Sponsor-Radtour organisieren: die komplette Checkliste

Eine Sponsor-Radtour braucht mehr Vorbereitung als eine normale gemeinsame Ausfahrt: Neben Strecke und Verpflegung müssen Sponsoren, Genehmigungen, Sicherheitskräfte und die Versorgung unterwegs zusammenpassen. Lege zuerst Datum, Route sowie Start- und Zielort fest und arbeite dich dann bis zum Veranstaltungstag vor. Besonders häufig werden Anmeldedaten, Sponsorlogos, Fahrradabstellplätze und die letzte Streckenprüfung zu spät erledigt. Diese Checkliste führt dich durch die wichtigsten Planungsschritte.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Route festlegen
2 Personen
Start- und Zielort reservieren
Genehmigungen und Meldungen regeln
Versicherung prüfen
Sponsorpakete zusammenstellen
2 Personen
Sponsoren ansprechen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmerliste und Armbänder erstellen
2 Personen
Strecke endgültig überprüfen
2 Personen
Ruhepunkte und Versorgung reservieren
Verkehrsregelungskräfte einplanen
Erste-Hilfe-Besetzung organisieren
Fahrradabstellplatz vorbereiten
2 Personen
Routenkarten und Schilder erstellen
2 Personen
Sponsorlogos sammeln
Startnummern und Fahrradaufkleber erstellen
2 Personen
Catering bestellen
Getränke und haltbare Lebensmittel kaufen
2 Personen
Materialien prüfen
2 Personen
Fahrräder und Wegweiser aufstellen
2 Personen
Teilnehmenden die letzten Informationen senden

Event

Start- und Zielbereich aufbauen
6 Personen
Fahrradständer aufbauen
3 Personen
Wegweiser aufstellen
4 Personen
Ruhebereich einrichten
3 Personen
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Sponsorenstand und Fotowand aufbauen
3 Personen
Einweisung für Freiwillige geben
2 Personen
Teilnehmer registrieren
4 Personen
Fahrradkontrollen durchführen
2 Personen
Teilnehmer begrüßen
2 Personen
Sicherheitsbriefing geben
2 Personen
Fahrradtour begleiten
6 Personen
Ruhebereich betreuen
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Eintreffende Radfahrer registrieren
2 Personen
Finisherfotos machen
2 Personen
Snacks und Buffet servieren
4 Personen
Sponsorendank überreichen
2 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Routenschilder entfernen
4 Personen

Nachbereitung

Gelände abbauen
6 Personen
Abfall sammeln und trennen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Materialien trocken und vollständig lagern
3 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Wegweiser und Absperrband entfernen
2 Personen
Dankesnachricht an Teilnehmer senden
Sponsor-Content und Fotos teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 8
StühleAnz. 40
BiertischeAnz. 6
FahrradständerAnz. 20
AbfallbehälterAnz. 8

Ausstattung

KühlboxenAnz. 6
MobiltelefonAnz. 6
PowerbanksAnz. 6
FunkgeräteAnz. 8
Megafon
LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 4

Sportmaterial

FahrradreparaturständeAnz. 2
FahrradpumpenAnz. 4
ReparatursetsAnz. 4
ErsatzschläucheAnz. 20
WegweiserAnz. 35
AbsperrbandAnz. 6
KegelAnz. 20
WarnwestenAnz. 20
FahrradaufkleberAnz. 100

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
KaffeetassenAnz. 60
AusgießkannenAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
ServierschalenAnz. 10
ServierlöffelAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6

Dekoration

SponsorbannerAnz. 8
Fotowand
TischdeckenAnz. 8
Startnummerntafel

Reinigung

MüllsäckeAnz. 60
PutzeimerAnz. 3
SchwämmeAnz. 8
ArbeitshandschuheAnz. 12
Besen und KehrblechAnz. 3
WischsetsAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Kläre Datum, Route sowie Start- und Zielort mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. Genehmigungen, Meldungen und Versicherungsfragen können sonst den gesamten Ablauf verzögern.
Sammle Sponsorlogos spätestens 3 Wochen vor der Tour. Dann bleiben noch mindestens 10 Tage für Routenkarten, Startnummern, Fahrradaufkleber und Wegweiser.
Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit der Anmeldung und bestelle das Catering etwa 7 bis 10 Tage vor dem Termin. Plane Getränke nicht nur für den Zielbereich, sondern auch für die reservierten Ruhepunkte ein.
Überprüfe die Strecke 5 bis 7 Tage vorher erneut und kontrolliere dabei Beschilderung, Ruhepunkte, Verkehrsregelung und Erste-Hilfe-Besetzung. Nach starkem Regen oder Baustellen solltest du die Route zusätzlich am Vortag abfahren.
Baue Start- und Zielbereich am Veranstaltungstag mit ausreichend Vorlauf auf: Rechne für Zelte, Tische, Fahrradständer, Lautsprecher, Kühlboxen und Beschilderung mindestens 2 bis 3 Stunden ein. Lade Powerbanks, Funkgeräte und Mobiltelefone am Vorabend vollständig auf.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Sponsor-Radtour planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. In diesem Zeitraum lassen sich Route, Start- und Zielort, Genehmigungen, Sponsorpakete und Helfer noch ohne Zeitdruck koordinieren.
Wann sollte man Sponsoren für eine Radtour ansprechen?: Sprich Sponsoren mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin an. Für Logos, Sponsorennennung und bedruckte oder beschriftete Materialien solltest du spätestens 3 Wochen vorher alle Zusagen und Dateien vorliegen haben.
Wie viel Verpflegung braucht man bei einer Sponsor-Radtour?: Plane die Mengen anhand der bestätigten Teilnehmerzahl und rechne an jedem Ruhepunkt mit einer eigenen Ausgabe. Für das erste Veranstaltungsstunde sind ungefähr 2 bis 3 Getränke pro Person sinnvoll; bei warmem Wetter solltest du zusätzlich Reserve einplanen.
Wann muss die Strecke einer Sponsor-Radtour endgültig geprüft werden?: Führe die endgültige Prüfung 5 bis 7 Tage vorher durch und kontrolliere die Strecke bei Bedarf am Vortag erneut. Dabei sollten Umleitungen, Beschilderung, Verkehrsregelung, Erste-Hilfe-Punkte und Reparaturmöglichkeiten feststehen.

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