Checklist pour organiser un concours de chiens de recherche

Un concours de chiens de recherche demande une préparation précise, car les épreuves, les chiens, les équipes et le public doivent circuler sans se gêner. Commencez par le lieu, le règlement et les autorisations, puis construisez les zones de recherche et le planning des départs. Les inscriptions, les bénévoles, le jury et le matériel doivent être coordonnés plusieurs semaines à l’avance. Cette checklist vous aide à suivre l’ordre des préparatifs jusqu’au briefing du jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu du concours
Définir le règlement du concours
2 personnes
Définir le jury et l’organisation du concours
2 personnes
Vérifier l’assurance et le permis
Définir les épreuves de la compétition
3 personnes
Définir les zones de recherche
3 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Contacter les sponsors
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les informations des chiens
2 personnes
Répartir les groupes de départ
2 personnes
Publier les heures de départ
Envoyer les informations aux participants
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Rédiger le briefing des bénévoles
Commander les prix et les rubans
Faire réaliser les imprimés
Commander le catering
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Envoyer un rappel aux participants
Rassembler le matériel de compétition
3 personnes
Imprimer les listes de numéros et les feuilles de score
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Contrôler le site
3 personnes
Installer le parcours d’enquête
4 personnes
Placer les objets à retrouver
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Délimiter la zone de repos des chiens
2 personnes
Installer des points d’eau pour les chiens
2 personnes
Tester le son et le micro
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Briefing du jury
4 personnes
Faire le briefing des bénévoles
3 personnes

Événement

Ouvrir le bureau d'inscription
3 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Expliquer la sécurité avec les chiens
Donner le briefing d'ouverture
2 personnes
Envoyer les groupes de départ sur le parcours
3 personnes
Encadrer les épreuves de recherche
6 personnes
Enregistrer les temps et les résultats
3 personnes
Contrôler le parcours en cours de route
2 personnes
Réapprovisionner l’eau pour les chiens
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les amuse-bouches et les sandwichs
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier le calcul des scores
2 personnes
Annoncer les finalistes
Encadrer la finale
4 personnes
Vérifier le classement final
3 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Prononcer le discours de remerciement
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

Rassembler le matériel de compétition
4 personnes
Démonter le parcours
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Archiver les feuilles de score
Envoyer les résultats aux participants
Partager les photos avec les participants
Envoyer les messages de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaisesqté 80
Tables pliantesqté 4
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Barrières de sécuritéqté 30
Cônesqté 40
Ruban de balisageqté 8
Numéros de départqté 80
Objets à chercherqté 30
Odeurs facticesqté 12
Sachets de chasse au trésorqté 20
Mètres rubansqté 4
Chronomètresqté 8
Gamelles d'eau pour chiensqté 12
Cage pour chienqté 4
Projecteur de ligneqté 2
Lignes d’entraînementqté 12
Distributeurs de sacs à déjectionsqté 6
Rouleaux de sacs à déjectionsqté 60

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Ciseauxqté 6
Couverts de serviceqté 12

Équipement

Glacièresqté 6
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Rallongesqté 5
Multiprisesqté 4
Enceinte portable
Micro sans fil
Mégaphone
Batteries externesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Cuisine

Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Pains de glaceqté 24
Carafes d’eauqté 8
Caisses de stockageqté 12
Papier aluminiumqté 3
Film alimentaireqté 3

Décoration

Drapeaux de matchqté 12
Bannièresqté 6
Nappesqté 10
Panneaux indicateursqté 14
Panneaux en ardoiseqté 4
Badges nominatifsqté 40

Catering

Courses

Conseils

Définissez les zones de recherche avant d’ouvrir les inscriptions : indiquez pour chaque épreuve l’accès, la durée prévue et les limites à respecter. Cela permet ensuite de répartir les groupes de départ sans croisements inutiles.
Fixez une date limite d’inscription au moins 10 à 14 jours avant le concours. Vous aurez ainsi le temps de vérifier les informations de chaque chien, les besoins alimentaires et les horaires de départ.
Prévoyez un briefing écrit pour les bénévoles et organisez-le avant l’arrivée des participants. Précisez les postes, les déplacements autorisés, le chronométrage et la procédure à suivre en cas de problème avec un chien.
Rassemblez le matériel de compétition la veille plutôt que le matin même. Comptez notamment les chronomètres, les numéros de départ, les cônes, le ruban de balisage, les objets à chercher et les odeurs factices.
Consultez les prévisions météo 48 à 72 heures avant l’épreuve et adaptez l’accueil en conséquence. Vérifiez les tentes, les points d’eau pour les chiens, les poubelles et les distributeurs de sacs à déjections.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours de chiens de recherche ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, de vérifier l’assurance et les autorisations, de publier les inscriptions, de recruter les bénévoles et de commander les prix.
Quand publier les horaires de départ des chiens ?: Publiez-les environ 5 à 7 jours avant le concours, après la clôture des inscriptions et la répartition des groupes. Envoyez ensuite un rappel 24 à 48 heures avant l’événement.
Combien de bénévoles faut-il pour un concours de chiens de recherche ?: Le nombre dépend du nombre d’épreuves et de zones, mais prévoyez au minimum 1 personne par zone de recherche, plus une équipe pour l’accueil, le chronométrage et les résultats. Ajoutez une ou deux personnes de réserve pour les pauses et les imprévus.
Que faut-il vérifier pour chaque chien inscrit ?: Contrôlez au moins le nom du chien, les coordonnées du conducteur, les informations demandées dans le règlement et le groupe de départ. Faites cette vérification 7 à 10 jours avant le concours afin de corriger les erreurs avant la publication des horaires.

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