Spendenlauf organisieren: die praktische Checkliste

Ein Spendenlauf braucht mehr als eine gute Strecke und viele Teilnehmende. Du musst Genehmigungen, Verkehrsmaßnahmen, Erste Hilfe, Anmeldung und die Zusammenarbeit mit der Wohltätigkeitsorganisation rechtzeitig koordinieren. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zum Veranstaltungstag. Besonders bei Startnummern, Helfereinteilung und Sicherheitsmaterial lohnt sich eine feste Frist, damit am Lauftag nichts fehlt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Laufstrecke festlegen
3 Personen
Routen-Genehmigung beantragen
Verkehrsmaßnahmen abstimmen
2 Personen
Wohltätigkeitsorganisation bestätigen
Anmeldeformular veröffentlichen
2 Personen
Einladungen verschicken
3 Personen
Sponsorformulare erstellen
2 Personen
Routenkarte verteilen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Versicherung prüfen
Erste-Hilfe-Besetzung organisieren
Verkehrsregelungskräfte einplanen
2 Personen
Zeiterfassung vorbereiten
2 Personen
Startnummern entwerfen
2 Personen
Werbung aufhängen
3 Personen
Musik-Playlist erstellen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Reservierungen bestätigen
Teilnehmerliste abschließen
2 Personen
Startnummern sortieren
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Materialien prüfen
3 Personen
Strecke im Voraus inspizieren
2 Personen
Teilnehmer erinnern

Event

Location öffnen
2 Personen
Wegweiser aufstellen
6 Personen
Verkehrsabsperrungen aufstellen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Start- und Zielbogen aufstellen
3 Personen
Ton und Mikrofon testen
2 Personen
Anmeldebereich einrichten
3 Personen
Wasserstellen bereitstellen
3 Personen
Catering bereitstellen
4 Personen
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen
Verkehrsregler positionieren
6 Personen
Teilnehmende empfangen
4 Personen
Startnummern ausgeben
4 Personen
Letzte Streckenkontrolle durchführen
3 Personen
Begrüßungswort übernehmen
Sponsorenlauf starten
3 Personen
Zwischenzeiten erfassen
3 Personen
Zieleinläufe erfassen
4 Personen
Wasser verteilen
3 Personen
Obst und Snacks servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Musik organisieren
Erste Hilfe leisten
2 Personen
Startbereich betreuen
3 Personen
Zielbereich betreuen
3 Personen
Preise bereitstellen
2 Personen
Ergebnisse prüfen
2 Personen
Preisverleihung durchführen
2 Personen
Spendeninformationen erläutern
Teilnehmende verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Wegweiser entfernen
6 Personen
Verkehrsbarrieren entfernen
4 Personen
Catering aufräumen
4 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Location reinigen
4 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Spenden administrativ bearbeiten
2 Personen
Dankesnachricht versenden
2 Personen
Ergebnisse veröffentlichen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappTischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 40
BiertischgarniturenAnz. 4
AnmeldetischAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 8
Kleiderständer

Sportmaterial

StartnummernAnz. 250
SicherheitsnadelnAnz. 500
WegweiserAnz. 80
AbsperrbandAnz. 12
VerkehrskegelAnz. 40
VerkehrsbarrierenAnz. 12
Start- und Zielbogen
StoppuhrenAnz. 4
Maßband
PfeifenAnz. 8
WarnwestenAnz. 12
Parcours-SchilderAnz. 10
MedaillenbänderAnz. 100

Ausstattung

AkkulautsprecherAnz. 2
Kabelloses Mikrofon
Mikrofonständer
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Wiederaufladbare PowerbanksAnz. 4
Stempeluhr
Laptop
Drucker

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 300
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
ServiertablettsAnz. 4

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
KüchenmesserAnz. 4
ZangenAnz. 4
ServierlöffelAnz. 4
KannenAnz. 8
FlaschenöffnerAnz. 3
AluminiumfolieAnz. 2

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
BallonsAnz. 150
BallonpumpeAnz. 2
SponsorenbannerAnz. 12
BannerständerAnz. 6
KreidetafelnAnz. 4

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 4
LED-LampenAnz. 6

Reinigung

BesenAnz. 3
BlechschaufelAnz. 2
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 4
PutzlappenAnz. 20
HanddesinfektionsständerAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Strecke, Datum und Ort mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Für öffentliche Wege solltest du die Routengenehmigung und Verkehrsmaßnahmen direkt danach beantragen.
Schließe die Teilnehmerliste 5 bis 7 Tage vor dem Lauf. Sortiere Startnummern, prüfe Ernährungswünsche und drucke Anmeldeunterlagen erst danach in der endgültigen Menge.
Plane Helfer nicht nur für Start und Ziel ein: Für Strecke, Verkehrsregelung, Erste Hilfe, Anmeldung und Zeitnahme brauchst du klar benannte Personen mit Schichtzeiten.
Kontrolliere zwei Tage vorher alle Materialien. Dazu gehören Absperrband, Verkehrskegel, Warnwesten, Wegweiser, Stoppuhren, Pfeifen sowie Start- und Zielbogen.
Bereite am Veranstaltungstag einen festen Aufbauplan vor. Stelle Anmeldetisch, Lautsprecher, Mikrofon, Stromversorgung, Abfallbehälter und Trinkbecher so auf, dass sie vor dem ersten Start erreichbar sind.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Spendenlauf anmelden?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit der Planung. Genehmigungen für Strecke und Verkehr können mehrere Wochen dauern, deshalb sollten sie nach der Streckenfestlegung sofort beantragt werden.
Wie viele Helfer braucht man für einen Spendenlauf?: Plane mindestens eine verantwortliche Person für Anmeldung, Zeitnahme, Erste Hilfe und Start-Ziel-Bereich ein. Für jeden kritischen Streckenabschnitt und jede Verkehrsmaßnahme kommt zusätzlich mindestens eine eingewiesene Person hinzu.
Wann sollte die Teilnehmerliste für den Spendenlauf fertig sein?: Schließe die Liste 5 bis 7 Tage vor dem Lauf. Dann kannst du Startnummern sortieren, Ernährungswünsche weitergeben und die benötigte Menge an Medaillenbändern und Trinkbechern prüfen.
Was muss am Tag vor dem Spendenlauf kontrolliert werden?: Prüfe am Vortag Strecke, Beschilderung, Absperrungen, Startnummern, Zeitnahme und Erste-Hilfe-Ausstattung. Lade außerdem Lautsprecher, Mikrofon und Powerbanks vollständig auf und lege Verlängerungskabel sowie Ersatzmaterial bereit.

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