Checklist para organizar una búsqueda del tesoro
Organizar una búsqueda del tesoro requiere más que preparar unas pistas. Primero debes cerrar la ruta, los puntos de inicio y final y el número de participantes; después formar los equipos y probar cada prueba sobre el terreno. Los sobres, mapas, etiquetas y materiales deben quedar listos antes del día del evento. Esta checklist te ayuda a ordenar el trabajo y a detectar lo que suele olvidarse, como revisar la ruta por segunda vez o preparar bebidas y comida con tiempo.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Definir ruta y tema
2 personas
Fijar el lugar de inicio y de fin
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Crear la lista de participantes
Formar equipos
2 personas
Explorar la ruta con antelación
2 personas
Desarrollar las pruebas de la búsqueda del tesoro
2 personas
Probar la ruta y los encargos
3 personas
Ajustar las tareas
2 personas
Imprimir tareas
Imprimir mapas de ruta
Llenar sobres por equipo
2 personas
Preparar las etiquetas de los equipos
Hacer la compra
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Porcionar la comida
2 personas
Volver a comprobar la ruta
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Despejar la salida
2 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Colocar el cartel de inicio
Montar la mesa de registro
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Disponer las mesas del comedor
2 personas
Dar instrucciones a los asistentes
2 personas
Evento
Recepción de participantes
3 personas
Registrar equipos
2 personas
Explicar las reglas del juego
Repartir mapas de ruta
2 personas
Iniciar la búsqueda del tesoro
2 personas
Comprobar los puntos intermedios
3 personas
Ayudar a los participantes por teléfono
Rellenar las bebidas
2 personas
Preparar los aperitivos
2 personas
Recoger respuestas
2 personas
Revisar respuestas
2 personas
Anunciar a los ganadores
Preparar el bufé de cena
3 personas
Servir la cena
3 personas
Recoger la basura durante el evento
2 personas
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
Retirar la decoración
2 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
Retirar los residuos
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Devolver los materiales
2 personas
Guardar el stock sobrante
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 6
- Sillas plegablescant. 36
- Mantelescant. 6
- Carpa plegablecant. 2
Equipo
- Neveras portátilescant. 4
- Baterías externascant. 3
- Teléfonos móvilescant. 3
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 6
- Cables alargadorescant. 3
Material deportivo
- Conoscant. 20
- Cintas por equipocant. 6
- Cronómetrocant. 3
- Cintas métricascant. 3
- Brújulacant. 6
- Lupascant. 6
- Premios y regaloscant. 6
- Portapapelescant. 8
- Bolígrafoscant. 40
- Lápicescant. 20
- Gomas de borrarcant. 10
- Sobrescant. 40
- Mapas de rutacant. 8
- Hojas de puntuacióncant. 10
- Fundas impermeablescant. 10
Decoración
- Pancarta de salida
- Carteles direccionalescant. 20
- Globoscant. 30
- Cuerdacant. 2
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 40
- Platos reutilizablescant. 40
- Cubiertos reutilizablescant. 40
- Bandejas de servircant. 8
- Jarras de cafécant. 3
Cocina
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Cucharonescant. 6
- Acumuladores de fríocant. 12
- Papel de aluminiocant. 2
- Recipientes herméticoscant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Gel desinfectante para manoscant. 3
- Paños de limpiezacant. 10
- Fregaderoscant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Explora la ruta completa con antelación y vuelve a comprobarla el mismo día o el día anterior: una obra, una calle cortada o un lugar cerrado puede inutilizar una prueba.
- Prueba todas las pistas y encargos con un equipo real antes de imprimirlos. Reserva al menos 2 o 3 horas para ajustar instrucciones confusas, tiempos y distancias.
- Prepara un sobre por equipo con sus tareas, mapa, etiqueta y materiales. Haz una lista de control y comprueba los 44 artículos antes de cerrar los sobres.
- Cierra las inscripciones y recoge las preferencias dietéticas al menos 7 días antes. Así puedes formar equipos equilibrados y calcular las porciones de comida y bebida sin improvisar.
- Llega entre 60 y 90 minutos antes para despejar la salida, colocar mesas y sillas, montar el registro, poner los carteles y enfriar las bebidas. Lleva baterías externas y lámparas LED por si la actividad termina con poca luz.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una búsqueda del tesoro?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes si esperas varios equipos. Deja la ruta y el tema cerrados al menos 14 días antes, y utiliza la última semana para imprimir, comprar y preparar los sobres.
- ¿Cuánto dura una búsqueda del tesoro?
- Calcula entre 90 minutos y 3 horas para las pruebas, según la longitud de la ruta y el número de encargos. Añade 30 minutos para el registro, las explicaciones iniciales y la llegada de todos los equipos.
- ¿Cuándo hay que formar los equipos?
- Forma los equipos entre 3 y 5 días antes, cuando la lista de participantes esté cerrada. Guarda una copia de la distribución y prepara las cintas o etiquetas de cada equipo antes de llenar los sobres.
- ¿Qué hay que preparar el mismo día de la búsqueda del tesoro?
- El mismo día debes revisar el pronóstico, comprobar la ruta, despejar la salida, montar el registro y colocar la pancarta y los carteles. Reserva entre 60 y 90 minutos para hacerlo sin prisas y enfría las bebidas antes de que lleguen los participantes.
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