Sponsorloop organiseren: checklist en planning

Een sponsorloop vraagt meer voorbereiding dan alleen een route uitzetten en deelnemers uitnodigen. Je moet de route veilig maken, toestemming regelen, vrijwilligers verdelen en de inschrijving zo organiseren dat startnummers en tijdregistratie kloppen. Begin met datum, locatie en het goede doel en werk daarna stap voor stap naar de uitvoeringsdag toe. Deze checklist helpt je zien wat je vroeg moet vastleggen, wat je in de laatste week controleert en wat op de dag zelf snel beschikbaar moet zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Hardlooproute bepalen
3 personen
Routevergunning aanvragen
Verkeersmaatregelen afstemmen
2 personen
Goede doel bevestigen
Aanmeldformulier publiceren
2 personen
Uitnodigingen versturen
3 personen
Sponsorformulieren maken
2 personen
Routekaart verspreiden
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Verzekering controleren
EHBO-bezetting regelen
Verkeersregelaars inplannen
2 personen
Tijdregistratie voorbereiden
2 personen
Startnummers ontwerpen
2 personen
Promotie ophangen
3 personen
Muziek afspeellijst maken
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Reserveringen bevestigen
Deelnemerslijst afsluiten
2 personen
Startnummers sorteren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen controleren
3 personen
Route vooraf inspecteren
2 personen
Deelnemers herinneren

Event

Locatie openen
2 personen
Routepijlen plaatsen
6 personen
Verkeershekken plaatsen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Start- en finishboog plaatsen
3 personen
Geluid en microfoon testen
2 personen
Inschrijfbalie inrichten
3 personen
Waterpunten klaarzetten
3 personen
Catering klaarzetten
4 personen
EHBO-post inrichten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Verkeersregelaars positioneren
6 personen
Deelnemers ontvangen
4 personen
Startnummers uitdelen
4 personen
Laatste routecontrole uitvoeren
3 personen
Welkomstwoord verzorgen
Sponsorloop starten
3 personen
Tussentijden registreren
3 personen
Finishers registreren
4 personen
Water uitdelen
3 personen
Fruit en snacks serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Muziek verzorgen
EHBO verlenen
2 personen
Startgebied begeleiden
3 personen
Finishgebied begeleiden
3 personen
Prijzen klaarzetten
2 personen
Uitslagen controleren
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
Donatie-informatie toelichten
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Routepijlen verwijderen
6 personen
Verkeershekken verwijderen
4 personen
Catering opruimen
4 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Donaties administratief verwerken
2 personen
Bedankbericht versturen
2 personen
Uitslagen publiceren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Inklaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 40
Biertafelsetsaantal 4
Inschrijftafelaantal 2
Afvalbakkenaantal 8
Kledingrek

Sportmateriaal

Startnummersaantal 250
Veiligheidsspeldenaantal 500
Routepijlenaantal 80
Afzetlintaantal 12
Verkeerskegelsaantal 40
Verkeershekkenaantal 12
Start- en finishboog
Stopwatchesaantal 4
Meetlint
Fluitjesaantal 8
Reflectievestenaantal 12
Parcoursbordenaantal 10
Medaillelintenaantal 100

Apparatuur

Accuspeakeraantal 2
Draadloze microfoon
Microfoonstandaard
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare powerbanksaantal 4
Prikklok
Laptop
Printer

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 4
Tangenaantal 4
Opscheplepelsaantal 4
Kannenaantal 8
Flessenopenersaantal 3
Aluminiumfolieaantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 150
Ballonpompaantal 2
Sponsorbannersaantal 12
Pijlers voor bannersaantal 6
Krijtbordenaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Blikschopaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handgelhoudersaantal 6
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag de routevergunning en stem verkeersmaatregelen zo vroeg mogelijk af; reken op meerdere weken verwerkingstijd en plan verkeersregelaars en reflectievesten pas nadat de route definitief is.
Sluit de deelnemerslijst uiterlijk enkele dagen voor de sponsorloop af. Sorteer daarna de startnummers, controleer de namen en leg veiligheidsspelden, routekaarten en sponsorformulieren bij de inschrijftafel klaar.
Plan vrijwilligers per taak en tijdvak: ontvangst, parcours, verkeerspunten, EHBO, tijdregistratie en opruimen. Geef verkeersregelaars en parcoursvrijwilligers vooraf een korte route-instructie met hun exacte post.
Test tijdregistratie, microfoon en muziek vóór de deelnemers arriveren. Leg voor laptop, printer, accuspeaker en draadloze microfoon ook verlengsnoeren, stekkerdozen en opgeladen powerbanks klaar.
Controleer de route op één vast moment met meetlint, routepijlen, afzetlint, verkeerskegels en verkeershekken. Zet daarnaast afvalbakken en herbruikbare bekers bij start en finish, zodat opruimen niet volledig van één vrijwilliger afhangt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een sponsorloop organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Leg in de eerste 2 weken datum, locatie, route en goede doel vast; vergunningen, verkeersmaatregelen en vrijwilligers kunnen daarna worden aangevraagd en ingepland.
Wanneer moet ik een vergunning voor een sponsorloop aanvragen?: Vraag de routevergunning minimaal 6 tot 8 weken vóór de loop aan, omdat de behandeling per gemeente verschilt. Stem verkeersmaatregelen tegelijk af en wacht niet tot de deelnemers zich al hebben ingeschreven.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een sponsorloop?: Reken minimaal op 1 vrijwilliger per verkeers- of routepunt, plus 2 mensen voor inschrijving, 2 voor tijdregistratie en een aparte EHBO-bezetting. Bij een route met 10 posten heb je daarmee al snel 16 tot 20 personen nodig, exclusief opruimers.
Wanneer sluit ik de inschrijving voor een sponsorloop?: Sluit de deelnemerslijst 3 tot 5 dagen vóór de start. Zo houd je tijd over om startnummers te sorteren, sponsorformulieren en dieetwensen te controleren en de boodschappen en materialen op aantallen af te stemmen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.