Organiser une randonnée cycliste sponsorisée, étape par étape

Une randonnée cycliste sponsorisée se prépare d’abord comme un parcours sécurisé, puis comme une journée d’accueil pour les participants et les partenaires. Commencez par fixer la date, l’itinéraire et les lieux de départ et d’arrivée avant de solliciter les sponsors. Les autorisations, l’assurance, les secours et le balisage doivent être réglés assez tôt pour éviter les changements de dernière minute. Ensuite, structurez les inscriptions, les ravitaillements et la logistique du jour J.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
3
Gérer les autorisations et les déclarations
4
Vérifier l’assurance
5
Composer les packs de sponsoring
2 personnes
6
Approcher les sponsors
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Créer la liste des participants et les bracelets
2 personnes
11
Vérifier définitivement l’itinéraire
2 personnes
12
Réserver les points de repos et le ravitaillement
13
Prévoir des agents de circulation
14
Organiser le personnel de premiers secours
15
Préparer le parking à vélos
2 personnes
16
Créer les cartes d'itinéraire et les panneaux
2 personnes
17
Rassembler les logos des sponsors
18
Créer les numéros de départ et les autocollants pour vélos
2 personnes
19
Commander le catering
20
Acheter des boissons et des aliments non périssables
2 personnes
21
Vérifier le matériel
2 personnes
22
Préparer les vélos et les panneaux d’itinéraire
2 personnes
23
Envoyer les dernières informations aux participants

Événement

24
Monter la zone de départ et d’arrivée
6 personnes
25
Installer le parking à vélos
3 personnes
26
Installer les panneaux d'itinéraire
4 personnes
27
Aménager un espace de repos
3 personnes
28
Préparer la table d'inscription
2 personnes
29
Mettre les boissons au frais
2 personnes
30
Préparer les en-cas
3 personnes
31
Monter le stand sponsor et le mur photo
3 personnes
32
Faire le briefing des bénévoles
2 personnes
33
Enregistrer les participants
4 personnes
34
Effectuer les contrôles des vélos
2 personnes
35
Accueillir les participants
2 personnes
36
Donner le briefing de sécurité
2 personnes
37
Encadrer la sortie à vélo
6 personnes
38
Tenir le point de repos
3 personnes
39
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
40
Enregistrer les cyclistes à l’arrivée
2 personnes
41
Prendre des photos des finishers
2 personnes
42
Servir les snacks et le buffet
4 personnes
43
Remettre le cadeau de remerciement au sponsor
2 personnes
44
Faire la vaisselle
2 personnes
45
Retirer les panneaux d’orientation
4 personnes

Suivi

46
Démonter le site
6 personnes
47
Collecter et trier les déchets
3 personnes
48
Nettoyer le lieu
4 personnes
49
Stocker le matériel au sec et au complet
3 personnes
50
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
51
Retirer les panneaux d'itinéraire et le ruban
2 personnes
52
Envoyer un message de remerciement aux participants
53
Partager le contenu sponsorisé et les photos

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 40
Tables de bièreqté 6
Râteliers à vélosqté 20
Poubellesqté 8

Équipement

Glacièresqté 6
Téléphone mobileqté 6
Batteries externesqté 6
Talkies-walkiesqté 8
Mégaphone
Haut-parleurqté 2
Rallongesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Matériel de sport

Stands de réparation de vélosqté 2
Pompes à véloqté 4
Kits de réparationqté 4
Chambres à air de rechangeqté 20
Panneaux d’orientationqté 35
Ruban de balisageqté 6
Cônesqté 20
Gilets réfléchissantsqté 20
Autocollants pour vélosqté 100

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Tasses à caféqté 60
Pichets de serviceqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Plateaux de serviceqté 10
Cuillères de serviceqté 8
Thermosqté 6

Décoration

Bannières de sponsorqté 8
Mur photo
Nappesqté 8
Panneau de numéros de départ

Nettoyage

Sacs poubelleqté 60
Seaux de nettoyageqté 3
Épongesqté 8
Gants de travailqté 12
Balai et pelleqté 3
Sets de serpillièreqté 2

Catering

Courses

Conseils

Validez l’itinéraire avant de vendre les inscriptions : prévoyez une vérification finale au plus tard 7 jours avant le départ, avec les points de repos et les zones où des agents de circulation seront nécessaires.
Préparez les offres de sponsoring avant le premier contact. Rassemblez les logos, définissez ce qui sera affiché sur les panneaux, les autocollants de vélo et les numéros de départ, puis envoyez un dossier identique à chaque sponsor.
Fixez une date limite d’inscription et demandez les besoins alimentaires au même moment. La liste définitive des participants et les bracelets doivent être prêts avant l’installation de la zone d’arrivée.
Ne sous-estimez pas les petits incidents mécaniques : installez un point avec pompes, kits de réparation, chambres à air de rechange et supports de réparation, puis prévoyez des talkies-walkies ou des téléphones chargés pour coordonner l’équipe.
Montez séparément le départ, l’arrivée et le parking à vélos. Vérifiez la veille les tentes, tables, glacières, boissons, signalétique, cônes et ruban de balisage afin de ne pas chercher le matériel pendant l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une randonnée cycliste sponsorisée ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer l’itinéraire, les autorisations, l’assurance, les sponsors, les inscriptions et les ravitaillements.
Quand faut-il vérifier définitivement l’itinéraire ?: Faites une première reconnaissance dès que le parcours est choisi, puis une vérification finale 7 à 10 jours avant l’événement. Contrôlez les travaux, les accès, le balisage, les points de repos et les besoins en circulation.
Quand commander le catering et les boissons ?: Passez la commande du catering environ 10 jours avant la randonnée, une fois le nombre de participants suffisamment stable. Achetez les produits non périssables plus tôt et ajustez les quantités après la clôture des inscriptions.
Que faut-il envoyer aux participants avant la randonnée ?: Envoyez les dernières informations 3 à 5 jours avant le départ. Indiquez l’heure d’accueil, le lieu, le stationnement, l’itinéraire, les ravitaillements, les consignes de sécurité et le contact joignable le jour même.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.