Checklist pour organiser une course caritative

Une course caritative demande plus qu’un parcours et une date. Il faut obtenir les autorisations, confirmer l’association bénéficiaire, gérer les inscriptions et préparer la sécurité avant le jour J. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières réservations au tri des dossards. Elle couvre aussi les points souvent oubliés : besoins alimentaires, assurance, signalisation, chronométrage et alimentation électrique.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Définir le parcours de course
3 personnes
Demander l’autorisation de parcours
Coordonner les mesures de circulation
2 personnes
Confirmer l’association caritative
Publier le formulaire d'inscription
2 personnes
Envoyer les invitations
3 personnes
Créer les formulaires de sponsoring
2 personnes
Distribuer le plan du parcours
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Vérifier l’assurance
Organiser le personnel de premiers secours
Prévoir des agents de circulation
2 personnes
Préparer l’enregistrement du temps
2 personnes
Concevoir les dossards
2 personnes
Afficher la promotion
3 personnes
Créer la playlist musicale
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Confirmer les réservations
Clôturer la liste des participants
2 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Vérifier le matériel
3 personnes
Inspecter le trajet à l’avance
2 personnes
Rappeler les participants

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les flèches d'orientation
6 personnes
Installer des barrières de circulation
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer l’arche de départ et d’arrivée
3 personnes
Tester le son et le micro
2 personnes
Installer le bureau d'inscription
3 personnes
Installer les points d'eau
3 personnes
Mettre en place le service traiteur
4 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Positionner les régulateurs de circulation
6 personnes
Accueillir les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
4 personnes
Effectuer le dernier contrôle de l’itinéraire
3 personnes
Assurer le mot de bienvenue
Don de solidarité de départ
3 personnes
Enregistrer les temps intermédiaires
3 personnes
Enregistrer les arrivants
4 personnes
Distribuer de l'eau
3 personnes
Servir les fruits et les en-cas
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Fournir la musique
Prodiguer les premiers secours
2 personnes
Encadrer la zone de départ
3 personnes
Encadrer la zone d’arrivée
3 personnes
Préparer les prix
2 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Assurer la remise des prix
2 personnes
Expliquer les informations sur les dons
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

Retirer les flèches d’itinéraire
6 personnes
Retirer les barrières de circulation
4 personnes
Ranger le service traiteur
4 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Traiter administrativement les dons
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
Publier les résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 40
Ensembles de tables de bièreqté 4
Table d'inscriptionqté 2
Poubellesqté 8
Portant à vêtements

Matériel de sport

Numéros de départqté 250
Épingles de sûretéqté 500
Flèches de directionqté 80
Ruban de balisageqté 12
Cônes de signalisationqté 40
Barrières de circulationqté 12
Arche de départ et d’arrivée
Chronomètresqté 4
Mètre ruban
Siffletsqté 8
Gilets réfléchissantsqté 12
Panneaux de parcoursqté 10
Rubans de médailleqté 100

Équipement

Enceinte sur batterieqté 2
Micro sans fil
Pied de microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externes rechargeablesqté 4
Horloge pointeuse
Ordinateur portable
Imprimante

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 4
Louchesqté 4
Carafesqté 8
Tire-bouchonsqté 3
Papier aluminiumqté 2

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 150
Pompe à ballonsqté 2
Bannières sponsorsqté 12
Piliers pour bannièresqté 6
Panneaux en ardoiseqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes LEDqté 6

Nettoyage

Balaiqté 3
Pelle à boîte de conserveqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Supports de gel hydroalcooliqueqté 6
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date et le lieu, puis définissez précisément le parcours avant de demander l’autorisation. Prévoyez plusieurs semaines pour les échanges avec les autorités et la coordination de la circulation.
Clôturez les inscriptions au moins 7 jours avant la course afin de traiter les besoins alimentaires, trier les dossards et répartir les bénévoles. Gardez une liste séparée pour les participants ajoutés au dernier moment.
Répartissez les bénévoles par postes, avec des agents aux intersections et une équipe dédiée aux premiers secours. Confirmez leurs horaires et leurs gilets réfléchissants avant la veille.
Testez le chronométrage, l’ordinateur, l’imprimante et l’enceinte sur batterie avant l’arrivée des participants. Prévoyez des batteries externes et des rallonges : les prises disponibles sur place sont souvent insuffisantes.
Préparez le balisage du parcours la veille : flèches, ruban, cônes, barrières et panneaux doivent être regroupés par zone. Comptez le matériel pendant la vérification finale pour éviter de découvrir un manque au moment de l’installation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course caritative ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu et l’association, obtenir l’autorisation du parcours, organiser la circulation, recruter les bénévoles et ouvrir les inscriptions.
Quand faut-il clôturer les inscriptions à une course caritative ?: Clôturez-les environ 7 jours avant le départ. Vous aurez ainsi le temps d’imprimer les dossards, préparer le chronométrage, recueillir les besoins alimentaires et finaliser les équipes.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une course caritative ?: Prévoyez au minimum une personne pour l’inscription, une équipe de premiers secours et un agent à chaque intersection ou point à risque. Ajoutez 2 à 4 personnes pour le départ, l’arrivée, le ravitaillement et le rangement.
Que faut-il vérifier la veille d’une course caritative ?: Vérifiez les dossards, les listes de participants, le balisage, les cônes, les barrières, les chronomètres et les moyens de communication. Faites aussi un test complet de l’imprimante, du micro et de l’enceinte au moins 12 heures avant le départ.

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