LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Sponsorloop organiseren: checklist en planning

Een sponsorloop vraagt meer voorbereiding dan alleen een route en deelnemers. Je regelt op tijd een startlocatie, vergunning, verkeersregelaars en een veilig parcours. Daarna volgen de inschrijvingen, sponsorformulieren, vrijwilligersindeling en praktische voorbereiding van startnummers en waterpunten. Gebruik deze checklist om vanaf de eerste reserveringen tot de laatste routecontrole niets te missen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Startlocatie reserveren

  • Looproute vastleggen

    2 personen

  • Routevergunning aanvragen

  • Verkeersregelaars aanvragen

  • Sponsordoel bepalen

    2 personen

  • Inschrijfformulier opstellen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Sponsorformulieren verspreiden

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Vrijwilligers indelen

    2 personen

  • Routecontrole uitvoeren

    2 personen

  • Veiligheidsplan uitwerken

    2 personen

  • Weersverwachting controleren

  • Definitieve deelnemerslijst maken

    2 personen

  • Startgroepen indelen

    2 personen

  • Deelnemersinformatie versturen

  • Leveringen bevestigen

  • Startnummers sorteren

    2 personen

  • Sponsorformulieren sorteren

    2 personen

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Materialen verzamelen

    3 personen

  • Routeborden voorbereiden

    2 personen

  • Waterpunten voorbereiden

    2 personen

  • Startnummers klaarleggen

    2 personen

  • Inschrijftafels opstellen

    3 personen

  • Partytenten opbouwen

    4 personen

  • Tafels en stoelen plaatsen

    3 personen

  • Start- en finishboog plaatsen

    3 personen

  • Routepijlen uitzetten

    4 personen

  • Afzetlint langs route plaatsen

    3 personen

  • Waterpunten inrichten

    4 personen

  • Muziekinstallatie aansluiten

    2 personen

  • EHBO-tafel inrichten

    2 personen

  • Catering klaarzetten

    3 personen

  • Vrijwilligers ontvangen

    2 personen

  • Vrijwilligers instrueren

    3 personen

Event

  • Deelnemers registreren

    4 personen

  • Startnummers uitdelen

    3 personen

  • Sponsorformulieren innemen

    2 personen

  • Deelnemers naar start begeleiden

    3 personen

  • Startsein geven

    2 personen

  • Routepost bemannen

    8 personen

  • Verkeerspunten bewaken

    6 personen

  • Deelnemers aanmoedigen

    4 personen

  • Water uitdelen

    4 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Finishregistratie bijhouden

    3 personen

  • EHBO verlenen

    2 personen

  • Fruit en snacks uitdelen

    3 personen

  • Finishers feliciteren

    2 personen

  • Uitslag controleren

    2 personen

  • Prijzen uitreiken

    2 personen

  • Bedankwoord uitspreken

  • Avondcatering serveren

    4 personen

  • Koffie en thee serveren

    2 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Afvalbakken legen

    2 personen

  • Laatste deelnemers uitchecken

    2 personen

  • Routepost afmelden

    2 personen

Nazorg

  • Routeborden verzamelen

    4 personen

  • Afzetlint verwijderen

    3 personen

  • Tafels en stoelen opruimen

    4 personen

  • Partytenten afbreken

    4 personen

  • Apparatuur uitschakelen

    2 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Catering opruimen

    3 personen

  • Locatie schoonmaken

    4 personen

  • Afval afvoeren

    2 personen

  • Materialen inventariseren

    2 personen

  • Geleende materialen retourneren

    2 personen

  • Sponsorbedragen verzamelen

    2 personen

  • Donaties administreren

    2 personen

  • Bedankberichten versturen

    2 personen

  • Opbrengst bekendmaken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Partytentenaantal 3
  • Inschrijftafelsaantal 4
  • Buffettafelsaantal 4
  • Klapstoelenaantal 40
  • Barkrukkenaantal 8
  • Tafelkleedaantal 8

