Checklist pour organiser une course caritative

Une course caritative demande de coordonner le parcours, les autorisations, les inscriptions et plusieurs équipes le même jour. Commencez par fixer la date et l’itinéraire, puis verrouillez rapidement les déclarations, les secours et le matériel de sécurité. Les inscriptions et le sponsoring viennent ensuite, avec un suivi précis des besoins alimentaires et des groupes de départ. Cette checklist rassemble les 76 tâches et 46 équipements nécessaires pour avancer dans le bon ordre, sans oublier les détails qui bloquent souvent l’organisation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Vérifier les autorisations et les déclarations
Vérifier la sécurité du parcours
2 personnes
Définir le lieu de départ et d'arrivée
2 personnes
Définir le public cible des participants
2 personnes
Préparer les formulaires de sponsoring
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Contacter les écoles et les associations
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les groupes de départ
2 personnes
Répartir les rôles des bénévoles
2 personnes
Définir les postes de parcours
2 personnes
Briefer les agents de circulation
2 personnes
Assurer la présence des secours
Réserver des barrières de sécurité
Faire une réservation de matériel sonore
Concevoir les dossards
Imprimer les cartes d'itinéraire
Vérifier les montants des sponsors
2 personnes
Commander les prix et médailles
Envoyer les informations aux participants
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Préparer les formulaires de sponsoring
2 personnes
Préparer les postes de contrôle du parcours
3 personnes
Préparer le kit des bénévoles
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer l’arche de départ et d’arrivée
3 personnes
Installer les barrières de sécurité au départ
4 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Suspendre les flèches d’orientation
4 personnes
Doter les postes du parcours en personnel
8 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Installer des points d'eau
3 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Distribuer les formulaires de sponsoring
2 personnes
Accompagner les participants au départ
3 personnes
Prononcer le mot de bienvenue
Donner le coup d’envoi
Accompagner les participants en route
8 personnes
Tenir le suivi des arrivées
3 personnes
Distribuer de l'eau
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les fruits et les en-cas
3 personnes
Assurer la musique et les annonces
2 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Récupérer les formulaires de sponsor
2 personnes
Informer les participants du paiement
2 personnes
Mettre en place le service du soir
3 personnes
Servir des sandwichs et de la soupe
4 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Assurer le message de clôture
Éteindre le matériel sonore
2 personnes

Suivi

Retirer les flèches d’itinéraire
4 personnes
Démonter les barrières de sécurité
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Traiter les montants des sponsors
2 personnes
Envoyer des rappels de paiement
Transférer le montant des dons
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaisesqté 30
Tables hautesqté 4
Barrières de fouleqté 20
Arche de départ
Arche d'arrivée
Glacièresqté 6

Matériel de sport

Cônes de signalisationqté 30
Flèches de directionqté 40
Numéros de départqté 150
Gilets de sécuritéqté 20
Chronomètresqté 4
Siffletsqté 10
Médailles sportivesqté 120
Coupes de prixqté 6
Presse-papiersqté 12
Stylosqté 40
Marqueursqté 12
Cartes d'itinéraireqté 30
Trousses de premiers secoursqté 2
Poches de glaceqté 12
Couvertures de survieqté 6

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 6

Cuisine

Thermosqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Assiettesqté 200
Couvertsqté 200
Tasses à caféqté 100
Louches à soupeqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 100
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux d'informationqté 8
Panneaux de sponsorqté 20

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 10
Supports de sacs poubelleqté 10

Catering

Courses

Conseils

Bloquez les autorisations avant d’ouvrir les inscriptions : prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour les déclarations, la validation du parcours et la coordination avec les agents de circulation.
Faites un repérage complet du parcours 3 à 4 semaines avant la course. Notez les postes à tenir, les emplacements des barrières, les flèches de direction et les points où les secours doivent pouvoir accéder.
Donnez à chaque bénévole un rôle précis et un point de rendez-vous. Un briefing de 30 minutes la veille ou le matin même suffit pour rappeler les horaires, les consignes radio ou téléphone et la conduite à tenir en cas de problème.
Fermez les inscriptions assez tôt pour répartir les groupes de départ et imprimer les numéros, les cartes d’itinéraire et les listes. Prévoyez une dernière vérification des besoins alimentaires 7 jours avant l’événement.
Testez la sonorisation, les microphones et les rallonges avant l’arrivée des participants. Préparez aussi les trousses de premiers secours, les poches de glace, les couvertures de survie, l’eau et les thermos à plusieurs postes, plutôt qu’à un seul endroit.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course caritative ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet d’obtenir les autorisations, de sécuriser le parcours, de recruter les bénévoles, d’ouvrir les inscriptions et de commander les médailles ou les coupes.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour une course caritative ?: Ouvrez-les environ 6 semaines avant le départ si le parcours et les autorisations sont déjà confirmés. Fermez-les 5 à 7 jours avant la course afin de répartir les groupes et d’imprimer les numéros de départ.
Combien de bénévoles faut-il pour une course caritative ?: Le nombre dépend du parcours et du nombre de participants, mais prévoyez au minimum 1 bénévole par poste de parcours, plus une équipe pour les inscriptions, le départ, l’arrivée et le ravitaillement. Finalisez la répartition au moins 10 jours avant l’événement.
Que prévoir pour la sécurité d’une course caritative ?: Prévoyez des barrières, des cônes, des flèches, des gilets de sécurité et des sifflets, ainsi qu’une présence clairement définie des secours. Vérifiez le parcours 3 à 4 semaines avant, puis contrôlez la météo et l’état des installations le jour précédent.

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