Zo organiseer je een spelletjesavond die soepel verloopt
Begin vier tot zes weken vooraf met de locatie, datum en tijden. Vraag bij de uitnodiging direct om aanmeldingen en dieetwensen, zodat je het aantal spelers, de hapjes en de spelgroepen kunt plannen. Controleer daarna welke bord- en kaartspellen compleet zijn en reserveer ontbrekende spellen op tijd. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke ruimte-indeling: aparte speelhoeken, zichtbare spelregels en een ontvangst- en buffettafel voorkomen opstoppingen voordat de eerste ronde begint.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Locatie reserveren
- 2
Datum en tijden vastleggen
- 3
Uitnodigingen versturen
- 4
Aanmeldingen verwerken
- 5
Dieetwensen verzamelen
- 6
Spelleninventaris maken
2 personen
- 7
Spellen reserveren
- 8
Boodschappenlijst opstellen
- 9
Boodschappen doen
2 personen
- 10
Spellen controleren
2 personen
- 11
Prijzen en scorekaarten klaarleggen
- 12
Ruimte controleren
2 personen
- 13
Tafels opstellen
3 personen
- 14
Stoelen plaatsen
3 personen
- 15
Spelhoeken inrichten
3 personen
- 16
Spellen en spelregels klaarleggen
2 personen
- 17
Decoratie ophangen
2 personen
- 18
Dranken koud zetten
2 personen
- 19
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 20
Buffet en bar klaarzetten
2 personen
- 21
Ontvangsttafel klaarzetten
Event
- 22
Gasten ontvangen
2 personen
- 23
Spelregels uitleggen
2 personen
- 24
Spelgroepen indelen
2 personen
- 25
Eerste speelronde begeleiden
3 personen
- 26
Hapjes serveren
2 personen
- 27
Dranken bijvullen
2 personen
- 28
Tafels tussentijds opruimen
2 personen
- 29
Warme snacks serveren
2 personen
- 30
Tweede speelronde begeleiden
3 personen
- 31
Scorestanden bijwerken
- 32
Finalespellen klaarzetten
2 personen
- 33
Finales begeleiden
3 personen
- 34
Prijzen uitreiken
2 personen
- 35
Laatste ronde begeleiden
2 personen
- 36
Gasten uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 37
Afval verzamelen
3 personen
- 38
Spellen sorteren en inpakken
2 personen
- 39
Servies afwassen
2 personen
- 40
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
- 41
Ruimte schoonmaken
3 personen
- 42
Decoratie verwijderen
2 personen
- 43
Gevonden voorwerpen verzamelen
- 44
Geleende spullen retourneren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 36
- Buffettafel
- Kapstokkenaantal 2
Spelmateriaal
- Bordspellenaantal 18
- Kaartspellenaantal 8
- Dobbelstenenaantal 30
- Spelfichesaantal 300
- Zandlopersaantal 6
- Scorebord
- Whiteboard
- Whiteboardstiftenaantal 6
- Speelkaarthoudersaantal 12
- Prijzenaantal 6
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 50
- Bordenaantal 40
- Kommenaantal 12
- Besteksetsaantal 40
- Koffiekopjesaantal 30
- Serveerschalenaantal 8
- Serveerbestekaantal 8
Keuken
- Waterkokersaantal 2
- Koffiezetapparaat
- Thermoskannenaantal 3
- Koelboxenaantal 3
- Tangenaantal 4
- Openersaantal 3
- Snijplankenaantal 2
- Broodmessenaantal 2
Apparatuur
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
Verlichting
- Sfeerlampenaantal 6
Decoratie
- Tafelkledenaantal 6
- Vlaggenlijnaantal 3
- Tafelbordjesaantal 8
Registratie
- Naamkaartjesaantal 40
- Pennenaantal 20
- Scorekaartenaantal 60
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Emmersaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Bezemsaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de eerste speelronde op basis van het verwachte aantal deelnemers. Maak vooraf groepen met bijvoorbeeld vier tot zes spelers en houd één reserveplek vrij voor een late afzegging of onverwachte gast.
- Controleer spellen uiterlijk één week vooraf op ontbrekende kaarten, dobbelstenen, fiches en zandlopers. Een spel dat pas bij de start incompleet blijkt, kost meteen tijd en zorgt voor discussie over de regels.
- Zet scorekaarten, prijzen, een scorebord en whiteboardstiften vóór de ontvangst klaar. Noteer per tafel wie speelt en wie de score bijhoudt, zodat je de uitleg niet telkens opnieuw hoeft te geven.
- Richt minstens 30 minuten vóór ontvangst de speelhoeken in en laat tussen tafels voldoende loopruimte voor drankjes en serveerschalen. Leg per tafel het spel, de spelregels en het benodigde materiaal bij elkaar.
- Koel dranken en bereid hapjes niet pas tijdens de eerste ronde. Zet een buffettafel met herbruikbare bekers, borden, kommen, bestek en serveerbestek klaar en houd koffie en thee apart van de speeltafels.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een spelletjesavond organiseren?
- Reserveer de locatie en leg datum en tijden vier tot zes weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna direct, zodat je uiterlijk twee weken voor de avond het aantal spelers en hun dieetwensen kent.
- Hoeveel spellen heb je nodig voor een spelletjesavond?
- Plan minimaal één spel per speeltafel en houd twee extra spellen achter de hand. Voor vier tafels heb je dus minstens zes geschikte spellen nodig, afgestemd op het aantal spelers per ronde.
- Hoeveel spelers kunnen er aan één speltafel zitten?
- Houd meestal vier tot zes spelers per tafel aan; dan blijft de uitleg overzichtelijk en hoeft niemand lang te wachten. Bij kaartspellen kan een kleinere groep van drie of vier spelers praktischer zijn.
- Hoeveel tijd moet je rekenen voor de voorbereiding op de dag zelf?
- Begin minstens 90 minuten vóór de ontvangst met de ruimte, tafels, stoelen, speelhoeken en het buffet. Reserveer daarna nog 15 tot 30 minuten voor de laatste controle van spellen, dranken en scorekaarten.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!