Speurtocht organiseren: checklist en planning

Een speurtocht vraagt meer voorbereiding dan alleen leuke raadsels bedenken. Je moet de route testen, teams en begeleiders indelen, materialen per team verpakken en vooraf bepalen waar deelnemers kunnen rusten. Ook de praktische afhandeling telt mee: registratie, teamlinten, routekaarten, catering en verlichting. Met deze checklist werk je van startlocatie en thema naar een gecontroleerde uitvoering op de dag zelf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Startlocatie reserveren
Route en thema bepalen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersgroepen indelen
2 personen
Begeleiders indelen
Route op veiligheid controleren
2 personen
Rustpunten vastleggen
2 personen
Opdrachten en raadsels schrijven
2 personen
Antwoorden en puntentelling maken
Cluekaarten en formulieren printen
Materialen per team verpakken
2 personen
Catering inkopen
2 personen
Routekaarten controleren
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes en broodjes voorbereiden
3 personen
Startlocatie schoonmaken
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Routeposten klaarzetten
4 personen
Verlichting langs de route plaatsen
3 personen
Begeleiders instrueren
2 personen

Event

Deelnemers registreren
3 personen
Teamindeling bekendmaken
2 personen
Spelregels en veiligheid uitleggen
2 personen
Teammaterialen uitdelen
3 personen
Speurtocht laten starten
3 personen
Routeposten bemannen
6 personen
Tussenstanden registreren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes en broodjes serveren
3 personen
Binnenkomende teams controleren
2 personen
Antwoorden nakijken
3 personen
Winnaar bekendmaken
Prijzen uitreiken
2 personen

Nazorg

Routeposten afbreken
4 personen
Materialen innemen
3 personen
Servies en keukenspullen afwassen
3 personen
Afval verzamelen en scheiden
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Meubilair opruimen
3 personen
Geleende materialen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 36
Biertafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 3
Stopwatchesaantal 6
Portofoonsaantal 6
Powerbanksaantal 6
Verlengsnoerenaantal 3

Sportmateriaal

Reflectiehesjesaantal 12
Fluitjesaantal 8
Kompasaantal 6
Meetlintenaantal 6
Vergrootglazenaantal 6
Eerstehulpkoffersaantal 2

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 10
Hoofdlampenaantal 12
Batterijenaantal 24

Decoratie

Startvlaggenaantal 2
Routepijlenaantal 30
Teamlintenaantal 6
Naamstickersaantal 40
Prijzenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveerschalenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 50
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Koffiekopjesaantal 30

Catering

Waterkannenaantal 4
Serveerbladenaantal 4
Boodschappen

Schoonmaak

Afwasteilaantal 2
Afwasborstelsaantal 3
Schoonmaakemmersaantal 2
Bezem en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2

Tips

Reserveer de startlocatie zodra je de datum hebt en plan daar ruimte voor een ontvangstbalie, tafels, stoelen en de registratie van alle deelnemers. Houd ook plek vrij om materialen per team uit te delen.
Controleer de volledige route minstens één keer vooraf op veiligheid en bereikbaarheid. Let op donkere stukken, kruisingen en plekken waar extra routepijlen, LED-lantaarns of begeleiders nodig zijn.
Maak de teamindeling niet pas bij de start. Verwerk aanmeldingen en dieetwensen vooraf, koppel begeleiders aan groepen en leg teamlinten, naamstickers, cluekaarten en formulieren per team klaar.
Test alle opdrachten en raadsels op tijdsduur en begrijpelijkheid. Bewaar de antwoorden en puntentelling bij de wedstrijdleiding en geef begeleiders portofoons, stopwatches en eventueel powerbanks mee.
Plan het eten en drinken ruim vóór vertrek: koel dranken op tijd, bereid hapjes en broodjes voor en zet herbruikbare bekers, borden en afvalbakken klaar. Leg ook een eerstehulpkoffer en reservebatterijen op een vaste, bekende plek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een speurtocht organiseren?: Begin idealiter 4 tot 6 weken vooraf met de startlocatie, route en het thema. Plan de laatste controle 1 tot 2 dagen voor de speurtocht, zodat printwerk, teamverpakkingen en catering nog kunnen worden aangepast.
Hoeveel begeleiders heb ik nodig voor een speurtocht?: Reken minimaal 1 begeleider per team en wijs daarnaast 1 persoon aan voor de startlocatie en de eindstand. Bij een route met kruisingen, donkere delen of meerdere routeposten zijn extra begeleiders nodig op die vaste punten.
Hoeveel opdrachten heeft een speurtocht nodig?: Plan meestal 6 tot 10 opdrachten voor een speurtocht van ongeveer 1,5 tot 2 uur. Test elke opdracht vooraf; houd rekening met extra tijd voor uitleg, lopen, rustpunten en het verzamelen van antwoorden.
Wanneer moet ik routekaarten en cluekaarten printen?: Print de routekaarten, cluekaarten en formulieren uiterlijk 2 dagen vooraf en controleer ze daarna nog één keer tegen de definitieve route. Verpak alle materialen per team op de dag ervoor, zodat de ontvangst niet vertraagt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.