Checklist voor een speurhondenwedstrijd organiseren

Een speurhondenwedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen zoekobjecten uitzetten. Je regelt tegelijk een eerlijk wedstrijdverloop, veilige zoekgebieden, hondengegevens, vrijwilligers en ontvangst van deelnemers. Begin met locatie, reglement en jury en werk daarna toe naar inschrijvingen, startgroepen en materiaal. Deze checklist helpt je bepalen wat eerst moet, wat je deelnemers vooraf nodig hebben en welke zaken op de wedstrijddag vaak te laat worden ontdekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdlocatie reserveren
Wedstrijdreglement vastleggen
2 personen
Jury en wedstrijdleiding vastleggen
2 personen
Verzekering en vergunning controleren
Wedstrijdonderdelen bepalen
3 personen
Zoekgebieden vastleggen
3 personen
Aanmeldformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sponsoren benaderen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Hondengegevens controleren
2 personen
Startgroepen indelen
2 personen
Starttijden publiceren
Deelnemersinformatie versturen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Briefing voor vrijwilligers schrijven
Prijzen en rozetten bestellen
Drukwerk laten maken
Catering bestellen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Weersverwachting controleren
Deelnemersherinnering versturen
Wedstrijdmateriaal verzamelen
3 personen
Nummerlijsten en scorebladen printen
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Terrein controleren
3 personen
Speurparcours uitzetten
4 personen
Zoekobjecten plaatsen
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Hondenrustzone afzetten
2 personen
Drinkpunten voor honden plaatsen
2 personen
Geluid en microfoon testen
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Jurybriefing geven
4 personen
Vrijwilligersbriefing geven
3 personen

Event

Inschrijfbalie openen
3 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Hondenveiligheid toelichten
Openingsbriefing geven
2 personen
Startgroepen naar parcours sturen
3 personen
Speurproeven begeleiden
6 personen
Tijden en resultaten registreren
3 personen
Parcours tussentijds controleren
2 personen
Hondenwater bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes en broodjes serveren
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Scoreberekening controleren
2 personen
Finalisten bekendmaken
Finale begeleiden
4 personen
Einduitslag controleren
3 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Bedankwoord uitspreken
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Wedstrijdmateriaal verzamelen
4 personen
Parcours afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Materialen retourneren
2 personen
Scorebladen archiveren
Uitslag naar deelnemers sturen
Foto's met deelnemers delen
Bedankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Klaptafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Afzethekkenaantal 30
Pionnenaantal 40
Markeerlintaantal 8
Startnummersaantal 80
Zoekobjectenaantal 30
Dummygeurenaantal 12
Speurzakjesaantal 20
Meetlintenaantal 4
Stopwatchesaantal 8
Hondenwaterbakkenaantal 12
Hondenbenchaantal 4
Lijnwerperaantal 2
Trainingslijnenaantal 12
Poepzakdispensersaantal 6
Poepzakrollenaantal 60

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Scharenaantal 6
Serveerbestekaantal 12

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Verlengkabelsaantal 5
Stekkerdozenaantal 4
Draagbare speaker
Draadloze microfoon
Megafoon
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Koelelementenaantal 24
Waterkannenaantal 8
Opslagboxenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudfolieaantal 3

Decoratie

Wedstrijdvlaggenaantal 12
Bannersaantal 6
Tafelkledenaantal 10
Pijlbordenaantal 14
Krijtbordenaantal 4
Naambadgesaantal 40

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het wedstrijdreglement en de onderdelen uiterlijk 6 tot 8 weken vooraf vast. Beschrijf per onderdeel de zoekduur, maximale afstand, toegestane hulpmiddelen en manier van jureren, zodat deelnemers en jury dezelfde verwachtingen hebben.
Controleer hondengegevens en deel startgroepen minstens 10 dagen voor de wedstrijd in. Publiceer starttijden en stuur deelnemersinformatie met route, parkeerinstructies, voorbereiding, waterpunten en wat ze voor hun hond moeten meenemen.
Plan per zoekgebied een korte opbouwcontrole op de wedstrijddag. Gebruik afzethekken, pionnen en markeerlint om grenzen zichtbaar te maken en controleer vóór de eerste start of zoekobjecten, dummygeuren en startnummers op de juiste plek liggen.
Maak een vrijwilligersrooster met vaste wisselmomenten en geef iedere vrijwilliger een korte briefing. Reken per zoekgebied minimaal één verantwoordelijke voor tijd en veiligheid, naast de jury of wedstrijdleiding, zodat niemand tegelijk meerdere taken moet uitvoeren.
Regel hondenvoorzieningen en catering niet pas op de laatste dag. Zet hondenwaterbakken en poepzakdispensers bij de looproutes, richt een schaduwrijke plek met partytenten in en controleer 24 uur vooraf of koelboxen, waterkokers, koffiezetapparaten en bekers compleet zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een speurhondenwedstrijd organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met locatie, reglement, jury en vergunning- of verzekeringscontrole. Open de inschrijving daarna en plan de definitieve startgroepen ongeveer 10 dagen voor de wedstrijd.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een speurhondenwedstrijd?: Reken als basis op 1 vrijwilliger per zoekgebied voor tijdregistratie en veiligheid, plus 2 tot 3 mensen voor ontvangst, catering en materiaal. Tel daar de jury en wedstrijdleiding bij op; bij meerdere startgroepen heb je extra wisselruimte nodig.
Wat moet ik deelnemers vooraf toesturen?: Stuur uiterlijk 7 dagen vooraf de starttijd, route, parkeerinformatie, reglement, indeling, benodigdheden en contactgegevens van de wedstrijdleiding. Vermeld ook waar honden water kunnen krijgen en hoe je omgaat met dieetwensen of wijzigingen.
Wanneer controleer ik het materiaal voor de wedstrijd?: Maak 2 tot 3 dagen vooraf een complete materiaalcontrole en leg per onderdeel een krat of tas klaar. Controleer op de wedstrijddag opnieuw de zoekobjecten, dummygeuren, meetlinten, stopwatches, startnummers, afzetmaterialen en hondenwaterbakken vóór de briefing.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.