Checklist para organizar una marcha ciclista patrocinada
Una marcha ciclista patrocinada necesita más que una ruta y una línea de salida. Antes de abrir las inscripciones tendrás que cerrar permisos, seguro, patrocinadores, personal de apoyo y puntos de avituallamiento. Después vienen los dorsales, los adhesivos para bicicletas, la señalización y la coordinación del día del evento. Esta checklist reúne las 53 tareas y 45 materiales del plan en un orden práctico, para que no dejes para la última semana lo que requiere confirmación externa.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar fecha y ruta
2 personas
Reservar la salida y la meta
Gestionar permisos y notificaciones
Comprobar el seguro
Preparar paquetes de patrocinio
2 personas
Contactar a los patrocinadores
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Crear la lista de participantes y las pulseras
2 personas
Comprobar definitivamente la ruta
2 personas
Reservar puntos de descanso y avituallamiento
Planificar a los reguladores de tráfico
Organizar personal de primeros auxilios
Preparar el aparcamiento para bicicletas
2 personas
Crear mapas de ruta y señalización
2 personas
Recoger los logotipos de los patrocinadores
Hacer los dorsales y los adhesivos para bicicletas
2 personas
Pedir el catering
Comprar bebidas y alimentos no perecederos
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Preparar las bicicletas y los carteles de ruta
2 personas
Enviar la última información a los participantes
Evento
Montar la zona de salida y meta
6 personas
Montar el aparcamiento de bicicletas
3 personas
Colocar señales de ruta
4 personas
Montar el área de descanso
3 personas
Preparar la mesa de registro
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Montar el stand de patrocinio y la pared de fotos
3 personas
Dar briefing a los voluntarios
2 personas
Registrar a los participantes
4 personas
Realizar controles de bicicletas
2 personas
Dar la bienvenida a los participantes
2 personas
Dar la charla de seguridad
2 personas
Guiar la ruta en bicicleta
6 personas
Atender el punto de descanso
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Registrar a los ciclistas entrantes
2 personas
Hacer fotos a los finishers
2 personas
Servir los aperitivos y el bufé
4 personas
Entregar el agradecimiento al patrocinador
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Retirar las señales de ruta
4 personas
Seguimiento
Desmontar el recinto
6 personas
Recoger y separar la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Guardar los materiales secos y completos
3 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Retirar los carteles de la ruta y la cinta
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento a los participantes
Compartir contenido y fotos de patrocinadores
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 3
- Mesas plegablescant. 8
- Sillascant. 40
- Mesas de cervezacant. 6
- Barreras para bicicletascant. 20
- Papeleracant. 8
Equipo
- Neveras portátilescant. 6
- Teléfono móvilcant. 6
- Baterías externascant. 6
- Walkie-talkiescant. 8
- Megáfono
- Altavozcant. 2
- Cables alargadorescant. 4
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 4
Material deportivo
- Soportes para reparar bicicletascant. 2
- Bombas de bicicletacant. 4
- Kits de reparacióncant. 4
- Cámaras de aire de repuestocant. 20
- Carteles de rutacant. 35
- Cinta de balizamientocant. 6
- Conoscant. 20
- Chalecos reflectantescant. 20
- Adhesivos para bicicletascant. 100
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Tazas de cafécant. 60
- Jarras para servircant. 8
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 6
- Bandejas de servircant. 10
- Cucharones de servircant. 8
- Termoscant. 6
Decoración
- Banners de patrocinadorescant. 8
- Photowall
- Mantelescant. 8
- Pancarta con el número de salida
Limpieza
- Bolsas de basuracant. 60
- Cubos de limpiezacant. 3
- Esponjascant. 8
- Guantes de trabajocant. 12
- Escoba y recogedorcant. 3
- Fregonascant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, la ruta y los permisos antes de anunciar la marcha. Reserva la salida y la meta con antelación y confirma por escrito cualquier autorización necesaria.
- Contacta con los patrocinadores antes de imprimir dorsales, carteles y adhesivos. Recoge sus logotipos en un formato válido y deja varios días para revisar pruebas.
- No esperes al último momento para organizar la seguridad. Confirma el seguro, distribuye a los reguladores de tráfico y asigna personal de primeros auxilios a puntos concretos de la ruta.
- Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas antes de pedir el catering. Prepara la lista de participantes, las pulseras y el material de avituallamiento con una cantidad de reserva.
- Haz una comprobación definitiva de la ruta y monta la salida y la meta antes de que lleguen los participantes. Prueba los walkie-talkies, el megáfono, las baterías externas y la señalización durante el montaje.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que empezar a organizar una marcha ciclista patrocinada?
- Empieza al menos 8-12 semanas antes. Los permisos, el seguro, la reserva de la salida y la meta y los acuerdos con patrocinadores suelen necesitar más tiempo que el material del montaje.
- ¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones de una marcha ciclista?
- Ciérralas entre 7 y 10 días antes si necesitas preparar dorsales, pulseras, adhesivos y catering. Reserva los últimos 2 días para comprobar la lista y comunicar la información final.
- ¿Qué hay que preparar para las averías de bicicletas?
- Prepara soportes de reparación, bombas, kits de reparación y cámaras de aire de repuesto en los puntos previstos. Comprueba todo como mínimo 48 horas antes y asigna a una persona responsable de cada punto.
- ¿Cuándo se comprueba definitivamente la ruta?
- Haz la comprobación final entre 24 y 48 horas antes de la marcha. Revisa desvíos, conos, cinta de balizamiento, carteles, puntos de descanso y accesos para los equipos de emergencia.
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