Speurtocht organiseren: checklist van route tot start

Een speurtocht staat of valt met een route die vooraf getest is en opdrachten die teams zonder uitleg kunnen uitvoeren. Regel eerst het thema, de start- en eindlocatie en de aanmeldingen. Werk daarna de route uit, stel teams samen en vul voor elk team een aparte envelop met opdrachten, routekaart en label. Controleer vlak voor de start opnieuw de route, het weer en alle materialen. Zo voorkom je dat een ontbrekende kaart, lege powerbank of onduidelijke opdracht de tocht stillegt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en thema bepalen
2 personen
Start- en eindlocatie vastleggen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst maken
Teams samenstellen
2 personen
Route vooraf verkennen
2 personen
Speurtochtopdrachten uitwerken
2 personen
Route en opdrachten testen
3 personen
Opdrachten aanpassen
2 personen
Opdrachten afdrukken
Routekaarten afdrukken
Enveloppen per team vullen
2 personen
Teamlabels voorbereiden
Boodschappen doen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Eten portioneren
2 personen
Route opnieuw controleren
2 personen
Weersverwachting controleren
Startlocatie vrijmaken
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
Startbord plaatsen
Registratietafel inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Eettafels klaarzetten
2 personen
Begeleiders instrueren
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Teams registreren
2 personen
Spelregels uitleggen
Routekaarten uitdelen
2 personen
Speurtocht starten
2 personen
Tussenpunten controleren
3 personen
Deelnemers telefonisch helpen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Antwoorden innemen
2 personen
Antwoorden nakijken
2 personen
Prijswinnaars bekendmaken
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
Diner serveren
3 personen
Afval tussentijds verzamelen
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Versiering verwijderen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 36
Tafelkledenaantal 6
Partytentaantal 2

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Powerbanksaantal 3
Mobiele telefoonsaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Verlengkabelsaantal 3

Sportmateriaal

Pionnenaantal 20
Linten per teamaantal 6
Stopwatchaantal 3
Meetlintenaantal 3
Kompasaantal 6
Vergrootglazenaantal 6
Prijzengeschenkenaantal 6
Klembordenaantal 8
Pennenaantal 40
Potlodenaantal 20
Gummenaantal 10
Enveloppenaantal 40
Routekaartenaantal 8
Scoreformulierenaantal 10
Waterdichte mapjesaantal 10

Decoratie

Startbord
Pijlbordenaantal 20
Ballonnenaantal 30
Touwaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 40
Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbaar bestekaantal 40
Serveerschalenaantal 8
Koffiekannenaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 6
Koelelementenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Handgelaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 10
Afwasbakkenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Verken en test de route minstens één keer volledig voordat je de opdrachten afdrukt. Controleer daarbij kruisingen, tijdelijke werkzaamheden en plekken waar pijlborden of pionnen mogen staan.
Maak per team één envelop en leg die in dezelfde volgorde klaar: teamlabel, routekaart en opdrachten. Tel de enveloppen vóór vertrek, zodat je niet op de startlocatie nog moet kopiëren of sorteren.
Plan de registratie 30 minuten vóór de start en zet de tafel klaar met deelnemerslijst, teamlabels en routekaarten. Houd ook enkele lege labels achter voor late wijzigingen in de teams.
Controleer de telefoons en powerbanks op de ochtend zelf en neem per team een werkend communicatiemiddel mee. Bij een tocht van langer dan twee uur zijn opgeladen powerbanks praktischer dan alleen losse telefoons.
Controleer de weersverwachting uiterlijk 24 uur en opnieuw 2 uur voor de start. Zet bij regen de partytent en koelelementen klaar en portioneer eten pas nadat het definitieve aantal deelnemers bekend is.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een speurtocht organiseren?: Begin ongeveer 4 weken van tevoren met thema, route en locaties. Test de volledige speurtocht uiterlijk 7 dagen voor de start, zodat je nog tijd hebt om opdrachten en routekaarten aan te passen.
Hoeveel opdrachten heeft een speurtocht nodig?: Reken voor een tocht van 1,5 tot 2 uur op ongeveer 8 tot 12 opdrachten. Plan daarnaast 10 tot 15 minuten voor uitleg, teamindeling en het verzamelen bij de finish.
Hoeveel deelnemers kunnen in één speurtochtteam?: Een team van 4 tot 6 deelnemers werkt meestal praktisch: iedereen kan een taak krijgen en het team blijft overzichtelijk. Bij meer dan 30 deelnemers maak je vooraf de teams en labels, in plaats van dat pas bij de start te doen.
Wanneer moet ik de route en het weer opnieuw controleren?: Controleer de route 24 tot 48 uur vooraf en nogmaals op de dag zelf. Bekijk de weersverwachting 24 uur en 2 uur voor de start, zodat je materiaal, kledingadvies en eventuele schuilplek kunt aanpassen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.