Eine Sponsor-Radtour Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Sponsor-Radtour müssen Strecke, Finanzierung und Sicherheit gleichzeitig funktionieren. Beginne deshalb mit Datum, Route sowie Start- und Zielort und kläre früh, welche Genehmigungen und Versicherungen nötig sind. Danach folgen Sponsorpakete, Anmeldungen und die Planung von Versorgung und Helfern. In den letzten Tagen zählt vor allem die Kontrolle: Strecke abfahren, Teilnehmerdaten prüfen und Start- sowie Zielbereich vollständig vorbereiten.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Route festlegen
2 Personen
- 2
Start- und Zielort reservieren
- 3
Genehmigungen und Meldungen regeln
- 4
Versicherung prüfen
- 5
Sponsorpakete zusammenstellen
2 Personen
- 6
Sponsoren ansprechen
2 Personen
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Teilnehmerliste und Armbänder erstellen
2 Personen
- 11
Strecke endgültig überprüfen
2 Personen
- 12
Ruhepunkte und Versorgung reservieren
- 13
Verkehrsregelungskräfte einplanen
- 14
Erste-Hilfe-Besetzung organisieren
- 15
Fahrradabstellplatz vorbereiten
2 Personen
- 16
Routenkarten und Schilder erstellen
2 Personen
- 17
Sponsorlogos sammeln
- 18
Startnummern und Fahrradaufkleber erstellen
2 Personen
- 19
Catering bestellen
- 20
Getränke und haltbare Lebensmittel kaufen
2 Personen
- 21
Materialien prüfen
2 Personen
- 22
Fahrräder und Wegweiser aufstellen
2 Personen
- 23
Teilnehmenden die letzten Informationen senden
Event
- 24
Start- und Zielbereich aufbauen
6 Personen
- 25
Fahrradständer aufbauen
3 Personen
- 26
Wegweiser aufstellen
4 Personen
- 27
Ruhebereich einrichten
3 Personen
- 28
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
- 29
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 30
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 31
Sponsorenstand und Fotowand aufbauen
3 Personen
- 32
Einweisung für Freiwillige geben
2 Personen
- 33
Teilnehmer registrieren
4 Personen
- 34
Fahrradkontrollen durchführen
2 Personen
- 35
Teilnehmer begrüßen
2 Personen
- 36
Sicherheitsbriefing geben
2 Personen
- 37
Fahrradtour begleiten
6 Personen
- 38
Ruhebereich betreuen
3 Personen
- 39
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 40
Eintreffende Radfahrer registrieren
2 Personen
- 41
Finisherfotos machen
2 Personen
- 42
Snacks und Buffet servieren
4 Personen
- 43
Sponsorendank überreichen
2 Personen
- 44
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 45
Routenschilder entfernen
4 Personen
Nachbereitung
- 46
Gelände abbauen
6 Personen
- 47
Abfall sammeln und trennen
3 Personen
- 48
Location reinigen
4 Personen
- 49
Materialien trocken und vollständig lagern
3 Personen
- 50
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 51
Wegweiser und Absperrband entfernen
2 Personen
- 52
Dankesnachricht an Teilnehmer senden
- 53
Sponsor-Content und Fotos teilen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 3
- KlappischeAnz. 8
- StühleAnz. 40
- BiertischeAnz. 6
- FahrradständerAnz. 20
- AbfallbehälterAnz. 8
Ausstattung
- KühlboxenAnz. 6
- MobiltelefonAnz. 6
- PowerbanksAnz. 6
- FunkgeräteAnz. 8
- Megafon
- LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
- LichterkettenAnz. 4
Sportmaterial
- FahrradreparaturständeAnz. 2
- FahrradpumpenAnz. 4
- ReparatursetsAnz. 4
- ErsatzschläucheAnz. 20
- WegweiserAnz. 35
- AbsperrbandAnz. 6
- KegelAnz. 20
- WarnwestenAnz. 20
- FahrradaufkleberAnz. 100
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 150
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 60
- AusgießkannenAnz. 8
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- Koch- und BrotmesserAnz. 6
- ServierschalenAnz. 10
- ServierlöffelAnz. 8
- ThermoskannenAnz. 6
Dekoration
- SponsorbannerAnz. 8
- Fotowand
- TischdeckenAnz. 8
- Startnummerntafel
Reinigung
- MüllsäckeAnz. 60
- PutzeimerAnz. 3
- SchwämmeAnz. 8
- ArbeitshandschuheAnz. 12
- Besen und KehrblechAnz. 3
- WischsetsAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Route, Start und Ziel mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Prüfe die Strecke danach ein zweites Mal kurz vor dem Termin, besonders an Kreuzungen, Baustellen und Engstellen.
- Versende Sponsorpakete früh und setze eine Rückmeldefrist von 3 bis 4 Wochen vor der Radtour. Sammle Logos, gewünschte Sichtbarkeit und Ansprechpartner gebündelt, damit Startnummern, Fahrradaufkleber und Beschilderung rechtzeitig erstellt werden können.
- Plane pro Versorgungsstelle mindestens eine verantwortliche Person und eine Reserve ein. Getränke, haltbare Lebensmittel, Kühlboxen sowie wiederverwendbare Becher müssen vor dem Veranstaltungstag gezählt und den Streckenpunkten zugeordnet werden.
- Schließe die Teilnehmerliste 5 bis 7 Tage vorher und erfasse dabei Ernährungswünsche, Notfallkontakte und die Ausgabe von Armbändern. Sende die letzten Informationen spätestens 48 Stunden vor dem Start mit Uhrzeit, Route, Parkhinweisen und Notfallnummer.
- Bereite Sicherheit nicht erst am Aufbau-Tag vor: Verkehrshelfer, Erste-Hilfe-Besetzung, Funkgeräte und Warnwesten brauchen einen Einsatzplan. Stelle außerdem Fahrradpumpen, Reparatursets, Ersatzschläuche und Reparaturstände an klar benannten Punkten bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Sponsor-Radtour organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Genehmigungen, Versicherung, Sponsoren und Start- beziehungsweise Zielort können mehrere Wochen benötigen.
- Wie viele Helfer braucht eine Sponsor-Radtour?
- Plane mindestens eine verantwortliche Person pro Versorgungs- und Kontrollpunkt sowie eine Reserve ein. Für Verkehrsregelung und Erste Hilfe sollte es zusätzlich feste Teams mit klaren Schichten geben.
- Wann muss die Route endgültig feststehen?
- Die vorläufige Route sollte 8 bis 12 Wochen vorher festgelegt sein. Eine letzte Prüfung erfolgt 3 bis 7 Tage vor dem Start, damit Baustellen, Sperrungen und gefährliche Stellen noch berücksichtigt werden können.
- Wann verschickt man die letzten Informationen an die Teilnehmer?
- Sende die finalen Angaben spätestens 48 Stunden vor der Radtour. Dazu gehören Startzeit, Treffpunkt, Streckenhinweise, Versorgungspunkte, Notfallkontakt und Hinweise zu Fahrradabstellplätzen.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!