Zo organiseer je een sponsorfietstocht

Begin met de datum, route en start- en finishlocatie; die bepalen vrijwel alle vervolgstappen. Regel daarna vergunningen, meldingen en verzekering voordat je deelnemers en sponsors vast toezegt. Werk met één deelnemerslijst waarin je ook dieetwensen, polsbandjes en startnummers bijhoudt. Plan verkeersregelaars, EHBO, rustpunten en bevoorrading ruim vóór de tocht en stuur deelnemers uiterlijk enkele dagen vooraf de definitieve route en praktische informatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Start- en finishlocatie reserveren
3
Vergunningen en meldingen regelen
4
Verzekering controleren
5
Sponsorpakketten samenstellen
2 personen
6
Sponsors benaderen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Deelnemerslijst en polsbandjes maken
2 personen
11
Route definitief controleren
2 personen
12
Rustpunten en bevoorrading reserveren
13
Verkeersregelaars inplannen
14
EHBO-bezetting regelen
15
Fietsenstalling voorbereiden
2 personen
16
Routekaarten en bordjes maken
2 personen
17
Sponsorlogo's verzamelen
18
Startnummers en fietsstickers maken
2 personen
19
Catering bestellen
20
Drank en houdbaar eten kopen
2 personen
21
Materialen controleren
2 personen
22
Fietsen en routebordjes klaarzetten
2 personen
23
Deelnemers laatste informatie sturen

Event

24
Start- en finishterrein opbouwen
6 personen
25
Fietsenstalling opbouwen
3 personen
26
Routebordjes plaatsen
4 personen
27
Rustpunt inrichten
3 personen
28
Registratietafel klaarzetten
2 personen
29
Dranken koud zetten
2 personen
30
Hapjes voorbereiden
3 personen
31
Sponsorstand en fotowand opbouwen
3 personen
32
Briefing voor vrijwilligers geven
2 personen
33
Deelnemers registreren
4 personen
34
Fietscontroles uitvoeren
2 personen
35
Deelnemers welkom heten
2 personen
36
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
37
Fietstocht begeleiden
6 personen
38
Rustpunt bemannen
3 personen
39
Dranken bijvullen
2 personen
40
Binnenkomende fietsers registreren
2 personen
41
Finisherfoto's maken
2 personen
42
Hapjes en buffet serveren
4 personen
43
Sponsorbedankje uitreiken
2 personen
44
Servies afwassen
2 personen
45
Routebordjes verwijderen
4 personen

Nazorg

46
Terrein afbreken
6 personen
47
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
48
Locatie schoonmaken
4 personen
49
Materialen droog en compleet opslaan
3 personen
50
Geleende materialen retourneren
2 personen
51
Routebordjes en lint verwijderen
2 personen
52
Bedankbericht aan deelnemers sturen
53
Sponsorcontent en foto's delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Biertafelsaantal 6
Fietshekkenaantal 20
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Mobiele telefoonaantal 6
Powerbanksaantal 6
Portofoonsaantal 8
Megafoon
Luidsprekeraantal 2
Verlengkabelsaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 4

Sportmateriaal

Fietsreparatiestandsaantal 2
Fietspompenaantal 4
Reparatiesetsaantal 4
Reservebinnenbandenaantal 20
Routebordjesaantal 35
Afzetlintaantal 6
Pionnenaantal 20
Reflectiehesjesaantal 20
Fietsstickersaantal 100

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Schenk kannenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveerschalenaantal 10
Serveerlepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Decoratie

Sponsorbanierenaantal 8
Fotowand
Tafelkledenaantal 8
Startnummerbord

Schoonmaak

Afvalzakkenaantal 60
Schoonmaakemmersaantal 3
Sponzenaantal 8
Werkhandschoenenaantal 12
Bezem en blikaantal 3
Dweilsetsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route minstens 8 weken vooraf vast en controleer haar opnieuw in de laatste week. Plan rustpunten, bevoorrading, fietsenstalling en een fietsreparatiestand op plaatsen waar deelnemers veilig kunnen stoppen.
Regel vergunningen, meldingen en verzekering voordat je uitnodigingen verstuurt. Controleer ook of verkeersregelaars en EHBO voor alle uren van de tocht zijn ingepland, inclusief opbouw en afbouw.
Maak sponsorpakketten met een duidelijke deadline voor logo’s. Verzamel sponsorlogo’s uiterlijk 2 weken vooraf, zodat ze nog op routekaarten, bordjes, fietsstickers of andere zichtbare materialen kunnen worden verwerkt.
Tel catering en drank per deelnemer én per begeleider. Zet koelboxen, schenk kannen, herbruikbare bekers en houdbaar eten klaar; dieetwensen verwerk je in dezelfde deelnemerslijst als de aanmeldingen.
Werk met een aparte opbouwcheck voor start en finish. Zet routebordjes, pionnen, afzetlint, reflectiehesjes, portofoons, megafoon, powerbanks en verlichting klaar voordat de eerste fietsers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een sponsorfietstocht organiseren?: Begin minimaal 12 weken vooraf. Gebruik de eerste 2 weken voor datum, route en locaties, regel daarna vergunningen en sponsors en houd de laatste 2 weken vrij voor deelnemersinformatie, materialen en een routecontrole.
Wanneer moet ik vergunningen voor een sponsorfietstocht aanvragen?: Vraag dit direct na het vastleggen van datum en route na, bij voorkeur 10 tot 12 weken vooraf. De benodigde termijn verschilt per gemeente en route, dus wacht niet tot de uitnodigingen al zijn verstuurd.
Hoeveel bevoorradingspunten heeft een sponsorfietstocht nodig?: Plan minimaal één bevoorradingspunt per 25 tot 30 kilometer en altijd één bij de finish. Bij warm weer of een route met veel hoogteverschil is een extra punt verstandig; leg de locaties uiterlijk 4 weken vooraf vast.
Wanneer stuur je de laatste informatie naar deelnemers?: Stuur de definitieve informatie 3 tot 5 dagen voor de tocht. Vermeld daarin starttijd, adres, parkeren, fietsenstalling, route, rustpunten, contactnummer en wat deelnemers moeten doen bij pech of vertraging.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.