz. 6

Sportmaterial

VerkehrskegelAnz. 30
WegweiserAnz. 40
StartnummernAnz. 150
SicherheitswestenAnz. 20
StoppuhrenAnz. 4
PfeifenAnz. 10
SportmedaillenAnz. 120
PokalpreiseAnz. 6
KlemmbretterAnz. 12
StifteAnz. 40
MarkerAnz. 12
RoutenpläneAnz. 30
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
KühlkompressenAnz. 12
RettungsdeckenAnz. 6

Ausstattung

Beschallungsanlage
FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
PowerbanksAnz. 6

Küche

ThermoskannenAnz. 6
WarmhaltebehälterAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 300
TellerAnz. 200
BestecksetsAnz. 200
KaffeetassenAnz. 100
SuppenkellenAnz. 6

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
BallonsAnz. 100
WegweiserAnz. 12
InfotafelnAnz. 8
SponsorenschilderAnz. 20

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
MüllbeutelhalterAnz. 10

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Strecke, Start- und Zielort mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Prüfe danach sofort, ob Meldungen, Genehmigungen oder Verkehrshelfer für die Route erforderlich sind.
Veröffentliche das Anmeldeformular spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Lauf. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche und teile die Teilnehmenden anschließend in passende Startgruppen ein.
Plane für jeden Streckenabschnitt mindestens einen eingewiesenen Routenposten ein. Sicherheitswesten, Verkehrskegel, Wegweiser und gedruckte Routenpläne sollten spätestens am Vortag vollständig bereitliegen.
Bestätige die Besetzung durch Ersthelfer mindestens 2 Wochen vor dem Termin. Erste-Hilfe-Koffer, Kühlkompressen und Rettungsdecken gehören an Start, Ziel und bei längeren Strecken an gut erreichbare Punkte.
Teste Beschallungsanlage, Funkmikrofone und Verlängerungskabel am Vortag. Lege Startnummern, Stoppuhren, Klemmbretter und Stifte in getrennte Ausgabestationen, damit die Registrierung nicht erst kurz vor dem Start beginnt.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man einen Spendenlauf organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Route, Genehmigungen und Start-Ziel-Bereich. Die Anmeldung und Sponsorensuche sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Lauf starten.
Wie viele Helfer braucht man für einen Spendenlauf?: Rechne pro wichtigem Streckenpunkt mit mindestens einer Person und besetze zusätzlich Anmeldung, Start, Ziel, Erste Hilfe und Verkehrslenkung. Für einen kleinen Lauf sind meist mindestens 10 bis 15 Helfer nötig; längere oder unübersichtliche Routen brauchen mehr.
Was muss am Tag vor dem Spendenlauf kontrolliert werden?: Prüfe Strecke, Absperrgitter, Beschilderung, Start- und Zielbogen sowie die Technik am Vortag. Lege außerdem Startnummern, Routenpläne, Medaillen und Erste-Hilfe-Material vollständig bereit und kontrolliere die Wettervorhersage.
Wann sollte man die Teilnehmerinformationen verschicken?: Versende die Informationen spätestens 7 Tage vor dem Lauf. Nenne darin Startzeit, Startgruppe, Treffpunkt, Route, Anreise, Sponsorennachweise und Hinweise zu Kleidung sowie Verpflegung.

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