Checklist voor een sponsorfietstocht organiseren

Een sponsorfietstocht vraagt meer voorbereiding dan alleen een route uitzetten en deelnemers uitnodigen. Je moet tegelijk de opbrengst voor sponsors, de veiligheid op de route en de inrichting van start- en finishlocatie regelen. Begin met datum, route, locaties en vergunningen; werk daarna aan sponsors en deelnemers. In de laatste weken draait alles om bevoorrading, verkeersregelaars, EHBO, routeaanduiding en een duidelijke deelnemersbrief. Met deze checklist zie je wat wanneer geregeld moet zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route vastleggen
2 personen
Start- en finishlocatie reserveren
Vergunningen en meldingen regelen
Verzekering controleren
Sponsorpakketten samenstellen
2 personen
Sponsors benaderen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst en polsbandjes maken
2 personen
Route definitief controleren
2 personen
Rustpunten en bevoorrading reserveren
Verkeersregelaars inplannen
EHBO-bezetting regelen
Fietsenstalling voorbereiden
2 personen
Routekaarten en bordjes maken
2 personen
Sponsorlogo's verzamelen
Startnummers en fietsstickers maken
2 personen
Catering bestellen
Drank en houdbaar eten kopen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Fietsen en routebordjes klaarzetten
2 personen
Deelnemers laatste informatie sturen

Event

Start- en finishterrein opbouwen
6 personen
Fietsenstalling opbouwen
3 personen
Routebordjes plaatsen
4 personen
Rustpunt inrichten
3 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Sponsorstand en fotowand opbouwen
3 personen
Briefing voor vrijwilligers geven
2 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Fietscontroles uitvoeren
2 personen
Deelnemers welkom heten
2 personen
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
Fietstocht begeleiden
6 personen
Rustpunt bemannen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Binnenkomende fietsers registreren
2 personen
Finisherfoto's maken
2 personen
Hapjes en buffet serveren
4 personen
Sponsorbedankje uitreiken
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Routebordjes verwijderen
4 personen

Nazorg

Terrein afbreken
6 personen
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen droog en compleet opslaan
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Routebordjes en lint verwijderen
2 personen
Bedankbericht aan deelnemers sturen
Sponsorcontent en foto's delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Biertafelsaantal 6
Fietshekkenaantal 20
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Mobiele telefoonaantal 6
Powerbanksaantal 6
Portofoonsaantal 8
Megafoon
Luidsprekeraantal 2
Verlengkabelsaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 4

Sportmateriaal

Fietsreparatiestandsaantal 2
Fietspompenaantal 4
Reparatiesetsaantal 4
Reservebinnenbandenaantal 20
Routebordjesaantal 35
Afzetlintaantal 6
Pionnenaantal 20
Reflectiehesjesaantal 20
Fietsstickersaantal 100

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Schenk kannenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveerschalenaantal 10
Serveerlepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Decoratie

Sponsorbanierenaantal 8
Fotowand
Tafelkledenaantal 8
Startnummerbord

Schoonmaak

Afvalzakkenaantal 60
Schoonmaakemmersaantal 3
Sponzenaantal 8
Werkhandschoenenaantal 12
Bezem en blikaantal 3
Dweilsetsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, route, start- en finishlocatie minimaal 8 tot 12 weken vooraf vast. Controleer de route nog een keer kort voor het evenement, want wegwerkzaamheden of gewijzigde verkeerssituaties kunnen je bewegwijzering beïnvloeden.
Benader sponsors pas nadat je sponsorpakketten, zichtbaarheid en aanleverdatum voor logo’s hebt bepaald. Vraag logo’s uiterlijk 2 weken voor de tocht op, zodat fietsstickers, routekaarten en andere uitingen nog gemaakt kunnen worden.
Plan verkeersregelaars en EHBO niet alleen bij de start en finish. Kijk per kruising en rustpunt hoeveel mensen nodig zijn en leg de bezetting uiterlijk 3 weken vooraf vast.
Maak de bevoorrading per deelnemer concreet. Reken voor het eerste uur op ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon en reserveer extra koelboxen, houdbaar eten en schenk kannen voor piekmomenten.
Test portofoons, megafoon, luidspreker, powerbanks en verlichting vóór de opbouw. Leg daarnaast fietspompen, reparatiesets en reservebinnenbanden bij een duidelijk herkenbare reparatieplek, zodat pech niet bij de finish blijft wachten.

Veelgestelde vragen

Hoeveel weken van tevoren moet ik een sponsorfietstocht organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, route, locaties, vergunningen en verzekering. Sponsors, deelnemers en verkeersregelaars regel je daarna; reserveer de laatste 2 weken voor controles, materialen en deelnemersinformatie.
Wanneer moet ik sponsors benaderen voor een sponsorfietstocht?: Benader sponsors zodra de sponsorpakketten en zichtbaarheid duidelijk zijn, bij voorkeur 8 weken voor de fietstocht. Vraag hun logo’s uiterlijk 2 weken vooraf op, zodat stickers, routekaarten en andere materialen op tijd klaar zijn.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een sponsorfietstocht?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per deelnemer en houd extra voorraad achter de hand bij start, finish en rustpunten. Verdeel de voorraad vooraf over koelboxen, zodat één bevoorradingspunt niet leeg raakt.
Wanneer stuur ik de laatste informatie naar deelnemers?: Stuur de definitieve deelnemersinformatie ongeveer 5 tot 7 dagen voor de tocht. Vermeld daarin starttijd, locatie, route, rustpunten, parkeer- en fietsenstallingsinformatie, benodigdheden en een telefoonnummer voor problemen onderweg.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.