Spendenlauf organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Spendenlauf braucht mehr als eine markierte Strecke und motivierte Teilnehmende. Du musst den Startort reservieren, Genehmigungen und Verkehrsregler rechtzeitig einplanen und Sponsoren, Anmeldungen sowie Helfer koordinieren. Kurz vor dem Termin kommen Streckenkontrolle, Startgruppen, Teilnehmerinformationen und die Sortierung der Start- und Sponsorformulare dazu. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung und hilft dir, typische Engpässe am Veranstaltungstag zu vermeiden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Startort reservieren
Laufstrecke festlegen
2 Personen
Routen-Genehmigung beantragen
Verkehrsregler anfordern
Sponsorziel festlegen
2 Personen
Anmeldeformular erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Sponsorformulare verteilen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Streckenkontrolle durchführen
2 Personen
Sicherheitsplan ausarbeiten
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Endgültige Teilnehmerliste erstellen
2 Personen
Startgruppen einteilen
2 Personen
Teilnehmerinformationen versenden
Lieferungen bestätigen
Startnummern sortieren
2 Personen
Sponsorformulare sortieren
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Routenschilder vorbereiten
2 Personen
Wasserstellen vorbereiten
2 Personen
Startnummern bereitlegen
2 Personen
Anmeldetische aufstellen
3 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
Start- und Zielbogen aufstellen
3 Personen
Wegweiser aufstellen
4 Personen
Absperrband entlang der Route anbringen
3 Personen
Wasserstellen einrichten
4 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Erste-Hilfe-Tisch einrichten
2 Personen
Catering bereitstellen
3 Personen
Freiwillige empfangen
2 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

Teilnehmer registrieren
4 Personen
Startnummern ausgeben
3 Personen
Sponsorenformulare einsammeln
2 Personen
Teilnehmer zum Start begleiten
3 Personen
Startsignal geben
2 Personen
Routeposten besetzen
8 Personen
Verkehrspunkte überwachen
6 Personen
Teilnehmer anfeuern
4 Personen
Wasser verteilen
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Zielerfassung führen
3 Personen
Erste Hilfe leisten
2 Personen
Obst und Snacks ausgeben
3 Personen
Finisher beglückwünschen
2 Personen
Ergebnis prüfen
2 Personen
Preise überreichen
2 Personen
Dankesrede halten
Abendcatering servieren
4 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Letzte Teilnehmer auschecken
2 Personen
Routenposten abmelden
2 Personen

Nachbereitung

Wegweiser einsammeln
4 Personen
Absperrband entfernen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Catering aufräumen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Sponsorbeträge einsammeln
2 Personen
Spenden erfassen
2 Personen
Dankesnachrichten versenden
2 Personen
Ergebnis bekanntgeben

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
AnmeldetischeAnz. 4
BuffetischeAnz. 4
KlappstühleAnz. 40
BarhockerAnz. 8
TischdeckeAnz. 8

Sportmaterial

Start- und Zielbogen
KegelAnz. 40
WegweiserAnz. 35
KilometermarkierungenAnz. 10
StartnummernAnz. 250
StartnummernbänderAnz. 250
StoppuhrenAnz. 4
PfeifenAnz. 12
AbsperrgitterAnz. 12
AbsperrbandAnz. 8
MedaillenAnz. 20
PreiseAnz. 6
KlemmbretterAnz. 12
StifteAnz. 40
SponsorformulareAnz. 250
ArmbänderAnz. 250
RoutenpläneAnz. 100

Ausstattung

Mobile Beschallungsanlage
FunkmikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
PowerbanksAnz. 6

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 300
Mehrweg-TellerAnz. 150
Wiederverwendbares BesteckAnz. 180
KaffeetassenAnz. 80
WasserkannenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 8

Küche

KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
ZangenAnz. 6
KühlelementeAnz. 24

Dekoration

BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
SponsorenbannerAnz. 12
Willkommensschild
KreidetafelnAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
Handfeger und KehrblechAnz. 3
EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Beantrage die Genehmigung für die Laufstrecke möglichst mehrere Wochen vor dem Termin. Prüfe zusätzlich, ob du für Straßensperren oder Verkehrsregler separate Anträge stellen musst.
Lege das Sponsorziel fest, bevor du Sponsorformulare und Einladungen verteilst. So wissen Teilnehmende, welches Ziel sie unterstützen und bis wann Formulare zurückgegeben werden sollen.
Erfasse Ernährungswünsche bereits bei der Anmeldung und teile Freiwillige nach Aufgaben ein. Für Wasserstellen, Streckenkontrolle und Startnummernausgabe brauchst du besonders am Anfang gleichzeitig mehrere Personen.
Kontrolliere die Strecke spätestens am Vortag und stelle Wegweiser, Kegel sowie Kilometermarkierungen in der vorgesehenen Reihenfolge bereit. Absperrgitter und Absperrband gehören an alle Stellen, an denen die Route unübersichtlich oder gefährlich wird.
Sortiere Startnummern und Sponsorformulare vor dem Veranstaltungstag und lege die Startnummernbänder direkt an den Anmeldetischen bereit. Bestätige Lieferungen, prüfe die Wettervorhersage und lade Powerbanks sowie die mobile Beschallungsanlage rechtzeitig auf.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Spendenlauf anmelden?: Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Lauf mit Strecke, Startort und Genehmigungen. Für stark befahrene Straßen oder umfangreiche Verkehrsregelungen kann mehr Vorlauf nötig sein.
Wie viele Helfer brauche ich für einen Spendenlauf?: Plane mindestens 1 Helfer pro Wasserstelle, 2 bis 3 Personen für die Anmeldung und zusätzliche Helfer für jede kritische Streckenstelle ein. Bei mehreren Startgruppen solltest du pro Gruppe mindestens eine verantwortliche Person bestimmen.
Wann sollte ich die Startnummern sortieren?: Sortiere die Startnummern spätestens am Vortag nach Startgruppe oder Ausgabebereich. Lege sie zusammen mit den Startnummernbändern mindestens 60 Minuten vor dem ersten Start an den Anmeldetischen bereit.
Wie viel Wasser brauche ich für einen Spendenlauf?: Plane pro teilnehmender Person mindestens 0,5 Liter Wasser ein und stelle an jeder Wasserstelle zusätzliche Reserve bereit. Bei warmem Wetter solltest du die Menge erhöhen und Kühlboxen frühzeitig bereitstellen.

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