Sportmateriaal

  • Start- en finishboog
  • Pionnenaantal 40
  • Routepijlenaantal 35
  • Kilometermarkeringenaantal 10
  • Startnummersaantal 250
  • Startnummerbandjesaantal 250
  • Stopwatchesaantal 4
  • Fluitjesaantal 12
  • Afzethekkenaantal 12
  • Afzetlintaantal 8
  • Medaillesaantal 20
  • Prijzenaantal 6
  • Klembordenaantal 12
  • Pennenaantal 40
  • Sponsorformulierenaantal 250
  • Polsbandjesaantal 250
  • Routekaartenaantal 100

Apparatuur

  • Mobiele geluidsinstallatie
  • Draadloze microfoonsaantal 2
  • Verlengkabelsaantal 4
  • Stekkerdozenaantal 4
  • Powerbanksaantal 6

Verlichting

  • Ledlampenaantal 8
  • Lichtslingersaantal 4

Servies

  • Herbruikbare bekersaantal 300
  • Herbruikbare bordenaantal 150
  • Herbruikbaar bestekaantal 180
  • Koffiekopjesaantal 80
  • Waterkannenaantal 12
  • Opscheplepelsaantal 8

Keuken

  • Koelboxenaantal 6
  • Thermoskannenaantal 6
  • Snijplankenaantal 4
  • Koks- en broodmessenaantal 6
  • Serveerschalenaantal 12
  • Tangenaantal 6
  • Koelelementenaantal 24

Decoratie

  • Ballonnenaantal 100
  • Ballonnenpompaantal 2
  • Sponsorbannersaantal 12
  • Welkomstbord
  • Krijtbordenaantal 6

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 12
  • Stoffer en blikaantal 3
  • Emmersaantal 4
  • Dweilenaantal 4
  • EHBO-koffersaantal 2

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Vraag de routevergunning en verkeersregelaars vroeg aan. Plan dit minimaal 8 weken voor de sponsorloop, omdat toestemming en inzet op de route tijd kunnen kosten.
  • Maak uiterlijk 2 weken vooraf een definitieve deelnemerslijst en deel de startgroepen in. Verstuur daarna alle deelnemersinformatie met starttijd, route, verzamelpunt en wat deelnemers zelf meenemen.
  • Controleer de route niet alleen op papier, maar loop of fiets hem vooraf volledig na. Let op onduidelijke kruisingen, ontbrekende routepijlen, kilometermarkeringen en plekken waar afzetlint of pionnen nodig zijn.
  • Leg startnummers, startnummerbandjes en sponsorformulieren per startgroep klaar. Een sortering op nummer of groep voorkomt zoeken aan de inschrijftafel op de dag zelf.
  • Plan de laatste weers- en leveringscontrole uiterlijk 24 uur vooraf. Zet partytenten, waterpunten, geluidsinstallatie, verlengkabels en verlichting apart op een laad- of uitgifstelijst.

Veelgestelde vragen

Hoeveel weken vooraf moet ik een sponsorloop organiseren?
Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de startlocatie, route en vergunning. In de laatste 2 weken verwerk je de aanmeldingen, deel je vrijwilligers in en verstuur je de definitieve deelnemersinformatie.
Wanneer moet ik een vergunning voor een sponsorloop aanvragen?
Vraag de routevergunning zo vroeg mogelijk aan, bij voorkeur minimaal 8 weken voor het evenement. Controleer tegelijk of verkeersregelaars nodig zijn, zodat beide aanvragen op elkaar aansluiten.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een sponsorloop?
Maak per taak een bezetting voor inschrijving, start en finish, waterpunten en routebegeleiding. Tel daarnaast minimaal 2 reservevrijwilligers mee voor uitval of extra drukte op de dag zelf.
Wanneer deel ik startnummers en startgroepen in?
Verwerk de aanmeldingen tot een definitieve deelnemerslijst uiterlijk 2 weken vooraf. Sorteer de startnummers en leg ze per startgroep klaar, zodat de uitgifte op de dag zelf vlot verloopt.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!