Checklist pour organiser une course caritative

Une course caritative demande plus qu’un parcours et des dossards. Il faut obtenir les autorisations, organiser les départs, préparer les bénévoles et sécuriser chaque point du circuit. Cette checklist rassemble 75 tâches et 54 éléments à prévoir, depuis la réservation du lieu de départ jusqu’au rangement du matériel. Utilisez-la pour avancer dans le bon ordre et éviter les oublis fréquents, notamment les besoins alimentaires, les agents de circulation et les informations envoyées trop tard aux participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu de départ
Définir le parcours
2 personnes
Demander l’autorisation de parcours
Demander des agents de circulation
Définir l’objectif de sponsoring
2 personnes
Établir le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Distribuer les formulaires de sponsoring
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Effectuer un contrôle du parcours
2 personnes
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Établir la liste définitive des participants
2 personnes
Répartir les groupes de départ
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Confirmer les livraisons
Trier les dossards
2 personnes
Trier les formulaires de sponsoring
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Préparer les points d’eau
2 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Installer les tables d’inscription
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer l’arche de départ et d’arrivée
3 personnes
Installer les flèches de signalisation
4 personnes
Installer des rubans de balisage le long du parcours
3 personnes
Installer des points d'eau
4 personnes
Brancher l'installation de musique
2 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Accueillir les bénévoles
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Récupérer les formulaires de sponsor
2 personnes
Accompagner les participants au départ
3 personnes
Donner le signal de départ
2 personnes
Tenir le poste de route
8 personnes
Surveiller les points de circulation
6 personnes
Encourager les participants
4 personnes
Distribuer de l'eau
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Tenir le suivi des arrivées
3 personnes
Prodiguer les premiers secours
2 personnes
Distribuer des fruits et des snacks
3 personnes
Féliciter les finishers
2 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Prononcer le discours de remerciement
Servir le catering du soir
4 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Enregistrer les derniers participants au départ
2 personnes
Déclarer le poste de parcours fermé
2 personnes

Suivi

Rassembler les panneaux d'itinéraire
4 personnes
Retirer le ruban de délimitation
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Collecter les montants des sponsors
2 personnes
Gérer les dons
2 personnes
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes
Annoncer le montant récolté

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables d’inscriptionqté 4
Tables de buffetqté 4
Chaises pliantesqté 40
Tabourets de barqté 8
Nappeqté 8

Matériel de sport

Arche de départ et d’arrivée
Cônesqté 40
Flèches de directionqté 35
Bornes kilométriquesqté 10
Numéros de départqté 250
Bracelets de dossardqté 250
Chronomètresqté 4
Siffletsqté 12
Barrières de sécuritéqté 12
Ruban de balisageqté 8
Médaillesqté 20
Prixqté 6
Presse-papiersqté 12
Stylosqté 40
Formulaires de sponsoringqté 250
Braceletsqté 250
Cartes d'itinéraireqté 100

Équipement

Système de sonorisation mobile
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Assiettes réutilisablesqté 150
Couverts réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 80
Carafes d’eauqté 12
Louchesqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Pincesqté 6
Pains de glaceqté 24

Décoration

Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Bannières sponsorsqté 12
Panneau d’accueil
Panneaux en ardoiseqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balayette et pelleqté 3
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le parcours et les autorisations : demandez l’autorisation de passage et les agents de circulation avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez une marge d’au moins 4 à 6 semaines pour les réponses administratives.
Fixez l’objectif de sponsoring avant d’envoyer les formulaires. Indiquez clairement le montant visé, la date limite de retour et la personne qui triera les formulaires reçus.
Faites un contrôle complet du parcours avant le jour J, puis préparez un plan de sécurité avec les points dangereux, les barrières, le ruban de balisage et les numéros d’urgence. Refaites cette vérification dans les 48 heures précédant la course.
Ne regroupez pas les bénévoles au dernier moment : attribuez à chacun un poste, une heure d’arrivée et une responsabilité précise. Prévoyez une réunion ou un briefing général 60 à 90 minutes avant le premier départ.
Envoyez les informations finales aux participants 3 à 5 jours avant la course. Rappelez l’heure d’arrivée, le groupe de départ, le retrait du dossard, le parcours, les points d’eau et les consignes alimentaires.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’une course caritative ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Le parcours, les autorisations, les agents de circulation et les partenaires doivent être confirmés avant l’ouverture des inscriptions.
Combien de temps avant faut-il envoyer les invitations ?: Envoyez les invitations dès que le lieu, le parcours et l’objectif de sponsoring sont définis, généralement 6 à 8 semaines avant la course. Fermez les inscriptions 7 à 10 jours avant l’événement pour établir la liste définitive et répartir les groupes de départ.
Quand préparer les dossards et les panneaux de direction ?: Préparez les dossards dès que les inscriptions sont clôturées, environ 5 à 7 jours avant la course. Les panneaux, flèches, bornes kilométriques et points d’eau doivent être vérifiés puis regroupés la veille.
Combien de bénévoles faut-il pour une course caritative ?: Le nombre dépend du parcours et du nombre de participants, mais répartissez les bénévoles par fonctions : inscriptions, départ, orientation, circulation, ravitaillement et arrivée. Confirmez les postes au moins 7 jours avant et prévoyez 1 ou 2 personnes de réserve.

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